Algemene voorwaarden

• Klox: Klox BV, Sint-Amandsesteenweg 268, 2880 Bornem, België, ondernemingsnummer 1043.296.663, RPR Antwerpen, afdeling Mechelen (btw BE 1043.296.663), aanbieder van de dienst. Je bereikt ons via hallo@klox.be.
• Klant: de onderneming die de dienst uitsluitend voor haar beroepsactiviteit afneemt, ook tijdens een proef.
• Gebruiker: een door de klant gemachtigde persoon die de dienst gebruikt.
• Dienst: het online Klox-platform en de in de bestelling uitdrukkelijk opgenomen modules.
• Bestelling: de elektronisch of schriftelijk aanvaarde registratie voor een proef, activering van een abonnement in de app, offerte of abonnementsbevestiging, met het gekozen plan, de prijs, de afgenomen eenheden en eventuele bijzondere afspraken.
• Klantgegevens: de door of namens de klant ingevoerde gegevens en de daaruit door diens gebruik voortgebrachte registraties en uitvoer.

2.1 Aanvaarding. Deze voorwaarden gelden voor de bestelling, het gebruik en de daarmee verbonden dienstverlening. Vóór aanvaarding ontvangt de klant de toepasselijke documenten in een vorm die hij kan opslaan en reproduceren. De aanvaardende persoon verklaart bevoegd te zijn de klant te verbinden. Klox bevestigt de bestelling en bewaart de aanvaarde versie en het aanvaardingsmoment. Algemene voorwaarden van de klant gelden niet. Individuele afwijkingen gelden alleen wanneer beide partijen ze schriftelijk of elektronisch hebben aanvaard.

2.2 Rangorde. Uitdrukkelijk overeengekomen bijzondere afspraken gaan vóór deze voorwaarden. De verwerkersovereenkomst gaat voor wat betreft instructies, beveiliging, betrokkenenrechten en de verwerking van persoonsgegevens vóór strijdige algemene bepalingen. Artikel 8 van deze voorwaarden blijft de aansprakelijkheid tussen Klox en de klant regelen, ook voor contractuele vorderingen onder de verwerkersovereenkomst. De daarin genoemde uitzonderingen blijven gelden. Het privacybeleid is informatie voor betrokkenen en is geen afzonderlijke garantie, gebruikslicentie of toestemming tot verwerking.

2.3 Wijzigingen. Klox kan deze voorwaarden voor een volgende abonnementsperiode aanpassen wegens wijzigingen van wetgeving, beveiligingsvereisten, technische interoperabiliteit of een aantoonbare wijziging van de overeengekomen dienst. Het deelt de wijziging, reden en ingangsdatum minstens zestig kalenderdagen vooraf mee. De klant kan vóór die datum opzeggen. Tijdens een lopende betaalde periode kan Klox noodzakelijke wettelijke of dringende beveiligingsaanpassingen invoeren, beperkt tot wat nodig is. Een andere wezenlijk nadelige wijziging tijdens die periode vereist instemming of geeft de klant het recht het getroffen deel vóór de wijziging te beëindigen, met terugbetaling van de vooruitbetaalde ongebruikte diensttijd. Voor tarieven geldt 5.6.

3.1 Omvang. Klox levert de functies van het gekozen plan zoals beschreven in de aanvaarde bestelling. De standaarddienst ondersteunt het registreren, raadplegen, corrigeren en exporteren van arbeidstijd. Planning, verlofbeheer, rapportering, extra locaties, kiosktoestellen en uitvoer naar een sociaal secretariaat zijn alleen inbegrepen wanneer het plan of de bestelling dat vermeldt. Een bestandsexport is niet op zichzelf een automatische koppeling met een loonpakket. Aangekondigde toekomstige functies, experimentele modules en hardware zijn niet inbegrepen zonder een afzonderlijke bestelling.

3.2 Werking. Klox zorgt dat de dienst de overeengekomen kernfuncties behoorlijk uitvoert. Ruwe tijdsregistraties worden tijdens de toepasselijke bewaartermijn append-only vastgelegd. Correcties worden afzonderlijk met reden, auteur en tijdstip geregistreerd. De klant staat in voor de juistheid van zijn invoer, de gekozen arbeidsregelingen en de beoordeling van werkelijk gepresteerde uren. Klox blijft verantwoordelijk voor aan hem toerekenbare fouten in de werking, berekening, bewaring of export van de software.

