Verwerkersovereenkomst (DPA)

Deze overeenkomst geldt tussen de klant die in de aanvaarde registratie of bestelling is geïdentificeerd, als werkgever en verwerkingsverantwoordelijke, en Klox, aanbieder van de dienst, als verwerker. De verwerker is Klox BV, Sint-Amandsesteenweg 268, 2880 Bornem, België, ondernemingsnummer 1043.296.663, RPR Antwerpen, afdeling Mechelen. De klant bepaalt de doeleinden en essentiële middelen. Klox bepaalt de passende technische uitvoering binnen de opdracht. Deze standaardovereenkomst is niet bestemd voor een klant die zelf uitsluitend als verwerker voor andere werkgevers optreedt; daarvoor leggen partijen de juiste verwerkersketen afzonderlijk vast.

De klant wordt geïdentificeerd met de juridische naam, het adres en het ondernemingsnummer uit zijn registratie en bestelling. Zijn bevoegde beheerder en privacy- en incidentcontact is de zaakvoerder (eigenaar) van de omgeving, tenzij de klant schriftelijk een ander contact aanduidt. Klox is voor deze overeenkomst bereikbaar via privacy@klox.be. De klant houdt zijn contact en bevoegde instructiegevers actueel. Voor Klox’ eigen zakelijke contact-, facturatie- en contractadministratie geldt het privacybeleid. Accounts, sessies en auditgegevens binnen de werkgeversomgeving vallen onder deze opdracht wanneer zij voor de werkgever worden verwerkt.

Klox verwerkt de persoonsgegevens voor de overeengekomen arbeidstijdregistratie: registreren van begin, einde en eventuele pauzes, het opbouwen van registers, traceerbare correcties, toegang door bevoegde gebruikers, ondersteuning en uitvoer voor de klant, betrokken werknemers en bevoegde inspectie. Rooster-, afwezigheids-, kiosk- en rapporteringsfuncties behoren alleen tot de opdracht als de klant de betrokken module afneemt. Verwerking omvat verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan, raadplegen, beveiligen, corrigeren, exporteren, back-uppen en verwijderen. De duur loopt vanaf de eerste uitvoering tot het einde van de termijnen en instructies in punt 10.

De klant zorgt voor een rechtmatige rechtsgrond, informatie aan betrokkenen, noodzakelijke interne afspraken en rechtmatige instructies. Klox gebruikt deze persoonsgegevens niet voor eigen reclame, verkoop, training van AI-modellen of een ander zelfstandig doel. Toegang voor ondersteuning of foutonderzoek blijft beperkt tot wat voor de opdracht nodig is. Een ontwikkelingstest gebruikt bij voorkeur synthetische of daadwerkelijk geanonimiseerde gegevens. Het gebruik van productiedata voor een noodzakelijke foutreproductie blijft onder dezelfde instructies, toegangsbescherming en verwijderingsregels vallen.

3.1 Betrokkenen. Werknemers en andere door de klant rechtmatig toegelaten medewerkers, plus de beheerders en gemachtigde gebruikers van de klant. De klant beoordeelt afzonderlijk zijn bevoegdheid voor bijvoorbeeld uitzendkrachten of medewerkers van een andere werkgever.

3.2 Gewone gegevens. Naam, personeelsnummer en eventueel loonnummer, werkplaats en team, contracttype en in- en uitdiensttreding voor zover nodig voor de gekozen functies. Daarnaast zakelijke e-mail- en accountgegevens, beveiligde authenticatiegegevens, inklok- en uitkloktijden, geregistreerde pauzes, de bron van elke registratie (webapp, mobiele app, QR-code, kiosk of manuele invoer), correcties met reden, auteur en tijdstip, en de roosters en toegestane afwezigheidsgegevens van de afgenomen modules. Niet ieder veld is voor iedere klant verplicht. Technische gegevens omvatten het IP-adres en toestel- en browserinformatie bij relevante auditacties en het IP-adres, de user agent en noodzakelijke aanmeldsessiegegevens. Het IP-adres en de toestelinformatie bij een tijdsregistratie maken deel uit van het bewijs van die registratie en volgen haar bewaartermijn.

Neemt de klant de kioskmodule af, dan verwerkt Klox ook de persoonlijke kiosk-PIN van een werknemer, uitsluitend als cryptografische afgeleide met een sleutel per organisatie, van badges uitsluitend een cryptografische afgeleide van de badgecode en nooit de leesbare code, en de gegevens van het kiosktoestel (naam, vestiging, model, besturingssysteem en appversie). Voor de mobiele app verwerkt Klox een installatie-ID, het platform en de appversie.

