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L'enregistrement du temps dans l'horeca

Pour une partie de votre équipe, l'enregistrement est déjà obligatoire aujourd'hui : vos flexi-jobbers, vous les enregistrez d'une manière acceptée par l'ONSS, et pour les temps partiels, vous consignez chaque dérogation à l'horaire. Une obligation générale pour tous les travailleurs est annoncée, mais au 22/09/2026 elle n'est ni votée ni publiée. Ci-dessous : une journée en service coupé, un pointage de sortie oublié et quelle règle vaut pour quoi.

Rédigé par Robin Verbelen, fondateur de Klox

Mis à jour le 22/09/2026Dernière vérification le 22/09/2026

Un vendredi dans une brasserie, enregistré

La Brasserie De Kaai à Gand est un établissement fictif de six personnes. Le vendredi 18/09/2026, la cuisine et la salle travaillent en service coupé, de 11:00 à 14:30 et de 17:30 à 22:30. L'aide-cuisinier travaille en continu, avec une demi-heure de pause. Voici cette journée dans le registre :

Enregistrements fictifs de la Brasserie De Kaai, vendredi 18/09/2026
CollaborateurHoraireEnregistréPresté
Jonas, cuisinier (temps plein)11:00-14:30 et 17:30-22:3011:01-14:34 et 17:30-22:298h32
Elif, salle (temps plein)11:00-14:30 et 17:30-22:3011:02-14:33 et 17:31-22:45 (après correction)8h45
Mehdi, aide-cuisinier (temps plein)10:00-18:30, 30 min de pause09:58-18:31, pause 14:02-14:328h03
Enregistrements fictifs de la Brasserie De Kaai, vendredi 18/09/2026
Registre journalier d'un cuisinier en service coupé : entrée à 11:01, sortie à 14:34, nouvelle entrée à 17:30 et sortie à 22:29
Le registre journalier du cuisinier le jeudi 17/09 et le vendredi 18/09 : deux entrées et deux sorties par jour. Capture d'écran réelle de Klox (interface en néerlandais), données fictives.

Chaque interruption est un pointage de sortie puis un nouveau pointage d'entrée. Le registre compte les minutes entre l'entrée et la sortie, pas l'horaire : qui pointe à 14:34 a travaillé jusqu'à 14:34. L'écart avec l'horaire est visible sans que personne doive le noter à part.

Oubli de pointer la sortie : ce qui reste dans le registre

Elif pointe vendredi à 17:31 pour le service du soir et oublie de pointer sa sortie à 22:45. Un tel service ne peut pas rester ouvert, et il ne peut pas non plus être modifié en silence. Dans Klox, cela se passe ainsi :

Registre journalier où la sortie automatique de 05:31 est barrée et remplacée par 22:45, avec la note du système et le motif de la correction en dessous
La clôture automatique et la correction restent toutes deux visibles, avec le motif. Capture d'écran réelle de Klox (interface en néerlandais), données fictives.

  1. 1. Clôturé automatiquement, par une ligne distincte

    Après 12 heures sans pointage de sortie, le samedi 19/09 à 05:31, Klox clôture le service par un enregistrement propre, marqué comme clôturé automatiquement. Ces 12 heures sont la valeur par défaut, réglable par entreprise. Le service apparaît dans les écarts du gérant.

  2. 2. La travailleuse demande une correction

    Elif voit la clôture automatique dans son propre registre et demande une correction : elle a oublié de pointer et s'est arrêtée à 22:45.

  3. 3. La gérante corrige, avec un motif

    La gérante compare l'heure de fin avec la clôture de caisse et enregistre une correction à 22:45, avec le motif. La sortie de 05:31 n'est pas effacée : elle reste barrée à côté de la nouvelle heure, avec qui a corrigé et quand.

Flexi-jobbers

Pour les flexi-jobbers, l'enregistrement dépend du contrat. Avec un contrat flexi oral, vous faites une Dimona journalière qui mentionne l'heure de début et de fin de la tâche.[1] Avec un contrat écrit, vous faites une Dimona pour une période d'un trimestre au maximum, et vous enregistrez en plus obligatoirement la présence.[1]

Ce que dit la règle

Pour cet enregistrement de présence, l'ONSS cite le système de caisse enregistreuse (SCE), le système alternatif d'enregistrement des présences (ASA), le système électronique de suivi du temps que vous utilisez aussi pour l'occupation à temps partiel, une Dimona journalière avec heure de début et de fin, ou un tachygraphe numérique.[1]

Ce que fait Klox

Klox est un système électronique qui consigne chaque jour le début, la fin et les pauses. Ce n'est ni un SCE ni un ASA, et il ne fait pas de Dimona. Pour savoir si Klox vaut, pour vos flexi-jobbers, comme le système de suivi du temps visé par l'ONSS, faites-le confirmer par votre secrétariat social.

La Chambre a adopté le 18/06/2026 une loi sur les flexi-jobs.[6] Selon le ministre de l'Emploi, elle précise que l'enregistrement doit se faire au moyen d'un système électronique.[7] Demandez à votre secrétariat social quelles formes d'enregistrement subsistent après cette loi.

Étudiants jobistes

Pour un étudiant jobiste, vous faites une Dimona STU. Vous y mentionnez par trimestre le nombre d'heures planifiées, et vous pouvez encore modifier ce nombre jusqu'au dernier jour du mois qui suit ce trimestre.[4] Les heures planifiées ne disent pas quand l'étudiant a commencé et terminé un soir donné. Qui enregistre les pointages réels, le voit.