3.3 Arbeidsrechtelijke toepassing. De dienst ondersteunt een objectieve, betrouwbare en toegankelijke registratie binnen de overeengekomen functies. Hij vervangt niet de beoordeling van de toepasselijke arbeidswetgeving, cao’s, arbeidsreglementen of loonafspraken van de klant. Een inbegrepen clausulegenerator levert een standaardtekst op basis van de ingevoerde keuzes, geen individueel juridisch advies of garantie voor iedere sectorale regeling. De klant controleert die tekst vóór invoering in zijn arbeidsreglement. Klox staat wel in voor een zorgvuldige werking en beschrijving van die generator. Een aangekondigde wetswijziging is geen toezegging dat iedere toekomstige verplichting op een bepaalde datum door het bestaande plan wordt gedekt.

3.4 Onderhoud en evolutie. Klox mag de technische uitvoering, interface en niet-essentiële functies verbeteren zolang de overeengekomen kernfunctionaliteit, beveiliging en bruikbaarheid niet wezenlijk worden verminderd. Voor een wezenlijke vermindering geldt 2.3. Een koppeling met een door de klant gekozen externe dienst vereist de juiste toegang en een door Klox ondersteunde interface. Klox is niet verantwoordelijk voor fouten in die externe dienst, maar wel voor zijn eigen overeengekomen integratiewerk. Een nieuwe integratie of maatwerk valt buiten het abonnement tenzij schriftelijk inbegrepen.

4.1 Toegang en licentie. Gedurende de overeenkomst verleent Klox de klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de dienst voor zijn eigen interne beroepsactiviteit en gemachtigde gebruikers te gebruiken. De beperkte exporttoegang na afloop volgt artikel 10. De klant mag geen toegang doorverkopen, onbevoegde derden toegang geven, beveiliging omzeilen of de werking voor anderen verstoren. Het rechtmatig onderzoeken van de werking van software en de wettelijk beschermde handelingen die noodzakelijk zijn voor interoperabiliteit worden niet uitgesloten. Broncode, infrastructuur en niet-uitdrukkelijk overeengekomen ontwikkelwerk worden niet geleverd.

4.2 Accounts. De klant beheert zijn gebruikers, rollen en bevoegde contactpersonen zorgvuldig en trekt onnodige toegang tijdig in. Gebruikers houden hun inlogmiddelen, zoals wachtwoorden, PIN’s en badges, vertrouwelijk en gebruiken de aangeboden beveiligingsfuncties. De klant meldt vermoedelijk misbruik zonder onnodige vertraging. Klox verzorgt de beveiliging van zijn eigen omgeving en toegangsvoorzieningen. Een fout van een gebruiker sluit een mede aan Klox toerekenbare beveiligingsfout niet uit.

4.3 Rechten op gegevens. De klant en de betrokken rechthebbenden behouden hun rechten op klantgegevens. Klox krijgt alleen de bevoegdheden die nodig zijn voor levering, beveiliging, ondersteuning en de overeengekomen afwikkeling. Klox gebruikt werknemersgegevens niet voor eigen reclame, verkoop of training van AI-modellen. De gegevens en rechten van werknemers worden niet eigendom van Klox door het gebruik van de dienst. Eigen software, generieke documentatie en knowhow blijven bij Klox of zijn rechthebbenden.

4.4 Vertrouwelijkheid. Partijen houden elkaars niet-openbare bedrijfsinformatie, toegangsmiddelen, beveiligingsinformatie en klantgegevens vertrouwelijk en gebruiken die alleen voor deze overeenkomst. Zij delen deze uitsluitend met personen en adviseurs die ze nodig hebben en aan passende geheimhouding gebonden zijn. Dit geldt niet voor informatie die aantoonbaar rechtmatig openbaar is, al rechtmatig bekend was of onafhankelijk is ontwikkeld. Een wettelijk vereiste verstrekking wordt tot het noodzakelijke beperkt en vooraf gemeld, behalve wanneer kennisgeving verboden is. De verplichting duurt vijf jaar na het einde, en voor bedrijfsgeheimen zolang zij als zodanig beschermd zijn. Voor persoonsgegevens gelden daarnaast de verwerkersovereenkomst en de toepasselijke bewaartermijnen.

5.1 Prijs en eenheden. De bestelling bepaalt het plan, het tarief per actieve werknemer, de minimumbijdrage, eventuele extra locaties en kiosktoestellen, kortingen en de maand- of jaarperiode. Prijzen zijn exclusief btw. Een werknemer telt mee wanneer zijn account voor gewone registratie of gebruik is geactiveerd. Alleen historische bewaring van een gedeactiveerde werknemer telt niet als actief gebruik. De eerste afrekening en iedere wijziging maken de getelde eenheden inzichtelijk. De actuele prijzenpagina wijzigt een reeds aanvaarde bestelling niet automatisch.

