Accord de traitement (DPA)

Le présent accord s'applique entre le client identifié dans l'inscription ou la commande acceptée, en qualité d'employeur et de responsable du traitement, et Klox, fournisseur du service, en qualité de sous-traitant. Le sous-traitant est Klox BV, Sint-Amandsesteenweg 268, 2880 Bornem, Belgique, numéro d'entreprise 1043.296.663, RPR Antwerpen, afdeling Mechelen. Le client détermine les finalités et les moyens essentiels. Klox détermine l'exécution technique appropriée dans le cadre de la mission. Le présent accord standard n'est pas destiné à un client qui agit lui-même exclusivement en tant que sous-traitant pour d'autres employeurs ; dans ce cas, les parties fixent séparément la chaîne de sous-traitance adéquate.

Le client est identifié par la dénomination juridique, l'adresse et le numéro d'entreprise figurant dans son inscription et sa commande. Son administrateur habilité et sa personne de contact pour la protection des données et les incidents est le gérant (propriétaire) de l'environnement, sauf si le client désigne par écrit une autre personne de contact. Klox peut être joint pour le présent accord via privacy@klox.be. Le client tient à jour sa personne de contact et les personnes habilitées à donner des instructions. Pour l'administration propre de Klox relative aux contacts professionnels, à la facturation et aux contrats, la politique de confidentialité s'applique. Les comptes, sessions et données d'audit au sein de l'environnement de l'employeur relèvent de la présente mission lorsqu'ils sont traités pour l'employeur.

Klox traite les données à caractère personnel pour l'enregistrement du temps de travail convenu : enregistrement du début, de la fin et des éventuelles pauses, constitution de registres, corrections traçables, accès par des utilisateurs habilités, support et export pour le client, les travailleurs concernés et l'inspection compétente. Les fonctions d'horaires, d'absences, de kiosque et de reporting ne font partie de la mission que si le client souscrit le module concerné. Le traitement comprend la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, la consultation, la sécurisation, la correction, l'export, la sauvegarde et la suppression. La durée court de la première exécution jusqu'à l'expiration des délais et instructions prévus au point 10.

Le client veille à disposer d'une base juridique licite, à informer les personnes concernées, à conclure les accords internes nécessaires et à donner des instructions licites. Klox n'utilise pas ces données à caractère personnel pour sa propre publicité, pour la vente, pour l'entraînement de modèles d'IA ni pour toute autre finalité autonome. L'accès à des fins de support ou d'analyse d'erreurs reste limité à ce qui est nécessaire pour la mission. Un test de développement utilise de préférence des données synthétiques ou effectivement anonymisées. L'utilisation de données de production pour la reproduction nécessaire d'une erreur reste soumise aux mêmes instructions, à la même protection des accès et aux mêmes règles de suppression.

3.1 Personnes concernées. Les travailleurs et autres collaborateurs licitement admis par le client, ainsi que les administrateurs et utilisateurs autorisés du client. Le client apprécie séparément sa compétence à l'égard, par exemple, des intérimaires ou des collaborateurs d'un autre employeur.

3.2 Données ordinaires. Nom, numéro de personnel et éventuellement numéro de paie, lieu de travail et équipe, type de contrat et dates d'entrée et de sortie de service, dans la mesure nécessaire aux fonctions choisies. En outre, les données professionnelles d'e-mail et de compte, les données d'authentification sécurisées, les heures de pointage d'entrée et de sortie, les pauses enregistrées, la source de chaque enregistrement (application web, application mobile, code QR, kiosque ou saisie manuelle), les corrections avec motif, auteur et horodatage, ainsi que les horaires et les données d'absence autorisées des modules souscrits. Tous les champs ne sont pas obligatoires pour chaque client. Les données techniques comprennent l'adresse IP et les informations sur l'appareil et le navigateur lors d'actions d'audit pertinentes, ainsi que l'adresse IP, l'agent utilisateur (user agent) et les données de session de connexion nécessaires. L'adresse IP et les informations sur l'appareil lors d'un enregistrement du temps font partie de la preuve de cet enregistrement et suivent son délai de conservation.