3.3 Afwezigheid en gevoelige informatie. De standaardopdracht omvat geen medische attesten, diagnoses, biometrische identificatiegegevens, rijksregisternummers of leesbare badgecodes. Een gewone vakantieaanvraag is niet alleen door haar naam een bijzondere categorie. Een ziektecode of ziekteperiode kan wel gezondheidsgegevens onthullen. Wanneer de klant dergelijke beperkte codes of perioden via de afgenomen afwezigheidsmodule laat verwerken, neemt hij de toegestane codes, het doel, de uitzondering van artikel 9 GDPR en de bevoegde rollen op in zijn gedocumenteerde module-instructie. Zonder die afbakening worden geen gezondheidsredenen verwerkt. Vrije tekst met medische, religieuze of vakbondsinformatie en bijlagen met medische documenten vallen buiten deze opdracht.

Gebruikt de klant in de afwezigheidsmodule het afwezigheidstype ziekte, dan geldt de standaardinstructie in punt 11, tenzij de klant schriftelijk een andere instructie vastlegt.

Voor toegestane gezondheidsgegevens beperken partijen de toegang tot noodzakelijke categorieën personen, beschrijven zij hun functies, houden zij de lijst beschikbaar voor de toezichthouder en zorgen zij voor een wettelijke of contractuele geheimhoudingsplicht. Onbedoeld ontvangen gegevens buiten de opdracht worden afgeschermd. Klox informeert de klant en volgt diens rechtmatige instructie tot verwijdering of andere noodzakelijke afwikkeling. Partijen beperken herhaling door passende veld-, import- en toegangsinstellingen.

3.4 Locatie. Het datamodel bevat optionele breedte- en lengtegraadvelden, maar het verzamelen van precieze geolocatie is geen onderdeel van deze standaardopdracht. Klox activeert zulke verzameling niet zonder afzonderlijke gedocumenteerde opdracht en passende technische inrichting. De klant voert deze gegevens evenmin via import, API of vrije tekst in zonder die afspraak. De klant beoordeelt vooraf noodzaak, proportionaliteit, informatie aan werknemers en eventuele effectbeoordeling. Gewone werkplaats- of teamgegevens zijn hiervan te onderscheiden.

Klox verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie. Die instructies bestaan uit deze overeenkomst, de aanvaarde registratie of bestelling, rechtmatig gekozen instellingen en schriftelijke opdrachten van de aangewezen bevoegde contactpersonen. Internationale doorgiften zijn mede aan punt 8 onderworpen. Een instructie buiten de afgesproken functies vereist eerst overeenstemming over uitvoerbaarheid, beveiliging en eventuele bijkomende dienstverlening. Wettelijk vereiste bijstand wordt daardoor niet uitgesteld.

Verplicht op Klox toepasselijk Unierecht of lidstatelijk recht tot een andere verwerking, dan informeert Klox de klant vóór die verwerking over de verplichting, behalve wanneer dat recht kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt. Klox informeert de klant onmiddellijk wanneer een instructie naar zijn oordeel de GDPR of andere toepasselijke EU- of lidstatelijke regels inzake gegevensbescherming schendt. Het voert de betwiste instructie niet onrechtmatig uit en overlegt zonder onnodige vertraging over een rechtmatige oplossing. Een noodzakelijke beperking treft alleen de betrokken verwerking zolang dat mogelijk is.

Toegang wordt alleen verleend aan personen die de gegevens voor hun taak nodig hebben, passende instructies hebben ontvangen en door wettelijke of contractuele vertrouwelijkheid gebonden zijn. Dat omvat bevoegde medewerkers en ingeschakelde zelfstandigen. De geheimhouding blijft gelden nadat hun toegang of opdracht is beëindigd. Klox kan zonder nieuwe klantinstructie noodzakelijke niet-essentiële technische uitvoeringsmiddelen aanpassen zolang doel, reikwijdte, beveiligingsniveau en de overeengekomen datalocatie niet worden verruimd.