Bij een maandabonnement worden extra actieve werknemers vanaf hun activeringsdag naar verhouding van de resterende maand aangerekend. Deactivering verlaagt het aantal vanaf de volgende maand, met behoud van het overeengekomen minimum. Bij een jaarabonnement wordt het overeengekomen aantal voor één jaar afgenomen. Extra werknemers worden tegen het toepasselijke jaartarief naar verhouding van de resterende jaarperiode aangerekend. Een lager aantal gaat bij de volgende jaarverlenging in. Een upgrade gaat op verzoek onmiddellijk in met een evenredige bijbetaling. Een downgrade gaat aan het einde van de lopende facturatieperiode in.

5.2 Proef. Na registratie en aanvaarding van deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst start een gratis proef. De proef duurt veertien dagen, tenzij Klox bij de registratie een langere periode meedeelt. Klox toont de begin- en einddatum in de app. Er zijn geen betaalgegevens nodig. Alleen uitdrukkelijke activering op basis van de meegedeelde bestelling start het betaalde abonnement. Zonder activering stopt het gewone gebruik zonder abonnementskosten. De klant kan daarna negentig kalenderdagen exporteren of activeren. Eerdere rechtmatige verwijdering kan worden gevraagd. Klox waarschuwt minstens veertien kalenderdagen vóór afloop van deze exportperiode. De verdere verwijdering volgt 10.4.

5.3 Facturatie. Klox factureert het abonnement vooraf per maand of per jaar. Tussentijdse uitbreidingen worden aanvullend gefactureerd. Facturen zijn betaalbaar binnen veertien kalenderdagen na ontvangst; een betaling via een automatische incasso of kaart wordt op de aangekondigde datum geïnd. De klant verstrekt correcte facturatiegegevens en ontvangt een gestructureerde elektronische factuur wanneer de Belgische B2B-facturatieregels dat vereisen. Een gemotiveerde betwisting wordt zo spoedig mogelijk meegedeeld en vermeldt het betwiste deel. Het niet-betwiste deel blijft betaalbaar. Een laattijdige betwisting is niet op zichzelf een onweerlegbare erkenning.

5.4 Betalingsachterstand. Bij een opeisbare onbetaalde factuur zijn de wettelijke interest en de forfaitaire vergoeding van veertig euro verschuldigd zodra de voorwaarden van de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties vervuld zijn. Alleen redelijke bijkomende invorderingskosten boven dat bedrag kunnen aanvullend worden gevraagd, zonder dezelfde kosten dubbel te verhalen. Voor opschorting stuurt Klox een ingebrekestelling met een hersteltermijn van vijftien kalenderdagen. Daarna kan het het gewone gebruik proportioneel beperken voor het niet-betaalde deel. Het houdt rekening met een ernstige gemotiveerde betwisting. Veilige gegevensopvraging en noodzakelijke wettelijke privacybijstand blijven mogelijk.

5.5 Veiligheidsopschorting. Bij een concreet acuut risico voor veiligheid, onrechtmatig gebruik of andere klanten mag Klox onmiddellijk de strikt noodzakelijke toegang beperken. Het informeert de klant zo spoedig mogelijk, onderzoekt een veilige oplossing en herstelt de toegang zodra de reden vervalt. Als export via het portaal onveilig is, biedt het een passend veilig alternatief. Opschorting geeft geen recht om voortijdig gegevens te vernietigen.

5.6 Tariefwijzigingen. Klox kan het tarief voor een volgende abonnementsperiode aanpassen wegens aantoonbare wijzigingen in hosting-, personeels- of andere leveringskosten, belastingen of de overeengekomen functies. Klox meldt het nieuwe tarief en de reden minstens zestig kalenderdagen vooraf. Tot die datum blijft het bestaande tarief gelden. Een lopende jaarlijkse prijs wordt niet tussentijds verhoogd, behalve voor een rechtstreeks toepasselijke belastingwijziging. De klant kan vóór het nieuwe tarief ingaat opzeggen. Een prijsverhoging ontstaat niet alleen doordat de prijzenpagina is gewijzigd.

6.1 Medewerking. De klant zorgt voor geschikte apparaten, een internetverbinding, juiste instellingen, bevoegde beheerders en tijdige informatie die Klox voor de afgesproken dienst nodig heeft. De klant bepaalt zijn arbeidsregelingen, controleert de geregistreerde prestaties en volgt fouten tijdig op. Bij een storing gebruikt hij een passende tijdelijke registratiemethode en controleert hij achteraf de volledigheid. Klox ondersteunt het herstellen of traceerbaar aanvullen van ontbrekende gegevens voor zover dit tot de afgesproken dienst of het herstel van een eigen fout behoort.