Si le client souscrit le module kiosque, Klox traite également le code PIN kiosque personnel d'un travailleur, exclusivement sous forme de dérivé cryptographique avec une clé par organisation, pour les badges exclusivement un dérivé cryptographique du code de badge et jamais le code lisible, ainsi que les données du terminal kiosque (nom, site, modèle, système d'exploitation et version de l'application). Pour l'application mobile, Klox traite un identifiant d'installation, la plateforme et la version de l'application.

3.3 Absence et informations sensibles. La mission standard ne comprend pas de certificats médicaux, diagnostics, données d'identification biométriques, numéros de registre national ou codes de badge lisibles. Une simple demande de vacances ne constitue pas une catégorie particulière du seul fait de son intitulé. Un code ou une période de maladie peut en revanche révéler des données concernant la santé. Lorsque le client fait traiter de tels codes ou périodes limités via le module d'absences souscrit, il reprend dans son instruction de module documentée les codes autorisés, la finalité, l'exception de l'article 9 du RGPD et les rôles habilités. Sans cette délimitation, aucun motif de santé n'est traité. Le texte libre contenant des informations médicales, religieuses ou syndicales et les pièces jointes contenant des documents médicaux ne relèvent pas de la présente mission.

Si le client utilise dans le module d'absences le type d'absence maladie, l'instruction standard du point 11 s'applique, sauf si le client fixe par écrit une autre instruction.

Pour les données de santé autorisées, les parties limitent l'accès aux catégories de personnes nécessaires, décrivent leurs fonctions, tiennent la liste à la disposition de l'autorité de contrôle et veillent à l'existence d'une obligation légale ou contractuelle de confidentialité. Les données reçues involontairement en dehors de la mission sont isolées. Klox en informe le client et suit son instruction licite de suppression ou toute autre liquidation nécessaire. Les parties limitent la répétition par des paramètres appropriés de champs, d'importation et d'accès.

3.4 Localisation. Le modèle de données contient des champs facultatifs de latitude et de longitude, mais la collecte d'une géolocalisation précise ne fait pas partie de la présente mission standard. Klox n'active pas une telle collecte sans mission documentée distincte et configuration technique appropriée. Le client n'introduit pas non plus ces données par importation, API ou texte libre sans cet accord. Le client apprécie au préalable la nécessité, la proportionnalité, l'information des travailleurs et une éventuelle analyse d'impact. Les données ordinaires relatives au lieu de travail ou à l'équipe s'en distinguent.

Klox traite les données à caractère personnel exclusivement sur instruction documentée. Ces instructions se composent du présent accord, de l'inscription ou de la commande acceptée, des paramètres licitement choisis et des demandes écrites des personnes de contact habilitées désignées. Les transferts internationaux sont en outre soumis au point 8. Une instruction sortant des fonctions convenues requiert d'abord un accord sur la faisabilité, la sécurité et une éventuelle prestation de services supplémentaire. L'assistance légalement requise n'en est pas retardée pour autant.

Si le droit de l'Union ou le droit d'un État membre applicable à Klox l'oblige à procéder à un autre traitement, Klox informe le client de cette obligation avant ce traitement, sauf si ce droit interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public. Klox informe immédiatement le client si, selon lui, une instruction constitue une violation du RGPD ou d'autres dispositions du droit de l'Union ou du droit des États membres relatives à la protection des données. Il n'exécute pas illicitement l'instruction contestée et se concerte sans retard injustifié sur une solution licite. Une limitation nécessaire ne touche que le traitement concerné, dans la mesure du possible.

L'accès n'est accordé qu'aux personnes qui ont besoin des données pour leur tâche, qui ont reçu des instructions appropriées et qui sont tenues par une obligation légale ou contractuelle de confidentialité. Cela comprend les collaborateurs habilités et les indépendants auxquels il est fait appel. L'obligation de confidentialité continue de s'appliquer après la fin de leur accès ou de leur mission. Klox peut adapter, sans nouvelle instruction du client, des moyens d'exécution techniques non essentiels nécessaires, pour autant que la finalité, la portée, le niveau de sécurité et la localisation convenue des données ne soient pas étendus.

