Conditions générales

• Klox : Klox BV, Sint-Amandsesteenweg 268, 2880 Bornem, Belgique, numéro d'entreprise 1043.296.663, RPR Antwerpen, afdeling Mechelen (TVA BE 1043.296.663), fournisseur du service. Vous pouvez nous joindre via hallo@klox.be.
• Client : l'entreprise qui utilise le service exclusivement dans le cadre de son activité professionnelle, y compris pendant un essai.
• Utilisateur : une personne autorisée par le client qui utilise le service.
• Service : la plateforme en ligne Klox et les modules expressément repris dans la commande.
• Commande : l'inscription à un essai, l'activation d'un abonnement dans l'application, l'offre ou la confirmation d'abonnement, acceptée par voie électronique ou par écrit, mentionnant le plan choisi, le prix, les unités souscrites et les éventuelles conventions particulières.
• Données du client : les données introduites par le client ou en son nom, ainsi que les enregistrements et exports générés par son utilisation à partir de celles-ci.

2.1 Acceptation. Les présentes conditions s'appliquent à la commande, à l'utilisation et aux prestations de services qui y sont liées. Avant l'acceptation, le client reçoit les documents applicables sous une forme qu'il peut stocker et reproduire. La personne qui accepte déclare être habilitée à engager le client. Klox confirme la commande et conserve la version acceptée ainsi que le moment de l'acceptation. Les conditions générales du client ne s'appliquent pas. Des dérogations individuelles ne s'appliquent que lorsque les deux parties les ont acceptées par écrit ou par voie électronique.

2.2 Ordre de priorité. Les conventions particulières expressément convenues priment les présentes conditions. L'accord de traitement des données prime les dispositions générales contraires en ce qui concerne les instructions, la sécurité, les droits des personnes concernées et le traitement des données à caractère personnel. L'article 8 des présentes conditions continue de régir la responsabilité entre Klox et le client, y compris pour les actions contractuelles fondées sur l'accord de traitement des données. Les exceptions qui y sont mentionnées restent d'application. La politique de confidentialité constitue une information destinée aux personnes concernées et ne constitue pas une garantie distincte, une licence d'utilisation ou une autorisation de traitement.

2.3 Modifications. Klox peut adapter les présentes conditions pour une période d'abonnement suivante en raison de modifications de la législation, d'exigences de sécurité, de l'interopérabilité technique ou d'une modification démontrable du service convenu. Il communique la modification, son motif et sa date d'entrée en vigueur au moins soixante jours calendrier à l'avance. Le client peut résilier avant cette date. Pendant une période payante en cours, Klox peut introduire des adaptations légales nécessaires ou des adaptations de sécurité urgentes, limitées à ce qui est nécessaire. Toute autre modification substantiellement défavorable pendant cette période requiert le consentement du client ou donne à celui-ci le droit de mettre fin à la partie concernée avant la modification, avec remboursement de la durée de service payée d'avance et non utilisée. Pour les tarifs, l'article 5.6 s'applique.

3.1 Étendue. Klox fournit les fonctions du plan choisi telles que décrites dans la commande acceptée. Le service standard permet l'enregistrement, la consultation, la correction et l'export du temps de travail. La planification, la gestion des congés, le reporting, les sites supplémentaires, les terminaux kiosque et l'export vers un secrétariat social ne sont inclus que lorsque le plan ou la commande le mentionne. Un export de fichier ne constitue pas en soi une connexion automatique avec un logiciel de paie. Les fonctions futures annoncées, les modules expérimentaux et le matériel ne sont pas inclus sans commande distincte.

3.2 Fonctionnement. Klox veille à ce que le service exécute correctement les fonctions essentielles convenues. Les enregistrements bruts du temps sont consignés en ajout seul (append-only) pendant le délai de conservation applicable. Les corrections sont enregistrées séparément avec motif, auteur et horodatage. Le client répond de l'exactitude de ses données introduites, des régimes de travail choisis et de l'appréciation des heures réellement prestées. Klox reste responsable des erreurs qui lui sont imputables dans le fonctionnement, le calcul, la conservation ou l'export du logiciel.

