Pointeuse numérique : quelle méthode de pointage pour votre entreprise ?

Chaque méthode enregistre la même chose : qui, quand le travail a commencé, quand il s'est terminé, et les pauses entre les deux. La différence tient à ce que vous devez acheter et gérer, et à la facilité avec laquelle quelqu'un peut falsifier une heure ou pointer pour un collègue.

Deux remarques sur le risque de fraude. Quelle que soit la méthode, l'heure n'est fiable que si elle ne vient pas d'une horloge que le travailleur peut dérégler : un système qui prend l'heure du serveur est plus solide sur ce point qu'un appareil qui utilise sa propre horloge. Et si vous voulez exclure la fraude avec une empreinte digitale ou la reconnaissance faciale, vous entrez dans un régime de vie privée particulier (voir plus bas).

Un coût à part, c'est le temps que vous perdez, comme chef d'entreprise, à rectifier : un départ non pointé, un badge resté à la maison, une liste qui ne correspond pas à l'horaire. Cela dépend moins de la méthode que de la rapidité avec laquelle un système rend ces trous visibles.

En 2019, la Cour de justice a jugé que les États membres doivent imposer aux employeurs un système objectif, fiable et accessible permettant de mesurer la durée du temps de travail journalier de chaque travailleur.^[1]La forme de ce système est laissée aux États membres, qui peuvent tenir compte du secteur et de la taille de l'entreprise.^[1]L'arrêt n'impose donc ni pointeuse, ni badge, ni application, et ne traduit pas « objectif », « fiable » et « accessible » en exigences techniques.

La Belgique ne connaît pas aujourd'hui d'obligation générale d'enregistrer le temps de travail de chaque travailleur. Cette obligation existe bien pour une série de régimes, comme les horaires flottants, les dérogations à l'horaire des travailleurs à temps partiel, les flexi-jobs et le travail étudiant.^[2] Le gouvernement a annoncé vouloir se conformer à la jurisprudence européenne au plus tard le 1/1/2027.^[2]C'est une annonce, pas une loi publiée : aucun texte officiel ne dit encore quelles méthodes seront admises. Plus de détails dans enregistrement du temps de travail obligatoire en 2027 ?

Quand un régime existant dit quelque chose de la méthode

• Travailleurs à temps partiel. Si vous optez pour un système de suivi du temps, il enregistre chaque jour le début et la fin des prestations et des pauses, au moment où elles commencent et se terminent.^[3] Un encodage après coup ne convient pas.
• Flexi-jobs.Pour l'enregistrement de présence, l'ONSS cite notamment le système de caisse enregistreuse (SCE), le système alternatif d'enregistrement journalier des présences (SAE) lié à Dimona, le système électronique de suivi du temps que vous utilisez aussi pour le temps partiel, une Dimona journalière avec l'heure de début et de fin, ou un tachygraphe numérique.^[4]
• Badges.Si vous utilisez un badge d'accès aussi pour enregistrer l'arrivée et le départ, vous devez en informer vos travailleurs.^[5]
• Empreinte digitale ou visage.Les données biométriques sont des données sensibles. Vu le rapport de forces entre l'employeur et ses travailleurs, le consentement du travailleur ne peut pas être considéré comme libre ; une base juridique claire est presque toujours requise.^[6]

Klox est aujourd'hui une application web (PWA). Vos travailleurs l'ouvrent dans le navigateur de leur GSM, de leur tablette ou de leur ordinateur, et peuvent l'ajouter à l'écran d'accueil comme une application. Rien à installer depuis un magasin d'applications, aucun matériel à acheter.

Pointer sans réseau

Si la connexion tombe, dans une cave, sur un chantier ou au fond du magasin, l'application web garde le pointage sur l'appareil avec l'heure du clic et l'envoie dès que la connexion revient. Un tel pointage porte la mention « hors ligne », dans le registre journalier et dans l'export. Par défaut, Klox accepte les pointages hors ligne de moins de 24 heures ; vous pouvez modifier ce délai ou désactiver le pointage hors ligne. Un pointage hors ligne plus ancien est refusé et passe par une correction motivée.

La question n'est généralement pas de savoir quelle technologie est la meilleure, mais où vos collaborateurs travaillent et s'ils ont leur propre GSM sous la main. Trois options côte à côte, sur les points qui font la différence pour une PME :

Notre règle pratique : commencez avec le GSM ou l'ordinateur qui est déjà là. Choisissez un poste de pointage fixe si beaucoup de vos collaborateurs n'ont pas de GSM sur eux au travail (production, cuisine, chantier), ou si vous voulez que le pointage se fasse à un endroit fixe. Une pointeuse ou un badge n'est pas obligatoire : la Cour de justice n'impose aucun appareil.^[1]Pour les travailleurs à temps partiel, même une pointeuse mécanique classique n'est pas exclue comme système de suivi du temps, pour autant que le système réponde à toutes les conditions, dont l'enregistrement sur le moment.^[3]

Ce que coûte un poste de pointage fixe chez Klox

L'abonnement couvre le pointage dans le navigateur et avec le QR code de l'établissement. Le Klox Kiosk est un terminal de pointage NFC à placer à l'entrée : on y pointe avec un badge, ou avec son nom et un code PIN personnel, et il continue à enregistrer sans réseau. À commander par appareil, avec livraison à partir du 1/11/2026.

Ce que coûte l'abonnement pour votre équipe figure sur la page tarifs. Pour commander un kiosque, passez par la page contact.

Trois PME belges fictives, chacune avec un autre lieu de travail. Voici comment faire le choix avec les possibilités d'aujourd'hui.

Pour une journée complète dans l'horeca, avec service coupé et un départ non pointé, voyez l'enregistrement du temps dans l'horeca. Pour des services de jour avec pause de midi et des services échangés, voyez l'enregistrement du temps en magasin.

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   1. Choisissez une méthode par lieu de travail

   Servez-vous du tableau ci-dessus. Dans la plupart des petites équipes, ce sera le smartphone personnel, complété par un ordinateur pour qui préfère ne pas utiliser son GSM.
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   2. Décrivez comment le travail est mesuré

   Le règlement de travail mentionne les modes de mesurage et de contrôle du travail pour déterminer la rémunération.^[7]Une nouvelle façon d'enregistrer y a logiquement sa place. Le générateur de règlement de travail prépare un projet de texte et un message pour votre équipe.
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   3. Informez vos travailleurs

   Expliquez ce qui est enregistré, pourquoi, et qui peut le consulter. Pour un badge qui enregistre aussi l'arrivée et le départ, l'APD exige expressément que vous informiez vos travailleurs^[5]; pour une autre méthode, c'est tout aussi logique. Dans Klox, chaque travailleur voit ses propres heures.
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   4. Lancez votre essai gratuit

   Créez vous-même un compte, ajoutez votre établissement et invitez vos travailleurs. Les quatorze premiers jours sont gratuits, sans données de paiement, et il n'y a rien à installer.
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   5. Pointez la première semaine et vérifiez les anomalies

   Un départ non pointé apparaît automatiquement dans la liste des anomalies ; avec un horaire (Compliance Plus), les heures qui s'en écartent aussi. Une correction s'enregistre avec un motif ; le pointage d'origine reste visible.

Ce que coûte Klox par travailleur figure sur la page des tarifs.