Klox met en place et maintient des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément à l'article 32 du RGPD. Il tient compte de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre, de la nature et de la portée du traitement et des risques pour les personnes concernées. Les mesures ci-dessous constituent des obligations convenues. Elles ne constituent pas un engagement que tout incident est techniquement exclu. Une autre mise en œuvre peut être utilisée si elle offre une protection au moins équivalente et ne modifie aucune autre stipulation contractuelle expresse.

Transport et authentification. Le transfert de données s'effectue au moyen d'une sécurisation TLS appropriée et à jour. Les mots de passe sont conservés exclusivement sous forme d'un hachage de mot de passe salé adéquat, et non sous forme lisible. Les droits d'accès sont attribués et contrôlés selon la nécessité. L'accès privilégié d'administration et de support est protégé par une authentification multifacteur. Les clés et secrets d'authentification sont accessibles de manière restreinte et ne sont pas repris dans les exports ordinaires.

Isolation et intégrité. Les organisations sont séparées au niveau de la base de données au moyen de la sécurité au niveau des lignes (row-level security) et de contrôles d'autorisation appropriés. Klox en contrôle le fonctionnement, y compris les API, les exports et les droits d'administration atypiques. L'accès de support nécessaire est autorisé et traçable. Les enregistrements bruts du temps sont en ajout seul (append-only) pendant leur délai de conservation ; les corrections sont consignées séparément avec motif, auteur et horodatage. Cela n'empêche pas une rectification, une limitation ou une suppression licite à la fin du délai de conservation.

Journalisation. Les opérations pertinentes et les accès privilégiés sont consignés dans une piste d'audit protégée, avec une synchronisation horaire appropriée et une protection contre toute modification non autorisée. Les données de correction métier sont distinguées des données techniques de sécurité détaillées. La conservation suit le point 9.

Sauvegardes et restauration. Klox effectue quotidiennement des sauvegardes chiffrées avec une rétention glissante de trente jours calendrier maximum. L'accès aux sauvegardes est restreint. Klox teste périodiquement la restauration et documente le résultat et les améliorations nécessaires. Les instructions antérieures de suppression ou de limitation sont réappliquées après une restauration, avant que les données concernées ne redeviennent normalement disponibles. Les sauvegardes quotidiennes n'impliquent aucune garantie qu'aucune donnée ne puisse jamais être perdue entre deux sauvegardes.

Gestion et contrôle. Klox applique des processus appropriés pour les mises à jour de sécurité, les vulnérabilités, le développement sécurisé, les incidents et la continuité des activités, et évalue périodiquement l'efficacité des mesures. L'application et la base de données principales sont hébergées en Allemagne. Les autres lieux de traitement et les éventuels transferts suivent les points 6 et 8. Le client reste responsable de ses propres appareils, y compris un kiosque sur le lieu de travail, de l'attribution des comptes et d'une configuration licite ; cela ne réduit pas les obligations de sécurité propres de Klox.

6.1 Autorisation et chaîne. Le client donne une autorisation écrite générale pour les sous-traitants ultérieurs identifiés avant le premier traitement dans le registre ci-dessous et pour les modifications ultérieures conformément au point 6.2. Klox sélectionne des parties qui présentent des garanties suffisantes, leur impose par écrit les mêmes obligations pertinentes en matière de protection des données et reste pleinement responsable envers le client de l'exécution de leurs obligations conformément à l'article 28, paragraphe 4, du RGPD. Klox tient à disposition les informations nécessaires sur l'identité, les tâches et la suite de la chaîne.

• Hostinger. Tâche : hébergement de l'application et de la base de données, avec les données des modules souscrits nécessaires à cet effet. Localisation principale de l'application et de la base de données : Allemagne. Partie contractante : Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Chypre.
• Brevo. Tâche : e-mails transactionnels nécessaires, tels que les invitations et les notifications. Données : adresse e-mail, nom nécessaire et contenu minimal du message. Partie contractante : Sendinblue SAS, agissant sous le nom de Brevo, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, France. Les motifs de congé sensibles et les dossiers d'inspection complets ne sont pas repris dans les notifications ordinaires. Le suivi non nécessaire des ouvertures et des clics n'est pas utilisé pour ces messages aux travailleurs.

