Naar de inhoud

Gratis sjablonen voor urenregistratie

Een weekblad voor gewerkte uren en een afwijkingsregister voor deeltijdse werknemers. In Excel en als PDF om af te drukken, met de Belgische regels en de grenzen erbij.

Wil je de uren van je werknemers bijhouden zonder software? Hier vind je drie gratis sjablonen: een urenregistratie per week, een afwijkingsregister voor deeltijdse werknemers en hetzelfde register met een ingevuld voorbeeld uit de horeca. Excel en papier zijn in België niet verboden. Je kan ze wel achteraf aanpassen zonder dat iemand het ziet, en sommige regels vragen meer dan een sjabloon kan geven. Dat staat telkens bij het sjabloon.

Regels gecontroleerd op 10/10/2026.

Urenregistratie per week

Per werknemer en per dag het begin, de pauze en het einde van het werk. De kolom Gewerkte uren rekent zelf, ook bij een dienst over middernacht. Met een tabblad met een ingevuld voorbeeld en een tabblad met uitleg.

Kolommen

  • Datum
  • Werknemer
  • Begin
  • Pauze van
  • Pauze tot
  • Einde
  • Gewerkte uren
  • Opmerking
  • Handtekening werknemer

Waarvoor het dient

Bruikbaar als systeem van tijdsopvolging bij een glijdend uurrooster. De wet vraagt daar per werknemer de identiteit en per dag de duur van de prestaties, raadpleegbaar voor de werknemer en vijf jaar bewaard, en schrijft geen vorm voor.

Bron: Arbeidswet van 16 maart 1971, art. 20ter

Grenzen

Een bestand kan je achteraf aanpassen zonder spoor. Bij deeltijdse werknemers moet een systeem van tijdsopvolging begin, einde en pauzes registreren op het moment zelf. Voor flexi-jobbers volstaat het niet: de RSZ noemt vijf andere manieren van registreren.

Downloaden

Excel (.xlsx)PDF om af te drukken

Liever niets bijhouden in Excel? Start nu

Afwijkingsregister deeltijdse werknemers

Eén regel per afwijking van het rooster: rooster en werkelijke uren naast elkaar, de reden en het uur waarop je de regel noteerde. Het verschil in uren rekent zelf.

Kolommen

  • Datum
  • Werknemer
  • Rooster begin
  • Rooster einde
  • Werkelijk begin
  • Werkelijk einde
  • Pauze van
  • Pauze tot
  • Verschil (uren)
  • Reden afwijking
  • Genoteerd om

Waarvoor het dient

Elke afwijking van het rooster van een deeltijdse werknemer moet vastgelegd worden, bij een vast en bij een variabel rooster, en vijf jaar bewaard blijven. Later begonnen noteer je bij het begin, vroeger gestopt bij het einde, werk buiten het rooster telkens op het moment zelf.

Bron: FOD WASO, toezicht op de prestaties van de deeltijdse werknemers

Grenzen

Het officiële afwijkingsdocument volgt het model van het koninklijk besluit van 08/03/1990. Dit sjabloon is dat model niet: gebruik het als werkblad, of vraag het model aan je sociaal secretariaat. Het alternatief is een systeem van tijdsopvolging dat alle prestaties registreert.

Downloaden

Excel (.xlsx)PDF om af te drukken

Liever niets bijhouden in Excel? Start nu

Afwijkingsregister deeltijds, voorbeeld horeca

Hetzelfde register met vier ingevulde regels uit een restaurant: een terras dat later sluit, een dienst die later begint, een invalbeurt op een vrije dag en een rustige avond. Fictieve gegevens, de rest van het blad is leeg.

Kolommen

  • Datum
  • Werknemer
  • Rooster begin
  • Rooster einde
  • Werkelijk begin
  • Werkelijk einde
  • Pauze van
  • Pauze tot
  • Verschil (uren)
  • Reden afwijking
  • Genoteerd om

Waarvoor het dient

Toont hoe je de afwijkingen van deeltijdse medewerkers in de horeca noteert, met het uur waarop je ze opschreef.

Bron: RSZ, flexi-jobs

Grenzen

Voor flexi-jobbers geldt een eigen registratie, onder meer via het GKS of een dagdimona met begin- en einduur. Dit register vervangt die registratie niet. (De doelgroepvermindering voor vaste werknemers in de horeca, met haar eigen registratie via GKS of ASA, is sinds 1 juli 2026 stopgezet.)

Downloaden

Excel (.xlsx)PDF om af te drukken

Liever niets bijhouden in Excel? Start nu

Excel of een systeem?

Geen enkele Belgische regel verbiedt Excel of papier. De aangekondigde algemene registratieplicht spreekt wel van een systeem dat de arbeidstijd objectief en betrouwbaar registreert, en die wet is nog niet gestemd. Een sjabloon kan je achteraf aanpassen zonder spoor. Daarom bestaat Klox: elke klokactie wordt vastgelegd op het moment zelf, en een correctie komt ernaast met reden, auteur en tijdstip.

Nog meer gratis hulp