6.2 Rechtmatig gebruik van personeelsgegevens. De klant zorgt voor een passende rechtsgrond, informatie aan werknemers, noodzakelijke arbeidsrechtelijke afspraken en eventueel vereist overleg. Hij beoordeelt of een gegevensbeschermingseffectbeoordeling nodig is. Hij voert alleen gegevens in binnen de opdracht en activeert geen aanvullende monitoring zonder passende beoordeling. Medische attesten, diagnoses, rijksregisternummers, biometrische identificatoren en niet-overeengekomen precieze locatiegegevens mogen niet worden ingevoerd. Toegestane beperkte afwezigheidsgegevens volgen de moduleafbakening in de verwerkersovereenkomst. Deze verplichtingen nemen Klox’ eigen wettelijke en contractuele verantwoordelijkheden niet weg.

6.3 Aanspraken over aangeleverde gegevens. De klant vergoedt de redelijke, aantoonbare schade en verdedigingskosten van een derdenaanspraak voor zover die voortvloeit uit een aan de klant toerekenbare schending van rechten op door hem aangeleverd materiaal of uit een door hem gegeven onrechtmatige instructie. Klox meldt de aanspraak tijdig, beperkt de schade en geeft de klant een redelijke mogelijkheid de verdediging te voeren. Geen partij sluit een schikking die de andere partij bindt zonder diens instemming. De klant draagt geen schade die door Klox’ eigen fout is veroorzaakt. Voor gewone fouten geldt voor de totale aansprakelijkheid van de klant uit deze paragraaf per contractjaar een afzonderlijk plafond gelijk aan het bijzondere plafond van 8.3. Samenhangende aanspraken worden toegerekend aan het eerste schadeveroorzakende feit; dit klantplafond staat los van Klox’ eigen plafond. Bij opzet of zware fout van de klant geldt deze beperking niet. Eigen bestuurlijke boetes en rechten of regres onder artikel 82 GDPR vallen onder 8.7.

7.1 Beschikbaarheid en ondersteuning. Klox onderhoudt en beveiligt de dienst met de zorgvuldigheid van een professionele SaaS-aanbieder. Een ononderbroken beschikbaarheid of een vast hersteluur wordt alleen toegezegd in een afzonderlijk overeengekomen serviceniveau. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd. Dringend veiligheidswerk kan onmiddellijk gebeuren, met informatie zodra dat verantwoord mogelijk is. Het inbegrepen supportkanaal is e-mail; afhankelijk van het plan ook tickets of chat in de app. Prioriteit, eventuele supporturen en bijzondere reactietijden volgen het gekozen plan of een uitdrukkelijke afspraak. Prioritaire support betekent niet zonder meer permanente bereikbaarheid of een gegarandeerde hersteltijd.

7.2 Storingen. De klant beschrijft een storing met de informatie die redelijkerwijs nodig is om ze te onderzoeken, zonder onnodig gevoelige gegevens mee te sturen. Klox prioriteert op impact en veiligheid, zoekt een oplossing of bruikbare tijdelijke werkwijze en houdt de klant bij ernstige verstoringen passend op de hoogte. Gewoon herstel van een aan Klox toerekenbare fout is inbegrepen. Nieuwe functies, klantmaatwerk en onderzoek dat aantoonbaar uitsluitend door een niet-ondersteunde klantconfiguratie is veroorzaakt, kunnen na vooraf aanvaarde offerte afzonderlijk worden aangerekend. Geen vergoeding wordt achteraf opgelegd voor werk dat als inbegrepen is voorgesteld.

7.3 Overmacht. Een partij is niet gehouden een prestatie te leveren zolang uitvoering door een haar niet-toerekenbare onmogelijkheid is verhinderd. Zij meldt de concrete oorzaak, beperkt de gevolgen en hervat zodra mogelijk. Een cyberincident, personeelsafwezigheid, leveranciersstoring of kostenstijging is niet automatisch overmacht. De eigen beveiligings-, continuïteits- en mitigatieverplichtingen blijven relevant. Duurt een wezenlijke verhindering langer dan dertig opeenvolgende kalenderdagen, dan kan iedere partij het getroffen deel beëindigen. Vooruitbetaalde vergoedingen voor de definitief niet geleverde periode worden terugbetaald. Veilige gegevensafwikkeling blijft vereist zodra en voor zover uitvoering mogelijk is.