L'accès ou le traitement ultérieur par ces sous-traitants ultérieurs en dehors de l'Espace économique européen n'a lieu que conformément au point 8. Sur demande, Klox communique les pays de sauvegarde, d'accès d'administration et de support et de traitement ultérieur que le sous-traitant ultérieur communique, ainsi que la garantie applicable au transfert.

Cloudflare et Mollie Payments ne figurent pas dans le présent registre en tant que sous-traitants ultérieurs de la présente mission relative aux travailleurs, aussi longtemps que Cloudflare fournit exclusivement le DNS sans traiter de données des travailleurs pour le compte du client et que Mollie traite exclusivement l'administration des paiements propre à Klox. Le traitement des données techniques DNS et le rôle propre des prestataires de services de paiement figurent dans la politique de confidentialité. Si leur tâche réelle ou leur flux de données change, Klox réévalue leur rôle avant leur intervention et applique, si nécessaire, la présente procédure.

6.2 Modifications. Klox notifie normalement un ajout ou un remplacement envisagé au moins trente jours calendrier à l'avance, en précisant l'identité, la tâche, les données, les lieux et les garanties pertinentes. Le client peut formuler une objection motivée fondée sur des motifs concrets de protection des données dans les quinze jours calendrier suivant la notification. Klox traite l'objection avant l'intervention et recherche une solution appropriée. Le client n'est pas tenu de consentir sans information, mais ne peut pas exiger que Klox développe gratuitement pour lui une infrastructure substantiellement différente. Si aucune solution licite et raisonnablement réalisable n'est possible, chacune des parties peut mettre fin à la partie concernée avant que le nouveau sous-traitant ultérieur ne traite ces données. Klox rembourse la durée de service payée d'avance et non utilisée ; aucune indemnité de sortie anticipée n'est alors due.

En cas de nécessité urgente et démontrable liée à la sécurité ou à la continuité, le délai de notification ordinaire peut être raccourci. Klox communique le motif, la nouvelle partie et les garanties avant le traitement concerné et laisse autant de temps que possible pour formuler une objection. La possibilité légale d'information et d'objection ne disparaît pas. Un client qui n'a connaissance d'un problème concret que plus tard conserve la possibilité de formuler une objection motivée fondée sur cette nouvelle information.

7.1 Assistance. Compte tenu de la nature du traitement et des informations disponibles, Klox fournit une assistance technique et organisationnelle appropriée pour les demandes des personnes concernées et les obligations découlant des articles 32 à 36 du RGPD, notamment la sécurité, les notifications, les analyses d'impact et la consultation préalable. Une demande d'une personne concernée reçue directement est transmise sans retard injustifié à la personne de contact désignée du client. Klox ne statue pas lui-même sur la demande au nom de l'employeur sans instruction, sauf lorsque la loi exige un acte propre.

Sont inclus les fonctions ordinaires du produit pour l'accès, l'export, la correction et la suppression, ainsi que des informations standard raisonnables sur le traitement propre. Pour des recherches spécifiques volumineuses, des rapports sur mesure, des ateliers supplémentaires ou toute autre assistance sortant de ce support standard, Klox peut demander une rémunération raisonnable convenue au préalable. Klox estime les travaux et les coûts à l'avance lorsque cela est possible. L'assistance ou la réparation rendue nécessaire par un manquement imputable à Klox n'est pas facturée séparément au client. L'assistance urgente légalement requise n'est pas retardée en raison d'une discussion sur une rémunération supplémentaire.

7.2 Violations. Dès que Klox a connaissance d'une violation en rapport avec des données à caractère personnel du client, il en informe la personne de contact désignée sans retard injustifié. Klox n'attend pas que l'enquête ou l'ampleur complète soit établie. La première notification contient les informations disponibles à ce moment sur la nature, les données et personnes touchées, les conséquences probables, les mesures prises ou proposées et une personne de contact joignable. Les informations manquantes suivent de manière échelonnée sans retard injustifié. La perte, la destruction, l'altération ou l'indisponibilité illicite peut également constituer une violation ; le seul vol ou la seule divulgation ne constitue pas une description exhaustive.

