Une feuille hebdomadaire pour les heures prestées et un registre des dérogations pour travailleurs à temps partiel. En Excel et en PDF à imprimer, avec les règles belges et les limites.
Vous voulez suivre les heures de vos travailleurs sans logiciel ? Voici trois modèles gratuits : un relevé des heures par semaine, un registre des dérogations pour travailleurs à temps partiel et le même registre avec un exemple rempli dans l'horeca. Excel et le papier ne sont pas interdits en Belgique. Mais on peut les modifier après coup sans que personne ne le voie, et certaines règles demandent plus qu'un modèle ne peut offrir. C'est indiqué pour chaque modèle.
Règles vérifiées le 10/10/2026.
Relevé des heures par semaine
Par travailleur et par jour, le début, la pause et la fin du travail. La colonne Heures prestées se calcule automatiquement, même pour un service qui dépasse minuit. Avec un onglet d'exemple rempli et un onglet de mode d'emploi.
Colonnes
Date
Travailleur
Début
Pause de
Pause à
Fin
Heures prestées
Remarque
Signature du travailleur
À quoi il sert
Utilisable comme système de suivi du temps pour un horaire flottant. La loi y demande par travailleur son identité et par jour la durée des prestations, consultable par le travailleur et conservée cinq ans, sans imposer de forme.
Un fichier peut être modifié après coup sans laisser de trace. Pour les travailleurs à temps partiel, un système de suivi du temps doit enregistrer le début, la fin et les pauses sur le moment. Pour les flexi-travailleurs, il ne suffit pas : l'ONSS cite cinq autres façons d'enregistrer.
Vous préférez ne plus rien tenir dans Excel ? Commencer
Registre des dérogations, travailleurs à temps partiel
Une ligne par dérogation à l'horaire : horaire prévu et heures réelles côte à côte, le motif et l'heure à laquelle vous avez noté la ligne. L'écart en heures se calcule automatiquement.
Colonnes
Date
Travailleur
Horaire début
Horaire fin
Début réel
Fin réelle
Pause de
Pause à
Écart (heures)
Motif de la dérogation
Noté à
À quoi il sert
Chaque dérogation à l'horaire d'un travailleur à temps partiel doit être consignée, avec un horaire fixe comme variable, et conservée cinq ans. Un début plus tard se note au début, une fin plus tôt à la fin, le travail hors horaire chaque fois sur le moment.
Le document officiel de dérogations suit le modèle de l'arrêté royal du 08/03/1990. Ce modèle-ci n'est pas ce document : utilisez-le comme feuille de travail, ou demandez le modèle à votre secrétariat social. L'alternative est un système de suivi du temps qui enregistre toutes les prestations.
Vous préférez ne plus rien tenir dans Excel ? Commencer
Registre des dérogations, exemple horeca
Le même registre avec quatre lignes remplies dans un restaurant : une terrasse qui ferme plus tard, un service qui commence plus tard, un remplacement un jour libre et une soirée calme. Données fictives, le reste de la feuille est vide.
Colonnes
Date
Travailleur
Horaire début
Horaire fin
Début réel
Fin réelle
Pause de
Pause à
Écart (heures)
Motif de la dérogation
Noté à
À quoi il sert
Montre comment noter les dérogations du personnel à temps partiel dans l'horeca, avec l'heure à laquelle vous les avez écrites.
Les flexi-travailleurs relèvent d'un enregistrement propre, notamment via le SCE ou une Dimona journalière avec heure de début et de fin. Ce registre ne remplace pas cet enregistrement. (La réduction groupe-cible pour travailleurs fixes dans l'horeca, avec son propre enregistrement via le SCE ou le SAE, est supprimée depuis le 1er juillet 2026.)
Vous préférez ne plus rien tenir dans Excel ? Commencer
Excel ou un système ?
Aucune règle belge n'interdit Excel ou le papier. L'obligation générale annoncée parle bien d'un système qui enregistre le temps de travail de manière objective et fiable, et cette loi n'est pas encore votée. Un modèle peut être modifié après coup sans trace. C'est pour cela que Klox existe : chaque pointage est enregistré sur le moment, et une correction s'ajoute à côté avec motif, auteur et horodatage.