Klox neemt en onderhoudt passende technische en organisatorische maatregelen overeenkomstig artikel 32 GDPR. Het houdt rekening met de stand van de techniek, uitvoeringskosten, aard en omvang van de verwerking en de risico’s voor betrokkenen. De onderstaande maatregelen zijn overeengekomen verplichtingen. Zij zijn geen toezegging dat ieder incident technisch uitgesloten is. Een andere uitvoering mag worden gebruikt wanneer zij ten minste gelijkwaardige bescherming biedt en geen andere uitdrukkelijke contractafspraak verandert.

Transport en authenticatie. Gegevensoverdracht verloopt via passende actuele TLS-beveiliging. Wachtwoorden worden uitsluitend met een geschikte, gezouten wachtwoordhash bewaard, niet in leesbare vorm. Toegangsrechten worden naar noodzaak toegekend en gecontroleerd. Bevoorrechte beheer- en supporttoegang wordt met multifactorauthenticatie beschermd. Sleutels en authenticatiegeheimen zijn beperkt toegankelijk en worden niet opgenomen in gewone exports.

Isolatie en integriteit. Organisaties worden op databaseniveau met row-level security en passende autorisatiecontroles gescheiden. Klox controleert de werking, inclusief API’s, exports en afwijkende beheerrechten. Noodzakelijke supporttoegang is geautoriseerd en traceerbaar. Ruwe tijdsregistraties zijn tijdens hun bewaartermijn append-only; correcties worden afzonderlijk met reden, auteur en tijdstip vastgelegd. Dit verhindert geen rechtmatige rectificatie, beperking of verwijdering aan het einde van de bewaartermijn.

Logging. Relevante handelingen en bevoorrechte toegang worden in een afgeschermde audittrail vastgelegd met passende tijdsynchronisatie en bescherming tegen ongeoorloofde wijziging. Zakelijke correctiegegevens worden onderscheiden van gedetailleerde technische beveiligingsgegevens. Bewaring volgt punt 9.

Back-ups en herstel. Klox maakt dagelijks versleutelde back-ups met een rollende retentie van maximaal dertig kalenderdagen. Toegang tot back-ups is beperkt. Klox test het herstel periodiek en documenteert de uitkomst en noodzakelijke verbeteringen. Eerdere verwijderings- of beperkingsinstructies worden na herstel opnieuw toegepast voordat de betrokken gegevens weer normaal beschikbaar komen. Dagelijkse back-ups houden geen garantie in dat nooit gegevens tussen twee back-upmomenten verloren kunnen gaan.

Beheer en controle. Klox hanteert passende processen voor beveiligingsupdates, kwetsbaarheden, veilige ontwikkeling, incidenten en bedrijfscontinuïteit en beoordeelt periodiek de doeltreffendheid van de maatregelen. De primaire applicatie en database worden in Duitsland gehost. Overige verwerkingslocaties en eventuele doorgiften volgen punten 6 en 8. De klant blijft verantwoordelijk voor zijn eigen apparaten, waaronder een kiosk op de werkvloer, accounttoekenning en rechtmatige configuratie; dit vermindert Klox’ eigen beveiligingsverplichtingen niet.

6.1 Toestemming en keten. De klant verleent algemene schriftelijke toestemming voor de vóór de eerste verwerking geïdentificeerde subverwerkers in het register hieronder en voor latere wijzigingen volgens 6.2. Klox selecteert partijen die voldoende garanties bieden, legt hun schriftelijk dezelfde relevante gegevensbeschermingsverplichtingen op en blijft tegenover de klant volledig verantwoordelijk voor de uitvoering van hun verplichtingen volgens artikel 28, lid 4, GDPR. Klox houdt de noodzakelijke informatie over identiteit, taken en verdere keten beschikbaar.

• Hostinger. Taak: hosting van applicatie en database, met de daarvoor noodzakelijke gegevens van de afgenomen modules. Primaire applicatie- en databaselocatie: Duitsland. Contractspartij: Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Cyprus.
• Brevo. Taak: noodzakelijke transactionele e-mails, zoals uitnodigingen en meldingen. Gegevens: e-mailadres, noodzakelijke naam en minimale berichtinhoud. Contractspartij: Sendinblue SAS, handelend als Brevo, 106 boulevard Haussmann, 75008 Parijs, Frankrijk. Gevoelige verlofredenen en volledige inspectiedossiers worden niet in gewone notificaties opgenomen. Niet-noodzakelijke open- en kliktracking wordt voor deze werknemersberichten niet gebruikt.