Klox prend des mesures appropriées pour limiter les conséquences, conserver les preuves, procéder à la restauration et prévenir toute répétition, et tient le client informé des développements substantiels. Le client décide de sa notification à l'autorité de contrôle et aux personnes concernées. Klox n'y procède pas de manière autonome au nom du client sans instruction, sauf en cas d'obligation légale propre. Une notification d'incident ou la fourniture d'une assistance ne vaut pas en soi reconnaissance de responsabilité. Les stipulations relatives aux coûts et à la responsabilité ne portent pas atteinte à ces obligations opérationnelles.

L'application et la base de données principales sont hébergées en Allemagne. Klox organise le traitement standard des données des travailleurs au sein de l'Espace économique européen (EEE), conformément à la chaîne décrite au point 6. Selon la configuration décrite, le trafic applicatif normal est acheminé directement vers les serveurs d'application, sans proxy Cloudflare. Il ne s'agit pas d'une garantie que chaque paquet réseau est acheminé sans prestataires de services réseau, et cela ne préjuge pas des flux distincts de DNS, d'e-mail ou de support.

L'accès ou tout autre traitement en dehors de l'EEE n'est autorisé qu'après autorisation ou instruction documentée préalable du client pour le destinataire, l'activité et les pays concrets, et dans le respect du chapitre V du RGPD. Klox communique la garantie effectivement applicable au transfert. En cas de décision d'adéquation applicable, le destinataire et le traitement doivent en relever. À défaut, Klox utilise des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types européennes applicables, avec l'évaluation du transfert nécessaire et des mesures supplémentaires. Une instruction du client ne constitue pas en soi une garantie de transfert. En l'absence de solution licite, Klox ne commence ni ne poursuit ce transfert.

Klox examine une demande de données émanant d'une autorité publique quant à sa validité juridique, sa portée et les obligations applicables. Il limite toute communication au strict nécessaire, en informe le client sauf interdiction légale et, le cas échéant, demande des précisions ou conteste une demande illicite. Une injonction d'un pays tiers ne constitue pas, sans autre examen, un fondement suffisant pour un transfert. Les présentes stipulations n'impliquent pas de garantie absolue qu'une demande licite d'une autorité ne puisse jamais être exécutée.

9.1 Calendrier de conservation. Le client détermine un délai licite et le point de départ correct par catégorie. Pour les enregistrements du temps, l'identification nécessaire qui y est liée et l'historique des corrections, l'instruction standard est de soixante mois à compter du jour auquel l'enregistrement se rapporte. Le client peut faire fixer un autre délai justifié et un autre point de départ légalement requis, y compris un délai plus court lorsque ses obligations applicables le permettent. Klox exécute cette instruction licite. Un archivage supplémentaire à long terme au-delà du service inclus peut nécessiter un accord distinct et un prix accepté au préalable. La fin de l'abonnement suit le point 10 et n'est pas reportée par ce délai standard.

Les données techniques détaillées de sécurité et de session de connexion sont par défaut supprimées ou réduites aux informations d'audit minimales nécessaires après quatre-vingt-dix jours calendrier à compter de l'événement. L'auteur, l'opération et l'heure minimaux d'une correction licitement conservée peuvent être conservés avec cet enregistrement sans conserver automatiquement aussi chaque adresse IP ou secret de session. Un incident concret ou une instruction motivée du client peut justifier un délai distinct nécessaire. L'accès prend fin lors du retrait de l'habilitation ; le maintien de l'identification historique ne signifie pas le maintien d'un compte actif.

Pour le module d'absences facultatif, une instruction de module est fixée avant le traitement de codes sensibles, mentionnant les codes autorisés, les rôles habilités, les données probantes nécessaires, le délai de conservation et le point de départ. Un délai applicable à l'enregistrement du temps sous-jacent ne s'applique pas automatiquement au motif sensible ou au texte libre. Le client détermine ce délai sur la base de sa finalité concrète en droit du travail et justifie une conservation plus longue. Les documents médicaux restent exclus. Un gel de conservation ciblé pour un litige réel est fixé par écrit, limité aux données nécessaires et réévalué périodiquement.

