Privacybeleid

Klox is een dienst voor arbeidstijdregistratie, aangeboden door Klox BV, Sint-Amandsesteenweg 268, 2880 Bornem, België, ondernemingsnummer 1043.296.663, RPR Antwerpen, afdeling Mechelen (btw BE 1043.296.663). Voor vragen over dit Beleid bereik je ons via privacy@klox.be.

Voor werknemersgegevens die Klox namens een werkgever verwerkt, is de werkgever verwerkingsverantwoordelijke en Klox verwerker. Dit omvat ook bijbehorende gebruikersaccounts, sessies, tijdsregistraties en auditgegevens binnen de werkgeversomgeving. Die verhouding geldt vanaf de eerste verwerking, ook tijdens een proef, en staat in de verwerkersovereenkomst. Dit Beleid betreft onze eigen website, contact- en demo-aanvragen, registraties die nog niet afgerond zijn, en klanten-, contract-, ondersteunings- en facturatieadministratie. Dezelfde zakelijke contactpersoon kan voor die afzonderlijke doeleinden in onze eigen administratie voorkomen.

Contact en demo-aanvragen. We verwerken je naam, e-mailadres, de inhoud van je vraag en, als je die verstrekt, je bedrijfsnaam, sector en aantal werknemers. We gebruiken die gegevens om je vraag te beantwoorden en de gevraagde demo of offerte op te volgen. Ben je zelf de mogelijke contractspartij, dan doen we dit om op jouw verzoek stappen te nemen vóór een overeenkomst. Handel je namens een organisatie, dan steunen we op ons gerechtvaardigd belang om zakelijke aanvragen te behandelen en een mogelijke klantrelatie te beoordelen.

Als je begint met registreren. We verwerken je e-mailadres en wat je daarna invult: je naam, de gegevens van je bedrijf (naam, btw- of ondernemingsnummer, adres), het aantal werknemers, de sector en, als je dat wil, je telefoonnummer, plus de pagina of campagne waarlangs je kwam. Je wachtwoord bewaren we pas als je account bestaat. We gebruiken die gegevens zodat je later verder kan waar je stopte, en om je hoogstens twee herinneringen te sturen als je niet afrondt: de eerste na ongeveer een uur, de tweede een dag later, zonder promoties. Gaf je een telefoonnummer, dan kunnen we je ook bellen om je op weg te helpen. We doen dit om op jouw verzoek stappen te nemen vóór een overeenkomst en op basis van ons gerechtvaardigd belang om een begonnen registratie te helpen afronden. Elke herinnering bevat een link om geen herinneringen meer te krijgen. We laden je e-mailadres of telefoonnummer nooit op naar advertentieplatformen.

Zakelijke administratie en ondersteuning. We verwerken naam en zakelijke contactgegevens, organisatie- en bestelgegevens, noodzakelijke correspondentie, facturatiegegevens, betaalreferenties en betalingsstatus om overeenkomsten uit te voeren, ondersteuning te bieden, betalingen te innen en onze administratie te voeren. Voor een natuurlijke persoon die zelf klant is, is de uitvoering van de overeenkomst de rechtsgrond. Voor contactpersonen van een organisatie is dit ons gerechtvaardigd belang bij het beheren van de relatie. Wettelijk verplichte fiscale en boekhoudkundige verwerking berust op een wettelijke verplichting. Voor noodzakelijke bewijsbewaring en het behandelen van geschillen steunen we op ons gerechtvaardigd belang om onze rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Promotionele berichten. Een demo-aanvraag of een registratie is geen inschrijving voor een nieuwsbrief. Voor afzonderlijke promotionele e-mails vragen we toestemming. Alleen bij een bestaande klantrelatie kunnen we zonder die afzonderlijke toestemming eigen soortgelijke diensten voorstellen aan een e-mailadres dat we bij de verkoop hebben ontvangen, mits bij de verzameling en bij ieder bericht een eenvoudige kosteloze afmelding wordt aangeboden. Bij bezwaar of afmelding stoppen we die marketing. Gewone antwoorden op je vraag, de herinneringen bij een begonnen registratie en noodzakelijke serviceberichten zijn geen nieuwsbrief.