3.3 Application en droit du travail. Le service permet un enregistrement objectif, fiable et accessible dans le cadre des fonctions convenues. Il ne remplace pas l'appréciation de la législation du travail, des CCT, des règlements de travail ou des accords salariaux applicables au client. Un générateur de clauses inclus fournit un texte standard sur la base des choix introduits, et non un avis juridique individuel ni une garantie pour chaque réglementation sectorielle. Le client vérifie ce texte avant de l'intégrer dans son règlement de travail. Klox répond toutefois d'un fonctionnement et d'une description diligents de ce générateur. Une modification législative annoncée ne constitue pas un engagement que toute obligation future sera couverte par le plan existant à une date déterminée.

3.4 Maintenance et évolution. Klox peut améliorer l'exécution technique, l'interface et les fonctions non essentielles, pour autant que la fonctionnalité essentielle, la sécurité et l'utilisabilité convenues ne soient pas substantiellement réduites. Pour une réduction substantielle, l'article 2.3 s'applique. Une connexion avec un service externe choisi par le client requiert l'accès adéquat et une interface prise en charge par Klox. Klox n'est pas responsable des erreurs de ce service externe, mais bien de son propre travail d'intégration convenu. Une nouvelle intégration ou un développement sur mesure ne relève pas de l'abonnement, sauf inclusion par écrit.

4.1 Accès et licence. Pendant la durée du contrat, Klox concède au client un droit non exclusif et non transférable d'utiliser le service pour sa propre activité professionnelle interne et par ses utilisateurs autorisés. L'accès limité à l'export après la fin du contrat est régi par l'article 10. Le client ne peut pas revendre l'accès, donner accès à des tiers non autorisés, contourner la sécurité ou perturber le fonctionnement pour d'autres. L'étude licite du fonctionnement d'un logiciel et les actes protégés par la loi qui sont nécessaires à l'interopérabilité ne sont pas exclus. Le code source, l'infrastructure et les travaux de développement non expressément convenus ne sont pas fournis.

4.2 Comptes. Le client gère avec soin ses utilisateurs, rôles et personnes de contact habilitées, et retire en temps utile les accès devenus inutiles. Les utilisateurs gardent confidentiels leurs moyens de connexion, tels que mots de passe, codes PIN et badges, et utilisent les fonctions de sécurité proposées. Le client signale tout abus présumé sans retard injustifié. Klox assure la sécurité de son propre environnement et de ses dispositifs d'accès. Une erreur d'un utilisateur n'exclut pas une faille de sécurité également imputable à Klox.

4.3 Droits sur les données. Le client et les ayants droit concernés conservent leurs droits sur les données du client. Klox ne reçoit que les prérogatives nécessaires à la fourniture, à la sécurité, au support et à la liquidation convenue. Klox n'utilise pas les données des travailleurs pour sa propre publicité, pour la vente ou pour l'entraînement de modèles d'IA. Les données et droits des travailleurs ne deviennent pas la propriété de Klox du fait de l'utilisation du service. Le logiciel propre, la documentation générique et le savoir-faire restent la propriété de Klox ou de ses ayants droit.

4.4 Confidentialité. Les parties gardent confidentielles les informations commerciales non publiques, les moyens d'accès, les informations de sécurité et les données du client de l'autre partie, et ne les utilisent que pour le présent contrat. Elles ne les partagent qu'avec les personnes et conseillers qui en ont besoin et qui sont tenus à une obligation de confidentialité appropriée. Ceci ne s'applique pas aux informations dont il est démontré qu'elles sont licitement publiques, qu'elles étaient déjà licitement connues ou qu'elles ont été développées de manière indépendante. Une communication légalement requise est limitée au strict nécessaire et notifiée au préalable, sauf lorsque la notification est interdite. L'obligation dure cinq ans après la fin du contrat et, pour les secrets d'affaires, aussi longtemps qu'ils sont protégés comme tels. Pour les données à caractère personnel, l'accord de traitement des données et les délais de conservation applicables s'appliquent en outre.

5.1 Prix et unités. La commande détermine le plan, le tarif par travailleur actif, la contribution minimale, les éventuels sites et terminaux kiosque supplémentaires, les remises et la période mensuelle ou annuelle. Les prix s'entendent hors TVA. Un travailleur est pris en compte lorsque son compte est activé pour l'enregistrement ou l'utilisation ordinaire. La seule conservation historique d'un travailleur désactivé ne compte pas comme utilisation active. Le premier décompte et chaque modification rendent les unités comptabilisées transparentes. La page des prix actuelle ne modifie pas automatiquement une commande déjà acceptée.