8.1 Grondslag en herstel. Iedere partij is aansprakelijk voor schade die in oorzakelijk verband staat met een aan haar toerekenbare tekortkoming of fout, met toepassing van de hierna afgesproken risicoverdeling. De benadeelde partij onderbouwt de schade en neemt redelijke maatregelen om haar te beperken. Een aandeel van die partij in het ontstaan of vergroten van de schade wordt in rekening gebracht. De onderstaande schadevergoedingsplafonds nemen Klox’ verplichting tot behoorlijke uitvoering, herstel van een eigen softwarefout en de overeengekomen gegevensafwikkeling niet weg. Klox heeft het recht en de plicht om een gemelde tekortkoming eerst binnen een redelijke termijn te herstellen, voordat de klant schadevergoeding of ontbinding vordert, behalve als herstel niet mogelijk is of niet meer zinvol is. Evenredige prijsvermindering en terugbetaling voor definitief niet geleverde diensttijd zijn geen schadevergoeding onder die plafonds.

8.2 Algemeen plafond. Voor alle schadegevallen binnen hetzelfde contractjaar is de totale schadevergoedingsplicht van Klox beperkt tot het hoogste van: (i) 1,5 maal de Betaalde Vergoedingen; of (ii) 1.500 euro. De Betaalde Vergoedingen zijn de bedragen, exclusief btw, die de klant aan Klox werkelijk heeft betaald voor de dienst in de twaalf maanden vóór de eerste schadeveroorzakende gebeurtenis van dat contractjaar. Loopt de overeenkomst op dat moment korter dan twaalf maanden, dan geldt het hoogste van (a) de reeds betaalde vergoedingen en (b) de vergoedingen die voor die eerste twaalf maanden verschuldigd zijn.

8.3 Bijzonder plafond en samenloop. Voor schade door schending van de geheimhouding of van de beveiligings- of gegevensverwerkingsverplichtingen van Klox (inclusief de verwerkersovereenkomst), voor noodzakelijke kosten van gegevensherstel en incidentbeperking en voor de vrijwaring in 8.8 geldt in plaats van het algemene plafond het hoogste van: (i) 2 maal de Betaalde Vergoedingen zoals bepaald in 8.2; of (ii) 5.000 euro. Voor alle gewone en bijzondere schadegevallen samen in één contractjaar is dit bijzondere plafond het totale maximum. Het gewone deel blijft daarbinnen beperkt volgens 8.2. De plafonds worden niet opgeteld. Een contractjaar begint op de startdatum van het betaalde abonnement en iedere verjaardag daarvan. De voorafgaande proef telt bij het eerste contractjaar. Zonder betaald vervolg geldt de proef met haar afwikkeling als één contractjaar. Vorderingen met dezelfde schadeveroorzakende gebeurtenis of dezelfde rechtstreeks samenhangende oorzaak tellen als één reeks in het jaar van die eerste gebeurtenis. Het aantal getroffen werknemers, betrokken documenten of juridische grondslagen vermeerdert het plafond niet.

8.4 Schadecategorieën. Verlies van toekomstige winst of omzet, gemiste besparingen, verlies van zakelijke kansen, reputatieschade en schade door het niet tijdig doen van eigen back-ups of exports waartoe de klant volgens de documentatie in staat was, worden niet vergoed. Gewone lonen, sociale lasten en belastingen die de klant ook zonder een fout van Klox verschuldigd was, zijn geen door die fout veroorzaakte schade. Redelijke en noodzakelijke kosten om door een fout van Klox verloren gegevens te reconstrueren, een incident te beperken of een foutief dossier te corrigeren worden niet door deze uitsluitingen getroffen. Zij vallen onder het toepasselijke plafond. Een extra kost is niet uitgesloten alleen omdat zij administratief, technisch of door een derde is aangerekend.

8.5 Concrete uitzonderingen. De plafonds en schade-uitsluitingen van 8.2 tot en met 8.4 gelden niet voor opzettelijke of zware fouten van Klox of van personen voor wie hij instaat. Zij gelden evenmin voor schade door aantasting van het leven of de fysieke of psychische integriteit. De eigen rechten van betrokkenen, het wettelijke regres en boetes worden afzonderlijk geregeld in 8.7. Geen van deze bepalingen geeft Klox het recht om de overeengekomen kernprestatie, herstel of gegevensafwikkeling niet uit te voeren.