Toegang of verdere verwerking door deze subverwerkers buiten de Europese Economische Ruimte gebeurt alleen volgens punt 8. Op verzoek bezorgt Klox de landen voor back-ups, beheer- en supporttoegang en verdere verwerking die de subverwerker meedeelt, en de toepasselijke doorgiftewaarborg.

Cloudflare en Mollie Payments staan niet als subverwerker van deze werknemersopdracht in dit register zolang Cloudflare uitsluitend DNS levert zonder werknemersgegevens namens de klant te verwerken en Mollie uitsluitend Klox’ eigen betalingsadministratie afhandelt. De verwerking van technische DNS-gegevens en de eigen rol van betaaldienstverleners staan in het privacybeleid. Wijzigt hun werkelijke taak of gegevensstroom, dan beoordeelt Klox hun rol opnieuw vóór inzet en past het zo nodig deze procedure toe.

6.2 Wijzigingen. Klox meldt een voorgenomen toevoeging of vervanging normaal minstens dertig kalenderdagen vooraf, met identiteit, taak, gegevens, locaties en relevante waarborgen. De klant kan binnen vijftien kalenderdagen na de melding gemotiveerd bezwaar maken op concrete gegevensbeschermingsgronden. Klox behandelt het bezwaar vóór de inzet en onderzoekt een passende oplossing. De klant hoeft niet zonder informatie in te stemmen, maar kan niet eisen dat Klox voor hem kosteloos een wezenlijk andere infrastructuur ontwikkelt. Is geen rechtmatige en redelijk uitvoerbare oplossing mogelijk, dan kan ieder van partijen het getroffen deel beëindigen voordat de nieuwe subverwerker die gegevens verwerkt. Klox betaalt ongebruikte vooruitbetaalde diensttijd terug; een vervroegde-uitstapvergoeding geldt dan niet.

Bij een aantoonbare urgente beveiligings- of continuïteitsnoodzaak kan de gewone aankondigingstermijn worden verkort. Klox meldt de reden, de nieuwe partij en de waarborgen vóór de betrokken verwerking en biedt zo veel mogelijk tijd voor bezwaar. De wettelijke informatie- en bezwaarmogelijkheid vervalt niet. Een klant die pas later kennis krijgt van een concreet probleem behoudt een gemotiveerd bezwaar dat op die nieuwe informatie berust.

7.1 Bijstand. Rekening houdend met de aard van de verwerking en de beschikbare informatie verleent Klox passende technische en organisatorische bijstand bij betrokkenenverzoeken en de verplichtingen uit artikelen 32 tot en met 36 GDPR, waaronder beveiliging, meldingen, effectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging. Een rechtstreeks ontvangen betrokkenenverzoek wordt zonder onnodige vertraging doorgestuurd naar het aangewezen klantcontact. Klox beslist niet zelf namens de werkgever over het verzoek zonder instructie, behalve wanneer de wet een eigen handeling vereist.

Inbegrepen zijn de gewone productfuncties voor inzage, export, correctie en verwijdering en redelijke standaardinformatie over de eigen verwerking. Voor omvangrijk specifiek zoekwerk, maatwerkrapporten, bijkomende workshops of andere bijstand buiten die standaardondersteuning kan Klox een vooraf overeengekomen redelijke vergoeding vragen. Klox begroot de werkzaamheden en kosten vooraf wanneer dat mogelijk is. Bijstand of herstel die nodig is door een aan Klox toerekenbare niet-naleving wordt niet afzonderlijk aan de klant aangerekend. Dringende wettelijk vereiste bijstand wordt niet uitgesteld wegens een discussie over extra vergoeding.

7.2 Inbreuken. Zodra Klox kennis heeft van een inbreuk in verband met persoonsgegevens van de klant, informeert het het aangewezen contact zonder onredelijke vertraging. Klox wacht niet tot het onderzoek of de volledige omvang vaststaat. De eerste melding bevat de dan beschikbare informatie over aard, getroffen gegevens en personen, vermoedelijke gevolgen, genomen of voorgestelde maatregelen en een bereikbaar contact. Ontbrekende informatie volgt gefaseerd zonder onnodige vertraging. Onrechtmatig verlies, vernietiging, wijziging of ontoegankelijkheid kan eveneens een inbreuk zijn; alleen diefstal of openbaarmaking is geen uitputtende omschrijving.