Pour un abonnement mensuel, les travailleurs actifs supplémentaires sont facturés à partir de leur jour d'activation au prorata du reste du mois. Une désactivation réduit le nombre à partir du mois suivant, sous réserve du minimum convenu. Pour un abonnement annuel, le nombre convenu est souscrit pour un an. Les travailleurs supplémentaires sont facturés au tarif annuel applicable au prorata du reste de la période annuelle. Un nombre inférieur prend effet au renouvellement annuel suivant. Une montée en gamme prend effet immédiatement sur demande, moyennant un supplément proportionnel. Une descente en gamme prend effet à la fin de la période de facturation en cours.

5.2 Essai. Après l'inscription et l'acceptation des présentes conditions et de l'accord de traitement des données, un essai gratuit commence. L'essai dure quatorze jours, sauf si Klox communique une période plus longue lors de l'inscription. Klox affiche la date de début et de fin dans l'application. Aucune donnée de paiement n'est nécessaire. Seule une activation expresse sur la base de la commande communiquée démarre l'abonnement payant. Sans activation, l'utilisation ordinaire s'arrête sans frais d'abonnement. Le client peut ensuite exporter ou activer pendant quatre-vingt-dix jours calendrier. Une suppression licite anticipée peut être demandée. Klox avertit au moins quatorze jours calendrier avant la fin de cette période d'export. La suppression ultérieure suit l'article 10.4.

5.3 Facturation. Klox facture l'abonnement anticipativement par mois ou par an. Les extensions en cours de période sont facturées en supplément. Les factures sont payables dans les quatorze jours calendrier suivant leur réception ; un paiement par prélèvement automatique ou par carte est encaissé à la date annoncée. Le client fournit des données de facturation correctes et reçoit une facture électronique structurée lorsque les règles belges de facturation B2B l'exigent. Une contestation motivée est communiquée dans les meilleurs délais et mentionne la partie contestée. La partie non contestée reste payable. Une contestation tardive ne vaut pas en soi reconnaissance irréfragable.

5.4 Retard de paiement. En cas de facture exigible impayée, l'intérêt légal et l'indemnité forfaitaire de quarante euros sont dus dès que les conditions de la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales sont remplies. Seuls des frais de recouvrement supplémentaires raisonnables au-delà de ce montant peuvent être réclamés en sus, sans récupérer deux fois les mêmes frais. Avant toute suspension, Klox envoie une mise en demeure accordant un délai de régularisation de quinze jours calendrier. Il peut ensuite limiter l'utilisation ordinaire de manière proportionnée pour la partie impayée. Il tient compte d'une contestation sérieuse et motivée. La récupération sécurisée des données et l'assistance légale nécessaire en matière de protection des données restent possibles.

5.5 Suspension pour raisons de sécurité. En cas de risque concret et aigu pour la sécurité, d'utilisation illicite ou de risque pour d'autres clients, Klox peut immédiatement limiter l'accès dans la mesure strictement nécessaire. Il en informe le client dans les meilleurs délais, recherche une solution sûre et rétablit l'accès dès que le motif disparaît. Si l'export via le portail n'est pas sûr, il propose une alternative sécurisée appropriée. Une suspension ne donne pas le droit de détruire des données de manière anticipée.

5.6 Modifications tarifaires. Klox peut adapter le tarif pour une période d'abonnement suivante en raison de modifications démontrables des coûts d'hébergement, de personnel ou d'autres coûts de fourniture, des impôts ou des fonctions convenues. Klox communique le nouveau tarif et son motif au moins soixante jours calendrier à l'avance. Jusqu'à cette date, le tarif existant reste d'application. Un prix annuel en cours n'est pas augmenté en cours de période, sauf en cas de modification fiscale directement applicable. Le client peut résilier avant l'entrée en vigueur du nouveau tarif. Une augmentation de prix ne résulte pas du seul fait que la page des prix a été modifiée.

6.1 Collaboration. Le client prévoit des appareils adéquats, une connexion internet, des paramètres corrects, des administrateurs habilités et les informations, fournies en temps utile, dont Klox a besoin pour le service convenu. Le client détermine ses régimes de travail, contrôle les prestations enregistrées et assure en temps utile le suivi des erreurs. En cas de panne, il utilise une méthode d'enregistrement temporaire appropriée et en contrôle ensuite l'exhaustivité. Klox aide à rétablir ou à compléter de manière traçable les données manquantes, dans la mesure où cela relève du service convenu ou de la réparation d'une erreur propre.

