Aller au contenu

L'enregistrement du temps en magasin

Pour vos collaborateurs à temps partiel, certaines règles valent déjà aujourd'hui : un horaire variable se communique à l'avance, et chaque dérogation à l'horaire se consigne, sur papier ou avec un système de suivi du temps. Une obligation générale pour tous les travailleurs est annoncée, mais au 22/09/2026 elle n'est ni votée ni publiée. Ci-dessous : une semaine en magasin avec pause de midi, un échange de service et un samedi.

Rédigé par Robin Verbelen, fondateur de Klox

Mis à jour le 22/09/2026Dernière vérification le 22/09/2026

Une semaine en magasin, enregistrée

Le Buurtwinkel 't Mandje à Anvers est un commerce fictif de quatre personnes. Deux vendeurs à temps plein alternent un service tôt et un service tard, avec une pause de midi. Une collègue à temps partiel travaille le samedi matin. Le jeudi 17/09/2026, Sara et Bert échangent leur service.

Enregistrements fictifs du Buurtwinkel 't Mandje, semaine du 14/09/2026
JourCollaborateurHoraireEnregistréPresté
jeu 17/09Bert (temps plein)10:00-18:15, échangé contre 08:45-17:0008:44-16:59, pause 12:34-13:167h33
jeu 17/09Sara (temps plein)08:45-17:00, échangé contre 10:00-18:1510:01-18:14, pause 13:30-14:127h31
ven 18/09Bert (temps plein)10:00-18:1509:58-18:18, pause 13:34-14:167h38
sam 19/09Ines (temps partiel)09:00-13:3008:58-14:315h33
Enregistrements fictifs du Buurtwinkel 't Mandje, semaine du 14/09/2026
Registre journalier d'un vendeur avec entrée, début de pause, fin de pause et sortie le jeudi 17 et le vendredi 18 septembre
Le registre journalier de Bert : jeudi le service tôt après l'échange, vendredi le service tard, chaque fois avec 42 minutes de pause de midi. Capture d'écran réelle de Klox (interface en néerlandais), données fictives.

Lors de l'échange, personne ne doit rien réécrire : chaque pointage est au nom de la personne qui était réellement au magasin. Samedi, Ines est restée une heure de plus à cause de l'affluence. Pour une travailleuse à temps partiel, c'est une dérogation à l'horaire, et elle doit être consignée.

Communiquer à l'avance l'horaire d'un temps partiel

Ce que dit la règle

Lorsqu'un travailleur à temps partiel a un horaire variable, vous lui communiquez son horaire individuel au moins sept jours ouvrables à l'avance, d'une manière fiable, appropriée et accessible. Une CCT rendue obligatoire peut ramener ce délai à trois jours ouvrables au minimum.[2] L'avis contenant l'horaire est porté à la connaissance par écrit et daté, et vous le conservez un an, sur papier ou sous forme électronique, à l'endroit où le règlement de travail peut être consulté.[1]

Ce que fait Klox

Dans Klox, vous planifiez des horaires et voyez le temps presté à côté. Nous ne prétendons pas que Klox remplace l'avis légal contenant l'horaire : comment et où vous communiquez l'horaire reste votre choix et votre responsabilité.

Consigner une dérogation à l'horaire

Ines avait un horaire de 09:00 à 13:30 et a travaillé jusqu'à 14:31. Ce temps supplémentaire, vous devez pouvoir le démontrer.

Ce que dit la règle

Les dérogations à l'horaire d'un temps partiel se consignent dans un document de dérogation (nom, date, heure de début et de fin des prestations effectuées en dehors ou en dérogation de l'horaire) ou avec un système de suivi du temps qui enregistre chaque jour le début, la fin et les pauses au moment où ils commencent ou se terminent.[1] Vous conservez ces données cinq ans.[1] Avec un système de suivi du temps, la délégation syndicale doit pouvoir exercer ses compétences.[1]

Ce que fait Klox

Klox consigne chaque pointage, y compris le début et la fin d'une pause si vous faites enregistrer les pauses. En ligne, c'est le serveur qui horodate ; un pointage hors ligne porte l'heure de l'appareil et est marqué comme hors ligne. Le temps presté qui s'écarte de l'horaire arrive dans les écarts du gérant. Pour savoir si Klox peut remplacer le document de dérogation dans votre situation, confirmez-le avec votre secrétariat social.

