Enregistrement du temps des travailleurs à temps partiel

Le contrôle du travail à temps partiel tourne autour de l’écart entre deux choses : l’horaire fixé à l’avance, et ce que le travailleur preste réellement. Les règles figurent dans la loi-programme du 22/12/1989 (articles 157 à 171) et l’arrêté royal du 08/03/1990.^[1]

Une copie du contrat de travail du travailleur à temps partiel, ou un extrait mentionnant les horaires de travail, son identité et les signatures du travailleur et de l’employeur, se conserve à l’endroit où le règlement de travail peut être consulté.^[1]

Si quelqu’un travaille exactement selon cet horaire, il n’y a rien de plus à noter. Le registre porte sur les dérogations : une prestation qui commence plus tard ou se termine plus tôt que l’horaire, ou des prestations en dehors de l’horaire.^[1]

Avec un horaire fixe, l’horaire figure dans le contrat ou l’extrait que vous conservez (voir ci-dessus).

Avec un horaire variable, le travailleur doit savoir à l’avance quels jours et à quelles heures il travaille :

• L’horaire individuel est communiqué au moins sept jours ouvrables à l’avance, d’une manière fiable, appropriée et accessible. Une CCT rendue obligatoire peut ramener ce délai à trois jours ouvrables minimum.^[2]
• L’horaire est porté à la connaissance du travailleur par un avis écrit et daté. L’avis se trouve, sur papier ou sous forme électronique, à l’endroit où le règlement de travail peut être consulté, et vous le conservez ensuite pendant un an.^[1]

Ne pas assurer correctement la publicité des horaires ou ne pas consigner les dérogations expose à une sanction de niveau 3 ; ne pas conserver les documents ou ne pas les tenir accessibles, à une sanction de niveau 2 (Code pénal social, articles 151 et 152).^[3]

1. Le document de dérogation. Le document suit le modèle imposé par l’arrêté royal du 08/03/1990. Pour chaque dérogation, vous notez, en face du nom du travailleur et de la date :^[1]

• si le travailleur commence plus tard ou s’arrête plus tôt que l’heure prévue : l’heure de début et de fin, notée au début (s’il commence plus tard) ou à la fin (s’il s’arrête plus tôt) ;
• s’il travaille en dehors de l’horaire : le début, la fin et les intervalles de repos, chaque fois notés sur le moment.

2. Un système de suivi du temps. Il remplace le document de dérogation s’il :^[1]

• mentionne pour chaque travailleur son identité et la période à laquelle les données se rapportent ;
• enregistre par jour le début et la fin des prestations et des pauses, au moment où elles commencent et se terminent ;
• conserve les données cinq ans, sur papier ou électroniquement ;
• est consultable par les travailleurs concernés et par l’inspection sociale ;
• permet à la délégation syndicale d’exercer ses compétences, conformément à la CCT n° 5.

Un système de suivi du temps enregistre donc toutes les prestations, pas seulement les dérogations. Le document de dérogation se conserve à partir de la dernière mention obligatoire jusqu’à cinq ans après la fin du mois qui suit le trimestre au cours duquel cette mention a été inscrite.^[1]

Inès Étiquette (fictive) travaille 19 heures par semaine à l’Épicerie Le Panier SRL à Namur, avec un horaire fixe prévu dans son contrat : mardi de 08:30 à 13:00, mercredi et vendredi de 13:00 à 18:00, samedi de 09:00 à 13:30. La semaine du 14/09/2026, elle remplace jeudi une collègue malade, s’arrête plus tôt vendredi pour un rendez-vous chez le médecin, et reste plus longtemps samedi à cause de l’affluence.

Avec un document de dérogation, vous notez ici trois dérogations, chaque fois sur le moment :^[1]

• 17/09/2026, prestation en dehors de l’horaire : le début (09:00) au moment de commencer, la fin (12:00) au moment de s’arrêter, et les intervalles de repos s’il y en a ;
• 18/09/2026, fin avant l’heure prévue : l’heure de début et de fin (12:58 et 16:30), notées au moment où elle s’arrête ;
• 19/09/2026, prestation en dehors de l’horaire après la fin prévue à 13:30 : le début (13:30) et la fin (14:31), chaque fois sur le moment.

Avec un système de suivi du temps, chaque ligne du tableau y figure déjà, avec le début, la fin et les pauses tels qu’ils se sont produits. La page du SPF ne dit pas explicitement si un écart de quelques minutes, comme mardi ou mercredi, compte déjà comme dérogation. Avec un système de suivi du temps, vous n’avez pas à trancher cette question : toutes les heures y figurent.

La manière de rémunérer ou de récupérer l’écart de 2 h 40 dépend de votre commission paritaire et des accords du contrat. Cela sort du cadre de cet article.

Que votre façon de travailler avec Klox compte comme système de suivi du temps autorisé dépend aussi de votre usage : vos travailleurs à temps partiel pointent-ils vraiment au début et à la fin de chaque prestation et de chaque pause, et la délégation syndicale peut-elle jouer son rôle ? Cela reste votre responsabilité d’employeur.

Avec un horaire par travailleur (dans la formule Compliance Plus), Klox compare le temps presté par jour à l’horaire. Dans l’exemple, jeudi, vendredi et samedi apparaissent automatiquement dans la liste des anomalies, parce qu’ils s’écartent de plus que la marge réglée (15 minutes par défaut). Klox compare la durée prestée, pas les heures : un service de même durée mais à d’autres heures n’apparaît pas dans cette liste, même si les heures réelles figurent bien dans le registre.

Les fonctionnalités de chaque formule figurent sur la page des tarifs.

Les règles pour les travailleurs à temps partiel s’appliquent déjà aujourd’hui. L’obligation générale d’enregistrement annoncée pour 2027 n’est pas encore fixée dans un texte de loi publié : la date d’entrée en vigueur, les exigences techniques, les exceptions et l’articulation avec des régimes existants comme celui-ci restent ouvertes. Si vous travaillez aussi avec des horaires flottants, il faut en outre enregistrer, pour un travailleur à temps partiel à horaire fixe dans ce système, le début, la fin et les pauses.^[4]

L’état actuel, avec toutes les sources, se trouve sur enregistrement du temps obligatoire en 2027 ?