6.2 Utilisation licite des données du personnel. Le client veille à disposer d'une base juridique appropriée, à informer les travailleurs, à conclure les accords nécessaires en droit du travail et à mener toute concertation éventuellement requise. Il apprécie si une analyse d'impact relative à la protection des données est nécessaire. Il n'introduit des données que dans le cadre de la mission et n'active aucune surveillance complémentaire sans appréciation appropriée. Les certificats médicaux, diagnostics, numéros de registre national, identifiants biométriques et données de localisation précises non convenues ne peuvent pas être introduits. Les données d'absence limitées autorisées suivent la délimitation des modules prévue dans l'accord de traitement des données. Ces obligations n'enlèvent rien aux responsabilités légales et contractuelles propres de Klox.

6.3 Réclamations relatives aux données fournies. Le client indemnise le dommage raisonnable et démontrable et les frais de défense liés à une réclamation d'un tiers, dans la mesure où celle-ci découle d'une violation, imputable au client, de droits sur le matériel qu'il a fourni ou d'une instruction illicite qu'il a donnée. Klox signale la réclamation en temps utile, limite le dommage et donne au client une possibilité raisonnable de mener la défense. Aucune partie ne conclut une transaction liant l'autre partie sans le consentement de celle-ci. Le client ne supporte pas le dommage causé par une faute propre de Klox. Pour les fautes ordinaires, la responsabilité totale du client au titre du présent paragraphe est soumise, par année contractuelle, à un plafond distinct égal au plafond particulier de l'article 8.3. Les réclamations connexes sont imputées au premier fait dommageable ; ce plafond du client est indépendant du plafond propre de Klox. En cas de dol ou de faute lourde du client, cette limitation ne s'applique pas. Les amendes administratives propres et les droits ou recours au titre de l'article 82 du RGPD relèvent de l'article 8.7.

7.1 Disponibilité et support. Klox entretient et sécurise le service avec la diligence d'un fournisseur SaaS professionnel. Une disponibilité ininterrompue ou un délai de rétablissement fixe n'est garanti que dans le cadre d'un niveau de service convenu séparément. La maintenance planifiée est annoncée à l'avance dans la mesure du possible. Des travaux de sécurité urgents peuvent être effectués immédiatement, avec information dès que cela est raisonnablement possible. Le canal de support inclus est l'e-mail ; selon le plan, également les tickets ou le chat dans l'application. La priorité, les éventuelles heures de support et les délais de réaction particuliers suivent le plan choisi ou une convention expresse. Un support prioritaire ne signifie pas sans plus une joignabilité permanente ou un délai de rétablissement garanti.

7.2 Pannes. Le client décrit une panne avec les informations raisonnablement nécessaires pour l'examiner, sans envoyer inutilement des données sensibles. Klox établit les priorités en fonction de l'impact et de la sécurité, recherche une solution ou une méthode de travail temporaire utilisable et tient le client informé de manière appropriée en cas de perturbations graves. La réparation ordinaire d'une erreur imputable à Klox est incluse. Les nouvelles fonctions, les développements sur mesure pour le client et les analyses dont il est démontré qu'elles sont exclusivement causées par une configuration du client non prise en charge peuvent être facturés séparément après acceptation préalable d'une offre. Aucune rémunération n'est imposée a posteriori pour un travail présenté comme inclus.

7.3 Force majeure. Une partie n'est pas tenue de fournir une prestation aussi longtemps que l'exécution est empêchée par une impossibilité qui ne lui est pas imputable. Elle en communique la cause concrète, en limite les conséquences et reprend l'exécution dès que possible. Un cyberincident, l'absence de personnel, une défaillance d'un fournisseur ou une hausse des coûts ne constitue pas automatiquement un cas de force majeure. Les obligations propres en matière de sécurité, de continuité et d'atténuation restent pertinentes. Si un empêchement substantiel dure plus de trente jours calendrier consécutifs, chaque partie peut mettre fin à la partie concernée. Les rémunérations payées d'avance pour la période définitivement non fournie sont remboursées. Une liquidation sécurisée des données reste requise dès que et dans la mesure où l'exécution est possible.