8.6 Contractuele vorderingen en hulppersonen. Voor schade tussen de partijen die voortvloeit uit niet-nakoming van deze overeenkomst, oefenen zij hun aanspraken uit op contractuele grondslag en sluiten zij een bijkomende buitencontractuele vordering voor dezelfde niet-nakoming uit. De klant verbindt zich voor diezelfde schade geen buitencontractuele vordering in te stellen tegen de werknemers, zelfstandige medewerkers of onderaannemers (waaronder hosting- en infrastructuurleveranciers) die Klox voor de uitvoering inschakelt. Dit is een beding ten gunste van die hulppersonen, waarop zij zich rechtstreeks kunnen beroepen. Deze uitsluitingen gelden niet voor opzettelijke of zware fouten van de aangesproken persoon, voor aantasting van het leven of de fysieke of psychische integriteit, noch voor de in 8.7 bedoelde wettelijke rechten en het wettelijke regres. Vorderingen over gedrag buiten de uitvoering van deze overeenkomst worden hierdoor niet uitgesloten.

8.7 Persoonsgegevens, regres en overheid. Deze overeenkomst beperkt niet de aanspraken van werknemers of andere betrokkenen op grond van artikel 82 GDPR en bindt geen toezichthouder. Waar artikel 82, leden 4 en 5, volledige vergoeding en vervolgens verhaal volgens ieders aandeel in de verantwoordelijkheid regelt, wordt dat wettelijke verhaal niet door de hiervoor genoemde plafonds beperkt. Iedere partij draagt de bestuurlijke boetes die aan haarzelf wegens haar eigen inbreuken worden opgelegd. Deze overeenkomst bevat geen vrijwaring voor zulke boetes. Voor de eigen commerciële schadevorderingen tussen klant en Klox onder de verwerkersovereenkomst gelden wel de plafonds van 8.3 en de uitzonderingen van 8.5.

8.8 Aanspraken op softwareauteursrecht. Klox behandelt een derdenaanspraak dat de door hem geleverde standaardsoftware, bij het overeengekomen gebruik in de Europese Economische Ruimte, een auteursrecht schendt. De klant meldt de aanspraak tijdig en verleent redelijke medewerking. Klox kan op eigen kosten het noodzakelijke recht verkrijgen, de betrokken functie wijzigen of een wezenlijk gelijkwaardige oplossing leveren. Is geen redelijke oplossing mogelijk, dan kan Klox het getroffen deel beëindigen en de ongebruikte vooruitbetaalde diensttijd terugbetalen. Klox vergoedt daarnaast definitief toegewezen of met zijn instemming geschikt verklaarde bedragen en redelijke verdedigingskosten onder 8.3. Klox voert de verdediging en de onderhandelingen; de klant erkent geen aansprakelijkheid zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van Klox. Dit geldt niet voor een aanspraak die uitsluitend ontstaat door niet-toegestane wijzigingen, een niet-ondersteunde combinatie of door de klant aangeleverd materiaal. De uitzonderingen van 8.5 blijven gelden.

8.9 Schademelding. Een partij meldt een vastgestelde tekortkoming of aanspraak zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk, en in elk geval binnen dertig dagen nadat de partij de tekortkoming heeft vastgesteld of redelijkerwijs had moeten vaststellen, met beschikbare informatie, en biedt gelegenheid tot onderzoek en herstel. Een latere melding doet een aanspraak niet automatisch vervallen. Aantoonbare vermijdbare meerkosten door die vertraging kunnen wel bij de schadebegroting worden betrokken. De wettelijke verjaringsregels blijven gelden.

Voor persoonsgegevens die Klox in opdracht van de klant verwerkt, geldt de verwerkersovereenkomst vanaf de eerste verwerking tot het einde van de overeengekomen afwikkeling. De klant bepaalt de rechtmatige doeleinden en instructies. Klox heeft daarnaast eigen wettelijke plichten als verwerker. Het privacybeleid beschrijft Klox’ afzonderlijke eigen verwerkingen. Artikel 8 regelt de aansprakelijkheid tussen de contractspartijen met de daarin vermelde uitzonderingen. Artikel 10 regelt de opzegging, overstap en teruggave van klantgegevens. De verwerkersovereenkomst vult de uitvoering daarvan voor persoonsgegevens aan.

10.1 Gewone looptijd en opzegging. Het betaalde abonnement loopt één maand of één jaar zoals gekozen en wordt telkens voor dezelfde periode verlengd. De klant kan vóór het einde van de lopende periode opzeggen via de aangeboden accountfunctie of schriftelijk via hallo@klox.be. Klox bevestigt de ontvangst. De opzegging werkt aan het einde van de lopende periode; tot dan blijven dienst en betalingsverplichtingen bestaan. Klox kondigt een jaarlijkse verlenging minstens dertig kalenderdagen vooraf aan. Een gewone opzegging geeft geen recht op terugbetaling van reeds gebruikte of tot dat einde overeengekomen diensttijd. De bijzondere eerdere beëindigingsrechten hieronder blijven gelden.