Qui ne communique pas correctement les horaires ou ne consigne pas les dérogations s'expose à une sanction de niveau 3 ; qui ne conserve pas ces documents ou ne les tient pas accessibles, à une sanction de niveau 2 (Code pénal social, art. 151 et 152).[3]

Et vos vendeurs à temps plein ?

Pour les travailleurs à horaire fixe à temps plein, il n'existe aujourd'hui pas d'obligation générale d'enregistrement.[5] Avec des horaires flexibles (glissants), si : vous prévoyez alors un système de suivi du temps qui indique par travailleur et par jour la durée des prestations, consultable par le travailleur et par l'inspection, et vous conservez ces données cinq ans après le jour auquel elles se rapportent.[4]

Et l'obligation générale annoncée ?

La Cour de justice de l'Union européenne a jugé en 2019 que les États membres doivent obliger les employeurs à enregistrer le temps de travail journalier de chaque travailleur.[6] Le gouvernement a annoncé vouloir s'y conformer au plus tard le 1/1/2027.[5] Au 22/09/2026, aucune loi n'est votée ni publiée au Moniteur belge : date d'entrée en vigueur, exigences techniques et exceptions ne sont pas encore fixées.

Voir l'état des lieux

Ce que Klox fait, et ce qu'il ne fait pas

  • Vos collaborateurs pointent via le navigateur, sur smartphone, tablette ou le PC derrière le comptoir, sans installation.
  • Un échange de service ne demande aucune adaptation : chaque pointage est au nom de qui a réellement travaillé.
  • Le début et la fin de la pause de midi sont consignés à part si vous faites enregistrer les pauses.
  • Un pointage brut n'est jamais écrasé. Une correction s'ajoute comme ligne distincte, avec motif, auteur et horodatage.
  • Plusieurs établissements dans une seule organisation, chacun avec ses propres travailleurs.
  • Klox conserve les enregistrements cinq ans par défaut et les exporte par travailleur et par période en PDF ou CSV.

Ce que Klox n'est pas

  • Pas un système de caisse, ni un outil de planification basé sur des prévisions de vente.
  • Pas de liaison Dimona : vous faites vos déclarations comme aujourd'hui.
  • Pas encore d'application iOS ou Android : elle est en développement. On pointe via le navigateur, ou à partir du 1/11/2026 sur le Klox Kiosk.
  • Pour savoir si Klox peut valoir comme système de suivi du temps dans votre situation, confirmez-le avec votre secrétariat social.

Sources

  1. [1]SPF Emploi, Travail et Concertation sociale: Contrôle des prestations des travailleurs à temps partiel (consulté le 22/09/2026)
  2. [2]Justel: Loi du 08/04/1965 instituant les règlements de travail, art. 6 (consulté le 22/09/2026)
  3. [3]Justel: Code pénal social, art. 151 et 152 (consulté le 22/09/2026)
  4. [4]Justel: Loi sur le travail du 16/03/1971, art. 20ter (consulté le 22/09/2026)
  5. [5]Chambre des représentants: DOC 56 1353/001, proposition de résolution sur l'enregistrement du temps de travail, p. 6 (consulté le 22/09/2026)
  6. [6]Cour de justice de l'UE: Arrêt du 14/05/2019, C-55/18 (CCOO), point 60 (consulté le 22/09/2026)

À lire aussi

Envie de savoir comment cela se passe pour votre commerce ?

Essayez Klox gratuitement pendant quatorze jours avec votre propre équipe, avec des temps partiels, des échanges ou plusieurs établissements, sans données de paiement. Votre compte est prêt en quelques minutes.

Commencer maintenantVoir les tarifs