À l'expiration du délai licite, Klox supprime les données à caractère personnel ou, sur instruction licite, les anonymise de manière effectivement irréversible. La seule suppression d'un nom est insuffisante lorsque des numéros de personnel, horaires, lieux, données d'audit ou d'autres informations raisonnablement disponibles permettent l'identification. Le client ne peut pas désactiver une suppression ou une anonymisation sans motif légitime documenté afin de conserver les données indéfiniment. La sortie de service ne constitue pas sans plus le point de départ pour toutes les catégories de données.

9.2 Démonstration de la conformité et audits. Klox met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations et permet la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le client ou par un auditeur indépendant mandaté par celui-ci, et y contribue. Les parties utilisent d'abord une documentation appropriée, des résultats de tests récents ou des rapports indépendants lorsque ceux-ci répondent à la question de contrôle. Cela ne remplace pas une inspection complémentaire nécessaire.

Un audit ordinaire est annoncé au moins dix jours ouvrables à l'avance, planifié pendant les heures normales de travail et limité aux traitements pertinents. En principe, un seul audit ordinaire est réalisé par année civile. Ces limitations ne s'appliquent pas lorsque des indices concrets de manquement, une violation pertinente ou une autorité de contrôle rendent nécessaire un contrôle supplémentaire ou urgent. L'auditeur est indépendant, n'a pas d'intérêt direct dans un produit concurrent et est tenu à une confidentialité appropriée. Les données d'autres clients, les secrets d'authentification et les secrets d'affaires non pertinents sont occultés. Klox propose un mode de preuve alternatif approprié lorsqu'un accès direct crée un risque démontrable pour la sécurité, sans empêcher le contrôle nécessaire.

Le client supporte ses frais ordinaires d'audit externe. L'intervention supplémentaire raisonnable de Klox au-delà de la documentation standard est estimée et convenue au préalable. Dans la mesure où un audit complémentaire s'avère nécessaire en raison d'un manquement matériel imputable à Klox, Klox supporte ses propres frais de collaboration et de réparation. Les coûts, la confidentialité ou une procédure fournisseur ne peuvent pas rendre impossible le contrôle légalement requis. Pour les sous-traitants ultérieurs, Klox organise une information et une collaboration suffisantes dans la chaîne.

10.1 Choix et disponibilité. Après la fin des services de traitement, le client choisit entre la restitution et la suppression. L'instruction standard acceptée est la restitution par export sécurisé pendant trente jours calendrier, suivie de la suppression. Une instruction licite antérieure de restitution ou de suppression reste possible. En cas de changement de fournisseur conformément au règlement sur les données (Data Act, règlement (UE) 2023/2854), la période de récupération ne commence qu'après la transition et dure au moins trente jours calendrier. Le présent accord reste d'application pendant cette liquidation.

L'export comprend les données à caractère personnel licitement conservées ainsi que leurs relations et métadonnées nécessaires, y compris les enregistrements, les corrections avec auteur et motif, les horaires, les données d'absence autorisées et les données d'audit pertinentes. Klox fournit un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, avec les informations nécessaires sur les champs et le schéma, et en complément un dossier PDF lisible selon le plan. Les mots de passe, secrets d'authentification et données d'autres clients ne sont pas fournis. La fonction d'export reste disponible après l'utilisation ordinaire. Si l'accès au portail n'est pas sûr, Klox propose une alternative sécurisée appropriée.

10.2 Suppression. À l'issue de la période de récupération, Klox supprime les données à caractère personnel des systèmes actifs et des copies opérationnelles accessibles dans les trente jours calendrier. Cela comprend les exports temporaires et fichiers de support pertinents. Klox fait procéder par les sous-traitants ultérieurs à la liquidation correspondante. Uniquement lorsque le droit de l'Union ou le droit d'un État membre applicable à Klox impose une conservation ultérieure, Klox conserve la catégorie nécessaire de manière isolée pendant le délai obligatoire et en informe le client, sauf lorsque la notification est interdite.