10.2 Tekortkoming en einde door Klox. Bij een voldoende ernstige tekortkoming kan de andere partij de overeenkomst ontbinden. Wanneer herstel mogelijk is, geeft zij een schriftelijke ingebrekestelling met in beginsel vijftien kalenderdagen om te herstellen. Een onmiddellijke beëindiging blijft mogelijk wanneer uitstel of herstel redelijkerwijs niet kan worden verlangd. Bij een aan Klox toerekenbare ontbinding vergoedt Klox vooruitbetaalde ongebruikte diensttijd en geldt geen vervroegde-uitstapvergoeding. Klox kan zonder tekortkoming alleen tegen het einde van de lopende abonnementsperiode beëindigen, met minstens zestig kalenderdagen kennisgeving. De gegevensafwikkeling en geldende overstaprechten blijven beschikbaar.

10.3 Overstappen naar een andere gegevensverwerkingsdienst of eigen ICT-infrastructuur. De klant kan schriftelijk een overstap vragen of kiezen voor wissen zonder overstap, volgens de Dataverordening (Verordening (EU) 2023/2854). De kennisgevingstermijn vóór de overgang bedraagt maximaal twee maanden; Klox aanvaardt een kortere termijn wanneer die redelijkerwijs uitvoerbaar is. Daarna duurt de overgang in beginsel maximaal dertig kalenderdagen. Klox verleent redelijke ondersteuning, zorgt tijdens de overgang voor continuïteit, beveiliging en de overeengekomen functies en werkt te goeder trouw samen met de klant en de aangewezen nieuwe aanbieder. De klant werkt redelijk mee en organiseert de ontvangst en inrichting bij de bestemming.

Is een overgang binnen dertig kalenderdagen technisch niet haalbaar, dan meldt Klox dat binnen veertien werkdagen na het verzoek, met een concrete motivering en een alternatieve overgang van maximaal zeven maanden. De klant kan de overgang eenmaal verlengen met een voor zijn doel passendere periode. Na de overgang heeft de klant minstens dertig kalenderdagen om gegevens op te vragen. De overeenkomst eindigt bij voltooiing van de overstap. Bij een keuze voor wissen zonder overstap eindigt zij na de toepasselijke kennisgevingstermijn. Klox bevestigt het einde en de daaropvolgende gegevensafwikkeling. Alleen de wettelijke technische uitzondering geeft geen algemeen recht om iedere overstap zeven maanden uit te stellen.

De overdracht omvat de ingevoerde klantgegevens, door het gebruik gegenereerde registraties, correcties en roosters, toegestane afwezigheidsgegevens, noodzakelijke relatiegegevens en metadata, relevante auditgegevens en digitale activa waarop de klant onafhankelijk van dit abonnement gebruiksrechten heeft. Klox levert een gestructureerd, gangbaar machineleesbaar formaat, zoals CSV met schema- en veldtoelichting, en de wettelijk vereiste open interfaces en technische informatie. Een PDF-dossier dient aanvullend voor leesbaarheid. Uitgesloten zijn de broncode en interne generieke algoritmen van Klox, gegevens van andere klanten, leesbare wachtwoorden en authenticatiegeheimen. Die uitsluitingen worden niet gebruikt om klantgegevens of noodzakelijke overdrachtsinformatie achter te houden. Klox garandeert niet dat een andere SaaS-dienst dezelfde functies, berekeningen of interface heeft.

Vergoedingen bij overstap. Gewone abonnementskosten blijven verschuldigd voor de werkelijk voortgezette dienstverlening tot het effectieve einde. De standaardexport, de overstapondersteuning en de opvragingsperiode zijn inbegrepen: Klox rekent geen overstapkosten aan. Losstaand maatwerk buiten de wettelijke overstapplichten vereist een afzonderlijke offerte en mag geen voorwaarde voor een gewone overstap zijn.

Bij een vroegtijdig einde van een jaarabonnement op verzoek van de klant zonder tekortkoming van Klox kan uitsluitend de werkelijk genoten jaarkorting op de reeds gebruikte diensttijd worden teruggenomen. De afrekening is het positieve verschil tussen de prijs van die gebruikte tijd tegen het bij jaarstart meegedeelde maandtarief en de prijs van dezelfde tijd tegen het overeengekomen jaartarief. Zij bedraagt nooit meer dan de resterende gewone abonnementsvergoeding tot de jaarvervaldag. Zonder vooraf meegedeeld maandtarief of zonder jaarkorting is niets verschuldigd. Ongebruikte vooruitbetaling wordt terugbetaald na verrekening van deze afrekening en andere opeisbare onbetwiste bedragen. Er geldt geen dergelijke afrekening bij een aan Klox toerekenbare ontbinding, een beëindiging wegens een wezenlijk nadelige wijziging of een geldige beëindiging wegens een onopgelost privacybezwaar onder de verwerkersovereenkomst.