Klox neemt passende maatregelen om de gevolgen te beperken, bewijs te bewaren, herstel uit te voeren en herhaling te voorkomen en houdt de klant over wezenlijke ontwikkelingen op de hoogte. De klant beslist over zijn melding aan toezichthouder en betrokkenen. Klox doet die niet zelfstandig namens de klant zonder instructie, behalve bij een eigen wettelijke verplichting. Een incidentmelding of het verlenen van bijstand is op zichzelf geen erkenning van aansprakelijkheid. De kosten- en aansprakelijkheidsafspraken doen geen afbreuk aan deze operationele verplichtingen.

De primaire applicatie en database worden in Duitsland gehost. Klox organiseert de standaardwerknemersverwerking binnen de Europese Economische Ruimte (EER), overeenkomstig de keten in punt 6. Normaal applicatieverkeer wordt volgens de beschreven configuratie rechtstreeks naar de applicatieservers geleid, zonder Cloudflare-proxy. Dit is geen garantie dat ieder netwerkpakket zonder netwerkdienstverleners wordt vervoerd en doet geen uitspraak over afzonderlijke DNS-, e-mail- of supportstromen.

Toegang of andere verwerking buiten de EER is alleen toegestaan na voorafgaande gedocumenteerde toestemming of instructie van de klant voor de concrete ontvanger, activiteit en landen, en naleving van hoofdstuk V GDPR. Klox deelt de werkelijke doorgiftewaarborg mee. Bij een toepasselijk adequaatheidsbesluit moet de ontvanger en verwerking daaronder vallen. Anders gebruikt Klox passende waarborgen, zoals de toepasselijke Europese standaardcontractbepalingen met de noodzakelijke doorgiftebeoordeling en aanvullende maatregelen. Een instructie van de klant is niet op zichzelf een doorgiftewaarborg. Zonder rechtmatige oplossing begint of vervolgt Klox die doorgifte niet.

Klox beoordeelt een verzoek van een overheid om gegevens op rechtsgeldigheid, reikwijdte en toepasselijke verplichtingen. Het beperkt een verstrekking tot het noodzakelijke, informeert de klant behalve bij een wettelijk verbod en vraagt waar aangewezen verduidelijking of betwist een onrechtmatig verzoek. Een bevel van een derde land is niet zonder verdere toets voldoende grond voor een doorgifte. Deze afspraken houden geen absolute garantie in dat nooit een rechtmatig overheidsverzoek kan worden uitgevoerd.

9.1 Bewaarschema. De klant bepaalt een rechtmatige termijn en het juiste startpunt per categorie. Voor tijdsregistraties, gekoppelde noodzakelijke identificatie en correctiehistoriek geldt als standaardinstructie zestig maanden vanaf de dag waarop de registratie betrekking heeft. De klant kan een andere gerechtvaardigde termijn en een ander wettelijk vereist startpunt laten vastleggen, ook een kortere termijn wanneer zijn toepasselijke verplichtingen dat toelaten. Klox voert die rechtmatige instructie uit. Extra langetermijnarchivering boven de inbegrepen dienst kan een afzonderlijke afspraak en vooraf aanvaarde prijs vergen. Het einde van het abonnement volgt punt 10 en wordt niet door deze standaardtermijn uitgesteld.

Gedetailleerde technische beveiligings- en aanmeldsessiegegevens worden standaard na negentig kalenderdagen vanaf de gebeurtenis verwijderd of tot noodzakelijke minimale auditinformatie teruggebracht. De minimale auteur, handeling en tijd van een rechtmatig bewaarde correctie kunnen met die registratie bewaard blijven zonder automatisch ook elk IP-adres of sessiegeheim te bewaren. Een concreet incident of een gemotiveerde klantinstructie kan een afzonderlijke noodzakelijke termijn rechtvaardigen. Toegang wordt bij intrekking van de machtiging beëindigd; behoud van historische identificatie betekent niet behoud van een actief account.

Voor de optionele afwezigheidsmodule wordt vóór het verwerken van gevoelige codes een module-instructie vastgelegd met de toegestane codes, bevoegde rollen, noodzakelijke bewijsgegevens, bewaartermijn en startpunt. Een termijn voor de onderliggende tijdsregistratie geldt niet automatisch voor de gevoelige reden of vrije tekst. De klant bepaalt die termijn op basis van zijn concrete arbeidsrechtelijke doel en verantwoordt een langere bewaring. Medische documenten blijven uitgesloten. Een gerichte bewaarblokkering voor een daadwerkelijk geschil wordt schriftelijk vastgelegd, beperkt tot de nodige gegevens en periodiek herbeoordeeld.