8.1 Fondement et réparation. Chaque partie est responsable du dommage qui présente un lien de causalité avec un manquement ou une faute qui lui est imputable, en application de la répartition des risques convenue ci-après. La partie lésée étaye le dommage et prend des mesures raisonnables pour le limiter. Une part de cette partie dans la survenance ou l'aggravation du dommage est prise en compte. Les plafonds d'indemnisation ci-dessous n'enlèvent rien à l'obligation de Klox d'exécuter correctement le contrat, de réparer une erreur propre du logiciel et d'assurer la liquidation convenue des données. Klox a le droit et l'obligation de réparer d'abord un manquement signalé dans un délai raisonnable, avant que le client ne réclame des dommages et intérêts ou la résolution, sauf si la réparation n'est pas possible ou n'a plus de sens. Une réduction de prix proportionnelle et le remboursement de la durée de service définitivement non fournie ne constituent pas des dommages et intérêts soumis à ces plafonds.

8.2 Plafond général. Pour l'ensemble des sinistres survenant au cours d'une même année contractuelle, l'obligation totale d'indemnisation de Klox est limitée au plus élevé des montants suivants : (i) 1,5 fois les Rémunérations Payées ; ou (ii) 1.500 euros. Les Rémunérations Payées sont les montants, hors TVA, que le client a effectivement payés à Klox pour le service au cours des douze mois précédant le premier événement dommageable de cette année contractuelle. Si le contrat court depuis moins de douze mois à ce moment, le plus élevé des montants suivants s'applique : (a) les rémunérations déjà payées et (b) les rémunérations dues pour ces douze premiers mois.

8.3 Plafond particulier et cumul. Pour le dommage résultant d'une violation de la confidentialité ou des obligations de Klox en matière de sécurité ou de traitement des données (y compris l'accord de traitement des données), pour les frais nécessaires de récupération des données et de limitation des incidents et pour la garantie prévue à l'article 8.8, le plafond applicable, au lieu du plafond général, est le plus élevé des montants suivants : (i) 2 fois les Rémunérations Payées telles que définies à l'article 8.2 ; ou (ii) 5.000 euros. Pour l'ensemble des sinistres ordinaires et particuliers d'une même année contractuelle, ce plafond particulier constitue le maximum total. La partie ordinaire reste limitée à l'intérieur de celui-ci conformément à l'article 8.2. Les plafonds ne se cumulent pas. Une année contractuelle commence à la date de début de l'abonnement payant et à chaque date anniversaire de celle-ci. L'essai qui précède compte pour la première année contractuelle. En l'absence de suite payante, l'essai et sa liquidation valent une seule année contractuelle. Les réclamations ayant le même événement dommageable ou la même cause directement connexe comptent comme une seule série dans l'année de ce premier événement. Le nombre de travailleurs touchés, de documents concernés ou de fondements juridiques n'augmente pas le plafond.

8.4 Catégories de dommages. La perte de bénéfices ou de chiffre d'affaires futurs, les économies manquées, la perte d'opportunités commerciales, l'atteinte à la réputation et le dommage résultant de l'absence de sauvegardes ou d'exports propres en temps utile, que le client était en mesure de réaliser selon la documentation, ne sont pas indemnisés. Les salaires ordinaires, les charges sociales et les impôts dont le client aurait été redevable même sans faute de Klox ne constituent pas un dommage causé par cette faute. Les frais raisonnables et nécessaires pour reconstituer des données perdues par une faute de Klox, limiter un incident ou corriger un dossier erroné ne sont pas visés par ces exclusions. Ils relèvent du plafond applicable. Un coût supplémentaire n'est pas exclu du seul fait qu'il est facturé administrativement, techniquement ou par un tiers.

8.5 Exceptions concrètes. Les plafonds et exclusions de dommages des articles 8.2 à 8.4 ne s'appliquent pas aux fautes intentionnelles ou lourdes de Klox ou des personnes dont il répond. Ils ne s'appliquent pas davantage au dommage résultant d'une atteinte à la vie ou à l'intégrité physique ou psychique. Les droits propres des personnes concernées, le recours légal et les amendes sont réglés séparément à l'article 8.7. Aucune de ces dispositions ne donne à Klox le droit de ne pas exécuter la prestation essentielle convenue, la réparation ou la liquidation des données.