Beveiliging. Onze website en eigen administratie verwerken noodzakelijke technische gegevens, zoals IP-adres, tijdstip en beveiligingsgebeurtenissen, voor toegangsbeveiliging, misbruikpreventie en het onderzoeken van storingen. Meld je een kwetsbaarheid, dan verwerken we je naam, e-mailadres en melding om ze af te handelen. Rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst. Logs die Klox uitsluitend voor de werkgeversomgeving bijhoudt, vallen onder de verwerkersovereenkomst. Voor websitestatistieken met Google Analytics geldt toestemming, zoals uitgewerkt in punt 6.

We krijgen deze gegevens van jou of, voor zakelijke contactgegevens, van je organisatie of een bevoegde collega. Bij indirect ontvangen gegevens informeren we je uiterlijk bij het eerste contact, of eerder wanneer de wettelijke termijn dat vereist. Je naam, contact- en bestelgegevens zijn nodig om je aanvraag of bestelling te behandelen. Bedrijfsprofielgegevens bij een demo, je telefoonnummer en toestemming voor marketing zijn facultatief. Binnen de hier beschreven eigen verwerkingen neemt Klox geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor jou.

De primaire applicatie en database van de dienst worden gehost in een datacenter in Duitsland. Voor de werknemersverwerking gelden de datalocatie- en doorgifteafspraken in de verwerkersovereenkomst. Voor onze eigen website, e-mail, administratie en betalingen gebruiken we daarnaast de in punt 5 vermelde dienstverleners. Hun verwerkingslocaties vallen niet automatisch samen met de locatie van onze database.

Google Analytics kan, na toestemming, websitegegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, onder meer in de Verenigde Staten. Onze contractspartij voor Google Analytics is Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland. Google Ireland Limited kan de gegevens doorgeven aan Google LLC in de Verenigde Staten en aan andere entiteiten en subverwerkers van Google, ook buiten de Europese Economische Ruimte. Voor de doorgifte aan Google LLC geldt het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023 over het EU-VS-gegevensbeschermingskader, waaronder Google LLC gecertificeerd is. Voor andere ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie die in de verwerkersvoorwaarden van Google zijn opgenomen. Je kunt via privacy@klox.be informatie over deze waarborgen en een kopie ervan aanvragen. Vertrouwelijke onderdelen mogen worden afgeschermd zonder de waarborg oncontroleerbaar te maken.

Contact- en demo-aanvragen die niet tot een klantrelatie leiden, verwijderen we in beginsel twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact. Een registratie die je niet afrondt, wissen we na dertig dagen; rond je wel af, dan hoort ze bij je account. Marketinggegevens gebruiken we tot je je afmeldt of bezwaar maakt. Daarna bewaren we alleen de minimale informatie die nodig is om die keuze te respecteren en, waar nodig, eerdere toestemming aan te tonen. Die beperkte registratie wordt niet meer voor promotie gebruikt.

Zakelijke contact- en ondersteuningsgegevens bewaren we gedurende de klantrelatie. Na afloop verwijderen we gegevens die niet meer nodig zijn uit de operationele administratie. Een beperkt contract- en bewijsdossier kan worden bewaard zolang een rechtsvordering kan worden ingesteld of behandeld, met een periodieke toets op noodzakelijkheid. Fiscale en boekhoudkundige stukken bewaren we volgens de toepasselijke wettelijke termijn en het startpunt voor dat document. Concreet: verkoopfacturen en btw-stukken tien jaar vanaf 1 januari van het jaar na hun datum; het beperkte contractdossier tot tien jaar na het einde van de overeenkomst, de gewone verjaringstermijn voor contractuele vorderingen. Deze bewaring betreft niet automatisch alle supportinhoud of de werknemersgegevens uit de dienst.

