Politique de confidentialité

Klox est un service d'enregistrement du temps de travail, proposé par Klox BV, Sint-Amandsesteenweg 268, 2880 Bornem, Belgique, numéro d'entreprise 1043.296.663, RPR Antwerpen, afdeling Mechelen (TVA BE 1043.296.663). Pour toute question sur la présente Politique, vous pouvez nous joindre via privacy@klox.be.

Pour les données des travailleurs que Klox traite pour le compte d'un employeur, l'employeur est le responsable du traitement et Klox le sous-traitant. Cela comprend également les comptes d'utilisateur, sessions, enregistrements du temps et données d'audit associés au sein de l'environnement de l'employeur. Cette relation s'applique dès le premier traitement, y compris pendant un essai, et figure dans l'accord de traitement des données. La présente Politique concerne notre propre site web, les demandes de contact et de démo, les inscriptions non encore finalisées, ainsi que l'administration des clients, des contrats, du support et de la facturation. Une même personne de contact professionnelle peut figurer dans notre propre administration pour ces finalités distinctes.

Demandes de contact et de démo. Nous traitons votre nom, votre adresse e-mail, le contenu de votre question et, si vous les fournissez, le nom de votre entreprise, votre secteur et votre nombre de travailleurs. Nous utilisons ces données pour répondre à votre question et assurer le suivi de la démo ou de l'offre demandée. Si vous êtes vous-même la partie contractante potentielle, nous le faisons pour prendre, à votre demande, des mesures préalables à la conclusion d'un contrat. Si vous agissez au nom d'une organisation, nous nous fondons sur notre intérêt légitime à traiter les demandes professionnelles et à évaluer une relation client potentielle.

Si vous commencez à vous inscrire. Nous traitons votre adresse e-mail et ce que vous complétez ensuite : votre nom, les données de votre entreprise (nom, numéro de TVA ou d'entreprise, adresse), le nombre de travailleurs, le secteur et, si vous le souhaitez, votre numéro de téléphone, ainsi que la page ou la campagne par laquelle vous êtes arrivé. Nous ne conservons votre mot de passe qu'une fois votre compte créé. Nous utilisons ces données pour que vous puissiez reprendre plus tard là où vous vous êtes arrêté, et pour vous envoyer au maximum deux rappels si vous ne finalisez pas : le premier après environ une heure, le second un jour plus tard, sans promotions. Si vous avez indiqué un numéro de téléphone, nous pouvons aussi vous appeler pour vous aider à démarrer. Nous le faisons pour prendre, à votre demande, des mesures préalables à la conclusion d'un contrat et sur la base de notre intérêt légitime à aider à finaliser une inscription commencée. Chaque rappel contient un lien pour ne plus recevoir de rappels. Nous ne chargeons jamais votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone sur des plateformes publicitaires.

Administration commerciale et support. Nous traitons le nom et les coordonnées professionnelles, les données relatives à l'organisation et aux commandes, la correspondance nécessaire, les données de facturation, les références de paiement et le statut des paiements afin d'exécuter les contrats, de fournir du support, d'encaisser les paiements et de tenir notre administration. Pour une personne physique qui est elle-même cliente, la base juridique est l'exécution du contrat. Pour les personnes de contact d'une organisation, il s'agit de notre intérêt légitime à gérer la relation. Le traitement fiscal et comptable légalement obligatoire repose sur une obligation légale. Pour la conservation nécessaire de preuves et le traitement des litiges, nous nous fondons sur notre intérêt légitime à constater, exercer ou défendre nos droits.

Messages promotionnels. Une demande de démo ou une inscription ne vaut pas inscription à une newsletter. Pour les e-mails promotionnels distincts, nous demandons votre consentement. Ce n'est que dans le cadre d'une relation client existante que nous pouvons, sans ce consentement distinct, proposer nos propres services similaires à une adresse e-mail reçue lors de la vente, à condition qu'une désinscription simple et gratuite soit proposée lors de la collecte et dans chaque message. En cas d'opposition ou de désinscription, nous cessons ce marketing. Les simples réponses à votre question, les rappels liés à une inscription commencée et les messages de service nécessaires ne constituent pas une newsletter.

Sécurité. Notre site web et notre propre administration traitent des données techniques nécessaires, telles que l'adresse IP, l'horodatage et les événements de sécurité, pour la sécurisation des accès, la prévention des abus et l'analyse des pannes. Si vous signalez une vulnérabilité, nous traitons votre nom, votre adresse e-mail et votre signalement afin de le traiter. La base juridique est notre intérêt légitime à fournir un service sûr. Les journaux que Klox tient exclusivement pour l'environnement de l'employeur relèvent de l'accord de traitement des données. Pour les statistiques du site web avec Google Analytics, le consentement s'applique, comme précisé au point 6.

Nous recevons ces données de vous ou, pour les coordonnées professionnelles, de votre organisation ou d'un collègue habilité. Pour les données reçues indirectement, nous vous informons au plus tard lors du premier contact, ou plus tôt lorsque le délai légal l'exige. Votre nom, vos coordonnées et vos données de commande sont nécessaires pour traiter votre demande ou votre commande. Les données de profil de l'entreprise lors d'une démo, votre numéro de téléphone et votre consentement au marketing sont facultatifs. Dans le cadre des traitements propres décrits ici, Klox ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs à votre égard.