8.6 Actions contractuelles et auxiliaires. Pour le dommage entre les parties résultant de l'inexécution du présent contrat, celles-ci exercent leurs prétentions sur une base contractuelle et excluent toute action extracontractuelle supplémentaire pour la même inexécution. Le client s'engage à ne pas intenter, pour ce même dommage, d'action extracontractuelle contre les travailleurs, collaborateurs indépendants ou sous-traitants (y compris les fournisseurs d'hébergement et d'infrastructure) auxquels Klox fait appel pour l'exécution. Il s'agit d'une stipulation au profit de ces auxiliaires, dont ils peuvent se prévaloir directement. Ces exclusions ne s'appliquent pas aux fautes intentionnelles ou lourdes de la personne mise en cause, à une atteinte à la vie ou à l'intégrité physique ou psychique, ni aux droits légaux et au recours légal visés à l'article 8.7. Les actions relatives à un comportement étranger à l'exécution du présent contrat ne sont pas exclues par la présente disposition.

8.7 Données à caractère personnel, recours et autorités. Le présent contrat ne limite pas les prétentions des travailleurs ou d'autres personnes concernées fondées sur l'article 82 du RGPD et ne lie aucune autorité de contrôle. Lorsque l'article 82, paragraphes 4 et 5, prévoit une réparation intégrale puis un recours selon la part de responsabilité de chacun, ce recours légal n'est pas limité par les plafonds précités. Chaque partie supporte les amendes administratives qui lui sont infligées pour ses propres infractions. Le présent contrat ne contient aucune garantie pour de telles amendes. Les plafonds de l'article 8.3 et les exceptions de l'article 8.5 s'appliquent en revanche aux propres actions commerciales en dommages et intérêts entre le client et Klox fondées sur l'accord de traitement des données.

8.8 Réclamations en matière de droit d'auteur sur le logiciel. Klox traite toute réclamation d'un tiers selon laquelle le logiciel standard qu'il fournit, utilisé conformément à l'usage convenu dans l'Espace économique européen, viole un droit d'auteur. Le client signale la réclamation en temps utile et apporte une collaboration raisonnable. Klox peut, à ses frais, obtenir le droit nécessaire, modifier la fonction concernée ou fournir une solution substantiellement équivalente. Si aucune solution raisonnable n'est possible, Klox peut mettre fin à la partie concernée et rembourser la durée de service payée d'avance et non utilisée. Klox indemnise en outre les montants alloués définitivement ou convenus par transaction avec son accord, ainsi que les frais de défense raisonnables, dans les limites de l'article 8.3. Klox mène la défense et les négociations ; le client ne reconnaît aucune responsabilité sans l'accord écrit préalable de Klox. Ceci ne s'applique pas à une réclamation résultant exclusivement de modifications non autorisées, d'une combinaison non prise en charge ou de matériel fourni par le client. Les exceptions de l'article 8.5 restent d'application.

8.9 Déclaration du dommage. Une partie signale un manquement ou une réclamation constaté dès que raisonnablement possible, et en tout cas dans les trente jours après que la partie a constaté ou aurait raisonnablement dû constater le manquement, avec les informations disponibles, et offre la possibilité d'examiner et de réparer. Une déclaration ultérieure n'entraîne pas automatiquement la déchéance d'une prétention. Les surcoûts évitables et démontrables dus à ce retard peuvent toutefois être pris en compte dans l'évaluation du dommage. Les règles légales de prescription restent d'application.

Pour les données à caractère personnel que Klox traite pour le compte du client, l'accord de traitement des données s'applique dès le premier traitement jusqu'à la fin de la liquidation convenue. Le client détermine les finalités licites et les instructions. Klox a en outre ses propres obligations légales en tant que sous-traitant. La politique de confidentialité décrit les traitements propres et distincts de Klox. L'article 8 régit la responsabilité entre les parties contractantes avec les exceptions qui y sont mentionnées. L'article 10 régit la résiliation, le changement de fournisseur et la restitution des données du client. L'accord de traitement des données en complète l'exécution pour les données à caractère personnel.

10.1 Durée ordinaire et résiliation. L'abonnement payant court un mois ou un an selon le choix effectué et est chaque fois renouvelé pour la même période. Le client peut résilier avant la fin de la période en cours via la fonction de compte proposée ou par écrit via hallo@klox.be. Klox en confirme la réception. La résiliation prend effet à la fin de la période en cours ; jusque-là, le service et les obligations de paiement subsistent. Klox annonce un renouvellement annuel au moins trente jours calendrier à l'avance. Une résiliation ordinaire ne donne pas droit au remboursement de la durée de service déjà utilisée ou convenue jusqu'à cette fin. Les droits particuliers de résiliation anticipée ci-dessous restent d'application.