Eigen technische beveiligingslogs bewaren we maximaal negentig dagen, behalve wanneer een concreet incident of geschil een gerichte langere bewaring vereist. Voor werknemersgegevens bepaalt de werkgever een rechtmatige bewaartermijn per categorie. De standaard voor tijdsregistraties is zestig maanden, met een passend startpunt en de rechtmatige afwijkingen uit de verwerkersovereenkomst. Dit is geen minimum voor alle accounts, sessielogs of verlofdetails en geen garantie dat gegevens na het abonnement vijf jaar gratis beschikbaar blijven.

Na het einde van een betaald abonnement geldt normaal dertig dagen voor export, gevolgd door verwijdering uit de actieve systemen uiterlijk binnen dertig dagen en uitfasering van resterende back-ups uiterlijk dertig dagen daarna. Na een niet-geactiveerde proef geldt eerst negentig dagen voor export of heractivering. De totale maxima zijn daardoor normaal respectievelijk negentig en honderdvijftig dagen na het einde. Een rechtmatige eerdere verwijderingsinstructie, een wettelijke bewaarverplichting van Klox zelf of een toepasselijke overstapregeling kan dit traject wijzigen zoals beschreven in de verwerkersovereenkomst.

We verkopen je persoonsgegevens niet. Voor hosting gebruiken we Hostinger, voor e-mail Brevo en voor betalingen Mollie. Voor websitestatistieken gebruiken we alleen na toestemming Google Analytics. We delen telkens de gegevens die nodig zijn voor het betrokken doel. Dienstverleners die namens ons werken, zijn aan passende verwerkersafspraken gebonden. Exacte ontvangers en doorgiften worden in punt 3 en punt 6 vermeld.

Mollie bepaalt voor zijn betalingsdiensten eigen doeleinden en wettelijke verplichtingen en treedt daarvoor op als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke. Betaling van een Klox-abonnement maakt Mollie niet tot subverwerker van werknemersgegevens. Ook onze boekhouder, juridische adviseurs en bevoegde instanties kunnen noodzakelijke gegevens ontvangen voor hun opdracht of een concrete wettelijke verplichting.

Cloudflare verzorgt uitsluitend de DNS-dienst voor klox.be. Bij die configuratie staat Cloudflare niet als proxy tussen de bezoeker en onze applicatieserver en ontvangt het niet de inhoud van de applicatieverzoeken. Bij een DNS-opzoeking ontvangt Cloudflare enkel de technische gegevens van die opzoeking, zoals de opgevraagde naam en het IP-adres van de DNS-server die de opzoeking doet. De actuele subverwerkers van de werkgeversomgeving staan in de verwerkersovereenkomst.

We gebruiken strikt noodzakelijke cookies om gevraagde functies te laten werken en je cookiekeuze te onthouden. Google Analytics 4 gebruiken we om websitebezoek te meten, maar alleen na je voorafgaande toestemming. Analytische tags en cookies blijven geblokkeerd zolang je niet toestemt. Ook bij weigering of intrekking sturen we geen Analytics-metingen naar Google. We gebruiken geen advertentiecookies.

Na toestemming verwerkt Analytics bezoek- en gebeurtenisgegevens, zoals bezochte pagina’s, tijdstip, browser- en toestelinformatie en cookie-identificatoren. Bij het netwerkverzoek kan Google het IP-adres technisch ontvangen. We sturen geen namen, e-mailadressen of werknemersgegevens uit de werkgeversomgeving mee. De concrete ontvangers en doorgiftewaarborg worden vermeld in punt 3. Weigeren verhindert het gebruik van onze website niet. Aanvaarden en weigeren worden even eenvoudig aangeboden.