Les copies de sauvegarde restantes qui ne sont pas accessibles de manière régulière sont éliminées au plus tard trente jours calendrier après la suppression en production. Jusque-là, elles restent protégées et ne sont utilisées que pour une restauration nécessaire, avec réapplication des instructions antérieures de suppression et de limitation. En cas de fin ordinaire sans changement de fournisseur prolongé, les données à caractère personnel sont supprimées des systèmes actifs au plus tard le soixantième jour et des sauvegardes restantes au plus tard le quatre-vingt-dixième jour. Une instruction licite antérieure est exécutée sans retard injustifié, avec explication d'une élimination technique strictement nécessaire.

10.3 Essai sans activation. L'utilisation ordinaire de l'essai prend fin le dernier jour de l'essai. Sur la base de l'instruction acceptée au début de l'essai, le client peut ensuite, pendant quatre-vingt-dix jours calendrier, exporter en toute sécurité ou encore activer. Il peut demander plus tôt la restitution ou la suppression. Klox avertit la personne de contact désignée au moins quatorze jours calendrier avant la fin de ces quatre-vingt-dix jours. La suppression en production intervient au plus tard le 120e jour et la suppression des sauvegardes restantes au plus tard le 150e jour, à compter du dernier jour de l'essai. Une activation en temps utile remplace la liquidation prévue de l'essai par le calendrier de conservation de l'abonnement. Après une suppression achevée, il n'existe aucun droit à la restauration des données effacées. Les droits légaux applicables en matière de changement de fournisseur restent d'application.

10.4 Preuve et archivage ultérieur. Le client vérifie son export en temps utile et assure l'archivage ultérieur requis par ses obligations légales. La liquidation ne constitue pas une archive gratuite pour l'intégralité du délai de conservation prévu par le droit du travail. Klox reste responsable de l'export complet et utilisable convenu. Sur demande, il confirme par écrit l'achèvement de la suppression en production et l'élimination des copies restantes, ou mentionne la catégorie restante légalement obligatoire, son fondement et son délai final.

10.5 Rapport avec les conditions générales. Le présent accord prime pour les instructions concrètes, la sécurité et les obligations relatives aux données à caractère personnel. Pour les propres actions contractuelles en dommages et intérêts entre Klox et le client, l'article 8 des conditions générales s'applique, y compris le plafond particulier relatif aux données et les exceptions qui y sont mentionnées. Les droits des personnes concernées, des autorités de contrôle et le recours légal qui y est expressément maintenu ne sont pas limités. Une mise à jour de la politique de confidentialité ne modifie pas automatiquement le présent accord. Les modifications de fond sont convenues par écrit ou par voie électronique, outre la procédure acceptée au préalable pour les sous-traitants ultérieurs et les mesures techniques équivalentes.

La présente instruction s'applique lorsque le client utilise dans le module d'absences le type d'absence maladie et ne fixe aucune autre instruction écrite.

• Données autorisées : le type d'absence maladie, la période (y compris une demi-journée) et le statut de la demande. Aucun motif, diagnostic, certificat médical ni autre information médicale. Un commentaire facultatif ne contient aucune information relative à la santé.
• Finalité : l'administration des absences en droit du travail et en matière de paie, telle que le traitement du salaire garanti et la constitution correcte du registre du temps de travail.
• Exception de l'article 9 du RGPD : article 9, paragraphe 2, b) (obligations et droits en matière de droit du travail et de droit de la sécurité sociale).
• Rôles habilités : le travailleur concerné lui-même, le propriétaire et les gestionnaires RH du client, ainsi que les responsables disposant d'un droit de consultation sur ce travailleur. Ils sont tenus à la confidentialité par leur contrat de travail ou par une autre obligation de confidentialité ; le client y veille.
• Délai de conservation et point de départ : le même délai que les enregistrements du temps sous-jacents (point 9.1), calculé à partir du dernier jour de l'absence, sauf si le client fait fixer un délai plus court.

Pour toute question sur le présent accord : privacy@klox.be. Dernière mise à jour : 11/10/2026.