10.2 Manquement et fin à l'initiative de Klox. En cas de manquement suffisamment grave, l'autre partie peut résoudre le contrat. Lorsque la réparation est possible, elle adresse une mise en demeure écrite accordant en principe quinze jours calendrier pour y remédier. Une résiliation immédiate reste possible lorsqu'un délai ou une réparation ne peut raisonnablement être exigé. En cas de résolution imputable à Klox, Klox rembourse la durée de service payée d'avance et non utilisée, et aucune indemnité de sortie anticipée n'est due. Sans manquement, Klox ne peut mettre fin au contrat qu'à la fin de la période d'abonnement en cours, moyennant un préavis d'au moins soixante jours calendrier. La liquidation des données et les droits applicables de changement de fournisseur restent disponibles.

10.3 Changement vers un autre service de traitement de données ou vers une infrastructure TIC propre. Le client peut demander par écrit un changement de fournisseur ou opter pour l'effacement sans changement, conformément au règlement sur les données (Data Act, règlement (UE) 2023/2854). Le délai de préavis avant la transition est de deux mois maximum ; Klox accepte un délai plus court lorsque celui-ci est raisonnablement réalisable. La transition dure ensuite en principe trente jours calendrier maximum. Klox fournit une assistance raisonnable, assure pendant la transition la continuité, la sécurité et les fonctions convenues, et coopère de bonne foi avec le client et le nouveau fournisseur désigné. Le client collabore raisonnablement et organise la réception et la configuration auprès de la destination.

Si une transition dans les trente jours calendrier n'est pas techniquement réalisable, Klox le signale dans les quatorze jours ouvrables suivant la demande, avec une motivation concrète et une transition alternative de sept mois maximum. Le client peut prolonger une fois la transition d'une période plus adaptée à son objectif. Après la transition, le client dispose d'au moins trente jours calendrier pour récupérer les données. Le contrat prend fin à l'achèvement du changement de fournisseur. En cas de choix de l'effacement sans changement, il prend fin à l'issue du délai de préavis applicable. Klox confirme la fin et la liquidation des données qui s'ensuit. La seule exception technique légale ne donne aucun droit général de reporter tout changement de fournisseur de sept mois.

Le transfert comprend les données du client introduites, les enregistrements, corrections et horaires générés par l'utilisation, les données d'absence autorisées, les données relationnelles et métadonnées nécessaires, les données d'audit pertinentes et les actifs numériques sur lesquels le client dispose de droits d'utilisation indépendamment du présent abonnement. Klox fournit un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, tel que CSV accompagné d'une explication du schéma et des champs, ainsi que les interfaces ouvertes et les informations techniques légalement requises. Un dossier PDF sert en complément pour la lisibilité. Sont exclus le code source et les algorithmes génériques internes de Klox, les données d'autres clients, les mots de passe lisibles et les secrets d'authentification. Ces exclusions ne sont pas utilisées pour retenir des données du client ou des informations nécessaires au transfert. Klox ne garantit pas qu'un autre service SaaS dispose des mêmes fonctions, calculs ou interface.

Rémunérations en cas de changement de fournisseur. Les frais d'abonnement ordinaires restent dus pour la prestation de services effectivement poursuivie jusqu'à la fin effective. L'export standard, l'assistance au changement de fournisseur et la période de récupération sont inclus : Klox ne facture aucuns frais de changement de fournisseur. Les développements sur mesure distincts, en dehors des obligations légales en matière de changement de fournisseur, requièrent une offre séparée et ne peuvent pas constituer une condition d'un changement ordinaire.

En cas de fin anticipée d'un abonnement annuel à la demande du client sans manquement de Klox, seule la remise annuelle effectivement obtenue sur la durée de service déjà utilisée peut être reprise. Le décompte correspond à la différence positive entre le prix de cette durée utilisée au tarif mensuel communiqué au début de l'année et le prix de la même durée au tarif annuel convenu. Il n'excède jamais la rémunération d'abonnement ordinaire restant due jusqu'à l'échéance annuelle. En l'absence de tarif mensuel communiqué au préalable ou de remise annuelle, rien n'est dû. Le paiement anticipé non utilisé est remboursé après compensation avec ce décompte et d'autres montants exigibles non contestés. Aucun décompte de ce type ne s'applique en cas de résolution imputable à Klox, de résiliation pour cause de modification substantiellement défavorable ou de résiliation valable pour cause d'objection non résolue relative à la protection des données au titre de l'accord de traitement des données.