Je keuze bewaren we in de noodzakelijke cookie klox_consent. Je kunt die keuze op ieder moment aanpassen via Cookievoorkeuren onderaan de pagina. Intrekken is even eenvoudig als toestemming geven en verandert niets aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking. Bij intrekking verwijderen we de Analytics-cookies van onze website.

Overzicht van de cookies op klox.be:

• klox_consent. Uitgever: Klox. Inhoud en doel: je cookiekeuze (aanvaard of geweigerd) onthouden. Levensduur: 180 dagen. Strikt noodzakelijk.
• klox_ft. Uitgever: Klox. Inhoud en doel: via welke campagne, welke verwijzende website en op welke pagina je de eerste keer binnenkwam, zonder code die jou herkent. We lezen hem enkel als je zelf begint met registreren, om te weten welke kanalen werken; hij gaat nooit naar een derde partij. Levensduur: 90 dagen. Enkel na toestemming.
• _ga en _ga_ gevolgd door een code. Uitgever: Google (Google Analytics 4), geplaatst op klox.be. Inhoud en doel: een willekeurige identificator om bezoeken te tellen en te tonen hoe de website gebruikt wordt. Levensduur: twee jaar. Enkel na toestemming. Google bewaart de gebeurtenisgegevens volgens de bewaartermijn die wij in Google Analytics instellen, ten hoogste veertien maanden.

In de app (app.klox.be en het subdomein van je organisatie) gebruiken we enkel strikt noodzakelijke en functionele cookies van Klox zelf: klox_web_session (je aanmelding, httpOnly, tot je afmeldt of de sessie na 30 dagen verloopt), klox_locale (je taalkeuze, één jaar) en enkele cookies die onthouden dat je een melding of kaart in de app sloot (klox_trialbar_weg tot het einde van de proef, klox_upgrade_nudge_ en klox_heard_from_ gevolgd door een code, 7 en 30 dagen, klox_tip_shown en klox_tip_dismissed, 7 en 30 dagen). De app gebruikt geen analytische of advertentiecookies.

Je kunt inzage, verbetering, verwijdering en beperking van je persoonsgegevens vragen volgens de voorwaarden van de GDPR. Overdraagbaarheid geldt voor gegevens die je hebt verstrekt en die we geautomatiseerd op basis van toestemming of een overeenkomst verwerken. Bij gerechtvaardigd belang kun je wegens je bijzondere situatie bezwaar maken. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken, zonder bijzondere reden. Je kunt je toestemming op ieder moment intrekken zonder gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking.

Stuur je verzoek naar privacy@klox.be. We antwoorden in beginsel kosteloos binnen één maand na ontvangst. Bij complexe of talrijke verzoeken kan dit met maximaal twee maanden worden verlengd. We melden de verlenging en de reden binnen de eerste maand. Alleen bij redelijke twijfel over je identiteit vragen we passende aanvullende informatie. Een wettelijke bewaarplicht of de noodzaak van een rechtsvordering kan verwijdering beperken. Voor gegevens die we voor je werkgever verwerken, sturen we een rechtstreeks ontvangen verzoek door naar de werkgever en ondersteunen we diens behandeling.

Je kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, of bij een andere bevoegde toezichthouder, met name waar je gewoonlijk woont, werkt of waar de vermeende inbreuk plaatsvond. Je behoudt het recht om een bevoegde rechter te vatten. Vooraf contact met Klox is daarvoor niet verplicht.

We passen dit Beleid aan wanneer onze verwerkingen of de toepasselijke regels wijzigen. De versie en datum staan op deze pagina. Over wezenlijke veranderingen informeren we betrokkenen passend vóór de gewijzigde verwerking. Een beleidswijziging is geen toestemming en wijzigt niet op zichzelf de afspraken met een klant. Waar een nieuwe verwerking toestemming vereist, vragen we die afzonderlijk.

Laatst bijgewerkt: 11/10/2026.