10.4 Opvraging en verwijdering. Bij een gewoon contracteinde behoudt de klant dertig kalenderdagen veilige exporttoegang. Bij een overstap begint die periode pas na de overgang en duurt zij minstens dertig kalenderdagen. De klant kan een rechtmatige eerdere teruggave of verwijdering vragen. Na de opvragingsperiode verwijdert Klox de persoonsgegevens uit de actieve systemen binnen dertig kalenderdagen. Resterende afgeschermde back-upkopieën verdwijnen uiterlijk dertig kalenderdagen na die productieverwijdering. Zij worden niet voor normaal gebruik ingezet en eerder verwijderde gegevens worden na noodzakelijk herstel opnieuw verwijderd. Bij een gewoon einde zijn de maximale termijnen dus zestig dagen voor actieve systemen en negentig dagen inclusief back-ups, gerekend vanaf het einde van de dienst.

Voor een niet-geactiveerde proef geldt in plaats van de eerste dertig dagen een export- en heractiveringsperiode van negentig kalenderdagen vanaf de laatste proefdag. Productieverwijdering volgt uiterlijk op dag 120 en uitfasering van resterende back-ups uiterlijk op dag 150. Klox waarschuwt minstens veertien dagen vóór het einde van de negentig dagen. Tijdige activering beëindigt de geplande proefverwijdering. Een wettelijk toepasselijke overstapregeling en eerdere rechtmatige verwijderingsinstructie blijven behouden.

De klant controleert tijdig de volledigheid en bruikbaarheid van de export en organiseert zijn verdere wettelijke archivering. De gewone afwikkeling is geen archiefabonnement voor de resterende arbeidsrechtelijke bewaartermijn. Klox zorgt voor de overeengekomen export en bevestigt op verzoek de voltooide verwijdering. Alleen een op Klox toepasselijke EU- of lidstatelijke wettelijke bewaarplicht rechtvaardigt verdere bewaring van de betrokken persoonsgegevens. Klox beperkt die bewaring tot de noodzakelijke gegevens en duur en informeert de klant daarover, behalve wanneer kennisgeving verboden is. Eigen facturen en contractbewijs volgen het privacybeleid en bevatten niet om die reden een kopie van het volledige werknemersregister.

10.5 Recht, kennisgevingen en bewijs. Belgisch recht is van toepassing. Contractuele geschillen tussen Klox en de zakelijke klant worden voorgelegd aan de materieel bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen. Dit beding bindt geen werknemer of andere betrokkene die geen contractspartij is en beperkt geen wettelijke bevoegdheid van toezichthouders. Contractuele berichten worden verzonden naar de door de partijen meegedeelde contactadressen; voor de klant is dat het e-mailadres van de zaakvoerder (eigenaar) van de omgeving, tenzij hij een ander adres meedeelt. De partij die een wijziging van haar adres doorvoert meldt die tijdig. Bestelbevestigingen, aanvaardingsregistraties en beveiligde logs kunnen als bewijs worden gebruikt, maar blijven weerlegbaar. Zij geven Klox geen uitsluitend of onweerlegbaar bewijsrecht.

10.6 Zelfstandige bepalingen. Wanneer een bepaling ongeldig wordt bevonden, wordt zij niet toegepast. De overige zelfstandige bepalingen blijven bestaan wanneer de overeenkomst zonder de ongeldige bepaling kan voortbestaan. Deze afspraak verleent Klox geen recht een ongeldig beding eenzijdig door een voor hem gunstiger beding te vervangen en maakt een onrechtmatige clausule niet alsnog geldig.

10.7 Overdracht en taal. Klox mag de overeenkomst overdragen aan een rechtsopvolger bij een fusie, splitsing of overdracht van de activiteit, op voorwaarde dat de dienst onder dezelfde voorwaarden doorloopt. Klox meldt een overdracht vooraf; de klant kan de overeenkomst dan binnen dertig dagen kosteloos opzeggen, met terugbetaling van de vooruitbetaalde ongebruikte diensttijd. Deze voorwaarden bestaan in het Nederlands, het Frans en het Engels. Bij verschil tussen de taalversies geldt de Nederlandse.

Laatst bijgewerkt: 11/10/2026.