Na afloop van de rechtmatige termijn verwijdert Klox persoonsgegevens of anonimiseert het deze op rechtmatige instructie daadwerkelijk onomkeerbaar. Het verwijderen van een naam alleen is onvoldoende wanneer personeelsnummers, roosters, locaties, auditgegevens of andere redelijkerwijs beschikbare informatie identificatie mogelijk maken. De klant kan een verwijdering of anonimisering niet zonder gedocumenteerde rechtmatige reden uitschakelen om onbeperkt te bewaren. Uitdiensttreding is niet zonder meer het startpunt voor alle gegevenscategorieën.

9.2 Aantoonbaarheid en audits. Klox stelt de informatie beschikbaar die nodig is om naleving aan te tonen en maakt audits, waaronder inspecties, door de klant of een door hem gemachtigde onafhankelijke controleur mogelijk en werkt eraan mee. Partijen gebruiken eerst passende documentatie, recente testresultaten of onafhankelijke rapporten wanneer die de controlevraag beantwoorden. Dit vervangt geen noodzakelijke aanvullende inspectie.

Een gewone audit wordt minstens tien werkdagen vooraf aangekondigd, tijdens normale werkuren gepland en beperkt tot relevante verwerkingen. In beginsel wordt één gewone audit per kalenderjaar uitgevoerd. Die beperkingen gelden niet wanneer concrete aanwijzingen van niet-naleving, een relevante inbreuk of een toezichthouder aanvullende of dringende controle nodig maken. De controleur is onafhankelijk, heeft geen rechtstreeks concurrerend productbelang en is aan passende geheimhouding gebonden. Andere klantgegevens, authenticatiegeheimen en niet-relevante bedrijfsgeheimen worden afgeschermd. Klox biedt passende alternatieve bewijsvoering wanneer directe toegang een aantoonbaar veiligheidsrisico schept, zonder de noodzakelijke controle te verhinderen.

De klant draagt zijn gewone externe auditkosten. Redelijke bijkomende inzet van Klox buiten standaarddocumentatie wordt vooraf begroot en afgesproken. Voor zover een aanvullende audit noodzakelijk blijkt wegens aan Klox toerekenbare materiële niet-naleving, draagt Klox zijn eigen medewerkings- en herstelkosten. Kosten, geheimhouding of een leveranciersprocedure mogen de wettelijk vereiste controle niet onmogelijk maken. Voor subverwerkers organiseert Klox toereikende informatie en medewerking in de keten.

10.1 Keuze en beschikbaarheid. Na het einde van de verwerkingsdiensten kiest de klant voor teruggave of verwijdering. De aanvaarde standaardinstructie is teruggave via veilige export gedurende dertig kalenderdagen, gevolgd door verwijdering. Een rechtmatige eerdere teruggave- of verwijderingsinstructie blijft mogelijk. Bij een overstap volgens de Dataverordening (Verordening (EU) 2023/2854) begint de opvragingsperiode pas na de overgang en duurt zij minstens dertig kalenderdagen. Deze overeenkomst blijft gelden tijdens die afwikkeling.

De export omvat de rechtmatig bewaarde persoonsgegevens en hun noodzakelijke relaties en metadata, inclusief registraties, correcties met auteur en reden, roosters, toegestane afwezigheidsgegevens en relevante auditgegevens. Klox levert een gangbaar gestructureerd machineleesbaar formaat met de noodzakelijke veld- en schema-informatie en aanvullend een leesbaar PDF-dossier volgens het plan. Wachtwoorden, authenticatiegeheimen en gegevens van andere klanten worden niet meegeleverd. De exportfunctie blijft na gewoon gebruik beschikbaar. Bij een onveilige portaaltoegang biedt Klox een passend veilig alternatief.

10.2 Verwijdering. Na de opvragingsperiode verwijdert Klox de persoonsgegevens uit actieve systemen en toegankelijke operationele kopieën binnen dertig kalenderdagen. Dit omvat relevante tijdelijke exports en ondersteuningsbestanden. Klox laat de subverwerkers de overeenkomstige afwikkeling uitvoeren. Uitsluitend waar op Klox toepasselijk Unierecht of lidstatelijk recht verdere bewaring verplicht, bewaart Klox de noodzakelijke categorie afgeschermd gedurende de verplichte termijn en informeert het de klant, behalve wanneer kennisgeving verboden is.