L'application et la base de données principales du service sont hébergées dans un centre de données en Allemagne. Pour le traitement des données des travailleurs, les accords relatifs à la localisation des données et aux transferts figurant dans l'accord de traitement des données s'appliquent. Pour notre propre site web, l'e-mail, l'administration et les paiements, nous faisons en outre appel aux prestataires mentionnés au point 5. Leurs lieux de traitement ne coïncident pas automatiquement avec la localisation de notre base de données.

Google Analytics peut, après consentement, traiter des données du site web en dehors de l'Espace économique européen, notamment aux États-Unis. Notre partie contractante pour Google Analytics est Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande. Google Ireland Limited peut transférer les données à Google LLC aux États-Unis et à d'autres entités et sous-traitants ultérieurs de Google, y compris en dehors de l'Espace économique européen. Pour le transfert à Google LLC, la décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 relative au cadre de protection des données UE-États-Unis, au titre duquel Google LLC est certifiée, s'applique. Pour les autres destinataires en dehors de l'Espace économique européen, les clauses contractuelles types de la Commission européenne reprises dans les conditions de traitement des données de Google s'appliquent. Vous pouvez demander des informations sur ces garanties et en obtenir une copie via privacy@klox.be. Les parties confidentielles peuvent être occultées sans rendre la garantie invérifiable.

Les demandes de contact et de démo qui n'aboutissent pas à une relation client sont en principe supprimées douze mois après le dernier contact sur le fond. Une inscription que vous ne finalisez pas est effacée après trente jours ; si vous la finalisez, elle est rattachée à votre compte. Nous utilisons les données marketing jusqu'à ce que vous vous désinscriviez ou fassiez opposition. Ensuite, nous ne conservons que les informations minimales nécessaires pour respecter ce choix et, le cas échéant, démontrer un consentement antérieur. Cet enregistrement limité n'est plus utilisé à des fins de promotion.

Nous conservons les données de contact professionnelles et de support pendant la relation client. À son terme, nous supprimons de l'administration opérationnelle les données qui ne sont plus nécessaires. Un dossier contractuel et probatoire limité peut être conservé aussi longtemps qu'une action en justice peut être introduite ou traitée, avec un contrôle périodique de la nécessité. Nous conservons les documents fiscaux et comptables selon le délai légal applicable et le point de départ propre à ce document. Concrètement : les factures de vente et les documents TVA pendant dix ans à compter du 1er janvier de l'année suivant leur date ; le dossier contractuel limité jusqu'à dix ans après la fin du contrat, le délai de prescription ordinaire des actions contractuelles. Cette conservation ne concerne pas automatiquement l'ensemble du contenu du support ni les données des travailleurs issues du service.

Nous conservons nos propres journaux techniques de sécurité pendant quatre-vingt-dix jours maximum, sauf lorsqu'un incident ou un litige concret exige une conservation ciblée plus longue. Pour les données des travailleurs, l'employeur détermine un délai de conservation licite par catégorie. La valeur par défaut pour les enregistrements du temps est de soixante mois, avec un point de départ approprié et les dérogations licites prévues par l'accord de traitement des données. Il ne s'agit pas d'un minimum pour tous les comptes, journaux de session ou détails de congé, ni d'une garantie que les données restent disponibles gratuitement pendant cinq ans après l'abonnement.

Après la fin d'un abonnement payant, une période d'export de trente jours s'applique normalement, suivie d'une suppression des systèmes actifs au plus tard dans les trente jours et de l'élimination des sauvegardes restantes au plus tard trente jours plus tard. Après un essai non activé, une période de quatre-vingt-dix jours pour l'export ou la réactivation s'applique d'abord. Les maxima totaux sont donc normalement de respectivement quatre-vingt-dix et cent cinquante jours après la fin. Une instruction de suppression licite antérieure, une obligation légale de conservation propre à Klox ou un régime de changement de fournisseur applicable peut modifier ce parcours, comme décrit dans l'accord de traitement des données.

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Pour l'hébergement, nous utilisons Hostinger, pour l'e-mail Brevo et pour les paiements Mollie. Pour les statistiques du site web, nous n'utilisons Google Analytics qu'après consentement. Nous partageons chaque fois les données nécessaires à la finalité concernée. Les prestataires qui travaillent pour notre compte sont liés par des accords de sous-traitance appropriés. Les destinataires et transferts exacts sont mentionnés aux points 3 et 6.

Mollie détermine ses propres finalités et obligations légales pour ses services de paiement et agit à cet égard en tant que responsable du traitement distinct. Le paiement d'un abonnement Klox ne fait pas de Mollie un sous-traitant ultérieur des données des travailleurs. Notre comptable, nos conseillers juridiques et les autorités compétentes peuvent également recevoir les données nécessaires à leur mission ou à une obligation légale concrète.