Noor, l'étudiante de la brasserie, commence le samedi 19/09 à 17:00 mais ne pointe qu'à 17:30. La gérante corrige l'entrée à 17:00, avec le motif : elle a commencé plus tôt à sa demande pour une réservation de groupe. Une telle correction le même jour passe par la fenêtre de correction.

Registre journalier d'une étudiante où l'entrée de 17:30 est corrigée à 17:00, avec le motif
Un pointage d'entrée tardif, corrigé le même jour avec le motif et le nom de qui a corrigé. Capture d'écran réelle de Klox (interface en néerlandais), données fictives.

SCE et ASA : la réduction horeca est supprimée

Le système de caisse enregistreuse (SCE, la caisse blanche) est une obligation fiscale pour les établissements dont le chiffre d'affaires annuel issu des services de restaurant et de restauration dépasse 25.000 EUR, hors TVA et hors boissons.[3] Ce n'est pas une obligation d'enregistrement du temps en soi.

Ce que dit la règle

La réduction groupe-cible pour les travailleurs fixes dans l'horeca est supprimée depuis le 1er juillet 2026, sans mesures transitoires. Cette réduction exigeait d'enregistrer chaque jour l'heure de début et de fin de tout le personnel via le SCE (Travail IN et Travail OUT) ou via ASA dans Dimona. Pour les prestations à partir du troisième trimestre 2026, cette condition disparaît donc. Les flexi-jobs restent à déclarer dans Dimona, avec l'heure de début et de fin par prestation.[2]

Ce que fait Klox

Klox n'est pas un SCE, n'a pas de liaison ASA ou Dimona et ne remplace pas la déclaration Dimona. Klox enregistre le temps de travail de votre équipe, avec corrections et export, indépendamment de ce que demandent l'ONSS ou le fisc.

Travailleurs à temps partiel

Lorsqu'un travailleur à temps partiel s'écarte de son horaire, vous le consignez : dans un document de dérogation avec le nom, la date et l'heure de début et de fin des prestations effectuées en dehors ou en dérogation de l'horaire, ou avec un système de suivi du temps qui enregistre chaque jour le début, la fin et les pauses au moment où ils commencent ou se terminent.[5] Vous conservez ces données cinq ans.[5] Avec un système de suivi du temps, la délégation syndicale doit pouvoir exercer ses compétences.[5]

Et l'obligation générale annoncée ?

Le gouvernement a annoncé vouloir se mettre en règle avec la directive européenne sur le temps de travail au plus tard le 1/1/2027.[8] En commission de la Chambre, le ministre de l'Emploi a déclaré que l'obligation d'enregistrer le temps de travail s'appliquera aussi aux flexi-jobs.[7] Au 22/09/2026, aucune loi n'est votée ni publiée au Moniteur belge : date d'entrée en vigueur, exigences techniques et exceptions ne sont pas encore fixées.

Voir l'état des lieux

Ce que Klox fait, et ce qu'il ne fait pas

  • Votre équipe pointe via le navigateur, sur smartphone, tablette ou le PC de caisse, sans installation. Si le wifi tombe, le pointage est conservé et marqué à part comme hors ligne.
  • Chaque interruption est une entrée et une sortie distinctes ; le registre journalier compte le temps presté par jour.
  • Un pointage brut n'est jamais écrasé. Une correction s'ajoute comme ligne distincte, avec motif, auteur et horodatage.
  • Un pointage de sortie oublié est clôturé après 12 heures (réglable) par un enregistrement marqué et apparaît dans les écarts.
  • Klox conserve les enregistrements cinq ans par défaut et les exporte par travailleur et par période en PDF ou CSV.

Ce que Klox n'est pas

  • Pas un système de caisse enregistreuse : Klox ne remplace pas votre caisse blanche.
  • Pas de liaison Dimona ou ASA : vous faites vos déclarations comme aujourd'hui.
  • Pas encore d'application iOS ou Android : elle est en développement. On pointe via le navigateur, ou à partir du 1/11/2026 sur le Klox Kiosk.
  • Pour savoir si Klox peut valoir comme système de suivi du temps dans votre situation, confirmez-le avec votre secrétariat social.

Sources

  1. [1]ONSS: Flexi-jobs (consulté le 22/09/2026)
  2. [2]ONSS: Instructions administratives 2026/3, réduction groupe-cible travailleurs fixes horeca (consulté le 22/09/2026)
  3. [3]SPF Finances: Système de caisse enregistreuse, qui et quand (consulté le 22/09/2026)
  4. [4]ONSS: Instructions administratives 2026/3, Dimona pour les étudiants (consulté le 22/09/2026)
  5. [5]SPF Emploi, Travail et Concertation sociale: Contrôle des prestations des travailleurs à temps partiel (consulté le 22/09/2026)
  6. [6]Chambre des représentants: Dossier 56K1526, projet de loi relatif aux flexi-jobs (consulté le 22/09/2026)
  7. [7]Chambre des représentants: DOC 56 1526/003, rapport du 03/06/2026, p. 93 (consulté le 22/09/2026)
  8. [8]Chambre des représentants: DOC 56 1353/001, proposition de résolution sur l'enregistrement du temps de travail, p. 6 (consulté le 22/09/2026)

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