Digitale prikklok: welke inklokmethode past bij je zaak?

Elke methode legt hetzelfde vast: wie, wanneer begonnen, wanneer gestopt, en de pauzes daartussen. Het verschil zit in wat je moet aankopen en beheren, en in hoe makkelijk iemand een tijdstip vervalst of voor een collega inklokt.

Twee kanttekeningen bij de fraudegevoeligheid. Het tijdstip zelf is bij elke methode pas betrouwbaar als het niet van een klok komt die de werknemer kan verzetten: een systeem dat de tijd van de server neemt, is daar sterker dan een toestel dat zijn eigen klok gebruikt. En wie fraude wil uitsluiten met een vingerafdruk of gezichtsherkenning, komt in een apart privacyregime terecht (zie hieronder).

Een apart kostenpunt is de tijd die jij als zaakvoerder verliest aan rechtzetten: vergeten uitklokken, een badge die thuis ligt, een lijst die niet klopt met het rooster. Dat hangt minder af van de methode dan van hoe snel een systeem die gaten zichtbaar maakt.

Het Hof van Justitie besliste in 2019 dat de lidstaten werkgevers moeten verplichten tot een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem waarmee de dagelijkse arbeidstijd van elke werknemer wordt geregistreerd.^[1] Hoe dat systeem eruitziet, laat het arrest aan de lidstaten, die daarbij rekening mogen houden met de sector en met de omvang van de onderneming.^[1]Het arrest schrijft dus geen prikklok, badge of app voor, en het vertaalt "objectief", "betrouwbaar" en "toegankelijk" niet in technische eisen.

België heeft vandaag geen algemene plicht om de arbeidstijd van elke werknemer te registreren. Die plicht bestaat wel voor een reeks regelingen, zoals glijdende uurroosters, afwijkingen bij deeltijdse werknemers, flexi-jobs en studentenarbeid.^[2] De regering heeft aangekondigd zich tegen uiterlijk 1/1/2027 in regel te stellen met de Europese rechtspraak.^[2] Dat is een aankondiging, geen gepubliceerde wet: welke methoden toegelaten zullen zijn, staat nog in geen enkele officiële tekst. Meer daarover op tijdsregistratie verplicht in 2027?

Waar een bestaande regeling wel iets over de methode zegt

• Deeltijdse werknemers. Kies je voor een systeem van tijdsopvolging, dan registreert het per dag begin en einde van de prestaties en van de rustpauzes op het moment dat ze beginnen of eindigen.^[3] Achteraf invullen past daar niet bij.
• Flexi-jobs. De RSZ noemt als manieren van aanwezigheidsregistratie onder meer het geregistreerd kassasysteem, het alternatief systeem van aanwezigheidsregistratie (ASA) dat aan Dimona verbonden is, het elektronische systeem van tijdsopvolging dat je ook voor deeltijdsen gebruikt, of een dagdimona met begin- en einduur.^[4]
• Badges. Gebruik je een toegangsbadge ook om aankomst en vertrek te registreren, dan moet je je werknemers daarover informeren.^[5]
• Vingerafdruk of gezicht. Biometrische gegevens zijn een bijzondere categorie. In een arbeidsrelatie is toestemming van de werknemer geen geldige grond, omdat er een gezagsverhouding is; er is een duidelijke wettelijke basis nodig.^[6]

Klox is vandaag een webapp (PWA). Je werknemers openen ze in de browser op hun gsm, tablet of computer, en kunnen ze op het startscherm zetten zoals een app. Er is niets te installeren uit een appwinkel en je hoeft geen hardware te kopen.

Zonder bereik inklokken

Valt de verbinding weg, in een kelder, op een werf of achteraan in de winkel, dan bewaart de webapp de klokactie op het toestel met het tijdstip van de klik en verstuurt ze zodra er weer verbinding is. Zo'n registratie krijgt het label "offline", in het dagregister en in de export. Standaard aanvaardt Klox offline klokacties tot 24 uur oud; je kunt die termijn aanpassen of offline inklokken uitzetten. Een oudere offline klokactie wordt geweigerd en loopt via een correctie met reden.

De vraag is meestal niet welke technologie de beste is, maar waar je mensen werken en of ze een eigen gsm bij de hand hebben. Drie richtingen naast elkaar, op de punten die voor een KMO het verschil maken:

Onze vuistregel: begin met de gsm of de computer die er al is. Kies een vaste inklokpost als veel mensen geen gsm bij zich hebben op het werk (productie, keuken, werf), of als je wilt dat inklokken op één vaste plek gebeurt. Een prikklok of badge is niet verplicht: het Europese Hof schrijft geen toestel voor.^[1] Bij deeltijdse werknemers is zelfs een klassieke, mechanische prikklok als systeem van tijdsopvolging niet uitgesloten, zolang het systeem op het moment zelf registreert.^[3]

Wat een vaste inklokpost bij Klox kost

Het abonnement dekt inklokken in de browser en met de QR-code van de vestiging. De Klox Kiosk is een NFC-inklokterminal voor aan de ingang: inklokken met een badge, of met naam en eigen PIN, en hij klokt door zonder netwerk. Te bestellen per toestel, met levering vanaf 1/11/2026.

Wat het abonnement kost voor 5, 12 of 20 werknemers, staat uitgerekend in wat kost tijdsregistratie voor een KMO? Een kiosk bestellen kan via contact.

Drie fictieve Belgische KMO's, elk met een andere werkplek. Zo zou je de keuze met de mogelijkheden van vandaag maken.

Voor een volledige werkdag in de horeca, met onderbroken dienst en een vergeten uitklok, zie tijdsregistratie in de horeca. Voor dagdiensten met middagpauze en gewisselde diensten, zie tijdsregistratie in de winkel.

1. 1

   1. Kies per werkplek een methode

   Gebruik de tabel hierboven. In de meeste kleine teams wordt het de eigen smartphone, aangevuld met een computer voor wie liever niet op de gsm werkt.
2. 2

   2. Leg vast hoe je de arbeid meet

   Het arbeidsreglement vermeldt de wijzen van meting van en controle op de arbeid.^[7] Een nieuwe manier van registreren hoort daar logisch bij. De arbeidsreglement-generator maakt een concepttekst en een bericht aan je team.
3. 3

   3. Informeer je werknemers

   Vertel wat er geregistreerd wordt, waarom, en wie het kan inzien. Voor een badge die ook aankomst en vertrek registreert, vraagt de GBA uitdrukkelijk dat je je werknemers informeert^[5]; bij een andere methode is het even logisch. In Klox ziet elke werknemer zijn eigen uren onder "Mijn uren".
4. 4

   4. Start je gratis proef

   Maak zelf een account aan, voeg je vestiging toe en nodig je werknemers uit. De eerste veertien dagen zijn gratis, zonder betaalgegevens, en er is niets te installeren.
5. 5

   5. Klok de eerste week mee en kijk de afwijkingen na

   Vergeten uitklokken komt vanzelf in het afwijkingsoverzicht; met een rooster (Compliance Plus) ook uren die ervan afwijken. Een correctie leg je vast met een reden; de oorspronkelijke klokactie blijft zichtbaar.

Wat Klox kost per werknemer, staat op de prijzenpagina. Werk je vandaag nog met een spreadsheet, lees dan eerst tijdsregistratie in Excel: kan dat?