Cloudflare fournit exclusivement le service DNS pour klox.be. Dans cette configuration, Cloudflare n'agit pas comme proxy entre le visiteur et notre serveur d'application et ne reçoit pas le contenu des requêtes adressées à l'application. Lors d'une résolution DNS, Cloudflare reçoit uniquement les données techniques de cette résolution, telles que le nom demandé et l'adresse IP du serveur DNS qui effectue la résolution. Les sous-traitants ultérieurs actuels de l'environnement de l'employeur figurent dans l'accord de traitement des données.

Nous utilisons des cookies strictement nécessaires pour faire fonctionner les fonctions demandées et mémoriser votre choix en matière de cookies. Nous utilisons Google Analytics 4 pour mesurer la fréquentation du site web, mais uniquement après votre consentement préalable. Les balises et cookies analytiques restent bloqués tant que vous n'avez pas donné votre consentement. En cas de refus ou de retrait, nous n'envoyons pas non plus de mesures Analytics à Google. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires.

Après consentement, Analytics traite des données de visite et d'événements, telles que les pages visitées, l'horodatage, des informations sur le navigateur et l'appareil et des identifiants de cookies. Lors de la requête réseau, Google peut techniquement recevoir l'adresse IP. Nous n'envoyons ni noms, ni adresses e-mail, ni données des travailleurs issues de l'environnement de l'employeur. Les destinataires concrets et la garantie applicable au transfert sont mentionnés au point 3. Un refus n'empêche pas l'utilisation de notre site web. Accepter et refuser sont proposés de manière tout aussi simple.

Nous conservons votre choix dans le cookie nécessaire klox_consent. Vous pouvez modifier ce choix à tout moment via Préférences cookies en bas de la page. Retirer votre consentement est aussi simple que de le donner et ne remet pas en cause la licéité du traitement antérieur. En cas de retrait, nous supprimons les cookies Analytics de notre site web.

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• klox_consent. Émetteur : Klox. Contenu et finalité : mémoriser votre choix en matière de cookies (accepté ou refusé). Durée de vie : 180 jours. Strictement nécessaire.
• klox_ft. Émetteur : Klox. Contenu et finalité : par quelle campagne, quel site web référent et sur quelle page vous êtes arrivé la première fois, sans code permettant de vous reconnaître. Nous ne le lisons que si vous commencez vous-même à vous inscrire, pour savoir quels canaux fonctionnent ; il n'est jamais transmis à un tiers. Durée de vie : 90 jours. Uniquement après consentement.
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Dans l'application (app.klox.be et le sous-domaine de votre organisation), nous utilisons uniquement des cookies strictement nécessaires et fonctionnels de Klox lui-même : klox_web_session (votre connexion, httpOnly, jusqu'à ce que vous vous déconnectiez ou que la session expire après 30 jours), klox_locale (votre choix de langue, un an) et quelques cookies qui mémorisent que vous avez fermé un message ou une carte dans l'application (klox_trialbar_weg jusqu'à la fin de l'essai, klox_upgrade_nudge_ et klox_heard_from_ suivis d'un code, 7 et 30 jours, klox_tip_shown et klox_tip_dismissed, 7 et 30 jours). L'application n'utilise pas de cookies analytiques ou publicitaires.

Vous pouvez demander l'accès à vos données personnelles, leur rectification, leur effacement et la limitation de leur traitement, dans les conditions prévues par le RGPD. La portabilité s'applique aux données que vous avez fournies et que nous traitons de manière automatisée sur la base du consentement ou d'un contrat. En cas d'intérêt légitime, vous pouvez vous opposer au traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière. Vous pouvez toujours vous opposer au marketing direct, sans motif particulier. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans conséquence pour le traitement licite antérieur.

Envoyez votre demande à privacy@klox.be. Nous répondons en principe gratuitement dans un délai d'un mois à compter de sa réception. En cas de demandes complexes ou nombreuses, ce délai peut être prolongé de deux mois maximum. Nous vous informons de la prolongation et de son motif dans le premier mois. Ce n'est qu'en cas de doute raisonnable sur votre identité que nous demandons des informations complémentaires appropriées. Une obligation légale de conservation ou la nécessité d'une action en justice peut limiter l'effacement. Pour les données que nous traitons pour votre employeur, nous transmettons une demande reçue directement à l'employeur et l'assistons dans son traitement.

Vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données belge, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, via www.autoriteprotectiondonnees.be, ou auprès d'une autre autorité de contrôle compétente, notamment là où vous résidez habituellement, travaillez ou là où la violation alléguée a eu lieu. Vous conservez le droit de saisir un juge compétent. Un contact préalable avec Klox n'est pas obligatoire à cet effet.

Nous adaptons la présente Politique lorsque nos traitements ou les règles applicables changent. La version et la date figurent sur cette page. En cas de changements substantiels, nous informons les personnes concernées de manière appropriée avant le traitement modifié. Une modification de la politique ne constitue pas un consentement et ne modifie pas en soi les accords conclus avec un client. Lorsqu'un nouveau traitement requiert un consentement, nous le demandons séparément.

Dernière mise à jour : 11/10/2026.