Resterende niet-regulier toegankelijke back-upkopieën worden uiterlijk dertig kalenderdagen na de productieverwijdering uitgefaseerd. Tot dan blijven zij beschermd en worden zij alleen voor noodzakelijk herstel gebruikt, met hernieuwde toepassing van eerdere verwijderings- en beperkingsinstructies. Bij een gewoon einde zonder verlengde overstap zijn persoonsgegevens uiterlijk op dag zestig uit actieve systemen en uiterlijk op dag negentig uit resterende back-ups verwijderd. Een eerdere rechtmatige instructie wordt zonder onnodige vertraging uitgevoerd, met toelichting van een strikt noodzakelijke technische uitfasering.

10.3 Proef zonder activering. Het gewone proefgebruik eindigt op de laatste proefdag. Op basis van de bij de start van de proef aanvaarde instructie kan de klant daarna negentig kalenderdagen veilig exporteren of alsnog activeren. Hij kan eerder teruggave of verwijdering vragen. Klox waarschuwt het aangewezen contact minstens veertien kalenderdagen vóór het einde van die negentig dagen. Productieverwijdering volgt uiterlijk op dag 120 en verwijdering van resterende back-ups uiterlijk op dag 150, gerekend vanaf de laatste proefdag. Tijdige activering vervangt de geplande proefafwikkeling door het abonnementsbewaarschema. Na voltooide verwijdering bestaat geen aanspraak op herstel van de gewiste gegevens. Toepasselijke wettelijke overstaprechten blijven behouden.

10.4 Bewijs en vervolgarchief. De klant controleert tijdig zijn export en verzorgt de verdere archivering die zijn wettelijke verplichtingen vereisen. De afwikkeling is geen kosteloos archief voor de volledige arbeidsrechtelijke bewaartermijn. Klox blijft verantwoordelijk voor de overeengekomen volledige en bruikbare export. Op verzoek bevestigt het schriftelijk de voltooide productieverwijdering en uitfasering van resterende kopieën, of vermeldt het de wettelijk verplichte resterende categorie, grond en eindtermijn.

10.5 Verhouding tot de algemene voorwaarden. Deze overeenkomst heeft voorrang voor concrete instructies, beveiliging en persoonsgegevensverplichtingen. Voor eigen contractuele schadevorderingen tussen Klox en de klant geldt artikel 8 van de algemene voorwaarden, inclusief het bijzondere gegevensplafond en de daar genoemde uitzonderingen. Rechten van betrokkenen, toezichthouders en het wettelijke verhaal dat daar uitdrukkelijk behouden blijft worden niet beperkt. Een privacybeleidsupdate wijzigt deze overeenkomst niet vanzelf. Inhoudelijke wijzigingen worden schriftelijk of elektronisch overeengekomen, naast de vooraf aanvaarde procedure voor subverwerkers en gelijkwaardige technische maatregelen.

Deze instructie geldt wanneer de klant in de afwezigheidsmodule het afwezigheidstype ziekte gebruikt en geen andere schriftelijke instructie vastlegt.

• Toegestane gegevens: het afwezigheidstype ziekte, de periode (ook een halve dag) en de status van de aanvraag. Geen reden, diagnose, medisch attest of andere medische informatie. Een optionele toelichting bevat geen gezondheidsinformatie.
• Doel: de arbeidsrechtelijke en loonadministratie van afwezigheden, zoals het verwerken van gewaarborgd loon en het correct opbouwen van het arbeidstijdregister.
• Uitzondering van artikel 9 GDPR: artikel 9, lid 2, b (verplichtingen en rechten op het gebied van het arbeidsrecht en het socialezekerheidsrecht).
• Bevoegde rollen: de betrokken werknemer zelf, de eigenaar en HR-beheerders van de klant, en leidinggevenden met kijkrecht op die werknemer. Zij zijn door hun arbeidsovereenkomst of een andere geheimhoudingsplicht tot vertrouwelijkheid gehouden; de klant zorgt daarvoor.
• Bewaartermijn en startpunt: dezelfde termijn als de onderliggende tijdsregistraties (punt 9.1), gerekend vanaf de laatste dag van de afwezigheid, tenzij de klant een kortere termijn laat vastleggen.

Voor vragen over deze overeenkomst: privacy@klox.be. Laatst bijgewerkt: 11/10/2026.