10.4 Récupération et suppression. En cas de fin ordinaire du contrat, le client conserve pendant trente jours calendrier un accès sécurisé à l'export. En cas de changement de fournisseur, cette période ne commence qu'après la transition et dure au moins trente jours calendrier. Le client peut demander une restitution ou une suppression licite anticipée. À l'issue de la période de récupération, Klox supprime les données à caractère personnel des systèmes actifs dans les trente jours calendrier. Les copies de sauvegarde isolées restantes disparaissent au plus tard trente jours calendrier après cette suppression en production. Elles ne sont pas utilisées pour un usage normal et les données supprimées antérieurement sont à nouveau supprimées après une restauration nécessaire. En cas de fin ordinaire, les délais maximaux sont donc de soixante jours pour les systèmes actifs et de quatre-vingt-dix jours sauvegardes comprises, à compter de la fin du service.

Pour un essai non activé, une période d'export et de réactivation de quatre-vingt-dix jours calendrier à compter du dernier jour de l'essai s'applique au lieu des trente premiers jours. La suppression en production intervient au plus tard le 120e jour et l'élimination des sauvegardes restantes au plus tard le 150e jour. Klox avertit au moins quatorze jours avant la fin des quatre-vingt-dix jours. Une activation en temps utile met fin à la suppression prévue de l'essai. Un régime de changement de fournisseur légalement applicable et une instruction de suppression licite antérieure restent d'application.

Le client vérifie en temps utile l'exhaustivité et l'utilisabilité de l'export et organise son archivage légal ultérieur. La liquidation ordinaire ne constitue pas un abonnement d'archivage pour le reste du délai de conservation prévu par le droit du travail. Klox assure l'export convenu et confirme sur demande l'achèvement de la suppression. Seule une obligation légale de conservation de droit de l'Union ou d'un État membre applicable à Klox justifie une conservation ultérieure des données à caractère personnel concernées. Klox limite cette conservation aux données et à la durée nécessaires et en informe le client, sauf lorsque la notification est interdite. Les factures propres et la preuve du contrat suivent la politique de confidentialité et ne contiennent pas, pour ce motif, de copie du registre complet des travailleurs.

10.5 Droit, notifications et preuve. Le droit belge est applicable. Les litiges contractuels entre Klox et le client professionnel sont soumis aux tribunaux matériellement compétents de l'arrondissement judiciaire d'Anvers. Cette clause ne lie aucun travailleur ou autre personne concernée qui n'est pas partie au contrat et ne limite aucune compétence légale des autorités de contrôle. Les communications contractuelles sont envoyées aux adresses de contact communiquées par les parties ; pour le client, il s'agit de l'adresse e-mail du gérant (propriétaire) de l'environnement, sauf s'il communique une autre adresse. La partie qui modifie son adresse le signale en temps utile. Les confirmations de commande, les enregistrements d'acceptation et les journaux sécurisés peuvent être utilisés comme preuve, mais restent réfragables. Ils ne confèrent à Klox aucun droit de preuve exclusif ou irréfragable.

10.6 Dispositions autonomes. Lorsqu'une disposition est jugée nulle, elle n'est pas appliquée. Les autres dispositions autonomes subsistent lorsque le contrat peut se poursuivre sans la disposition nulle. La présente clause ne confère pas à Klox le droit de remplacer unilatéralement une clause nulle par une clause plus favorable pour lui et ne rend pas valable a posteriori une clause abusive.

10.7 Cession et langue. Klox peut céder le contrat à un ayant cause en cas de fusion, de scission ou de cession de l'activité, à condition que le service se poursuive aux mêmes conditions. Klox notifie une cession au préalable ; le client peut alors résilier le contrat sans frais dans les trente jours, avec remboursement de la durée de service payée d'avance et non utilisée. Les présentes conditions existent en néerlandais, en français et en anglais. En cas de divergence entre les versions linguistiques, la version néerlandaise prévaut.

Dernière mise à jour : 11/10/2026.