Registre des dérogations pour les travailleurs à temps partiel : quand, quoi et en numérique ?

Un travailleur à temps partiel travaille selon un horaire fixé à l’avance. S’il s’en écarte, vous devez le consigner, que l’horaire soit fixe ou variable, soit via un système de suivi du temps fiable, soit dans un document.^[2]

Ce document n’est nécessaire qu’en l’absence de système de suivi du temps : « Ce n’est qu’en l’absence d’un tel système que l’employeur devra disposer d’un document ».^[1] Le SPF cite encore deux autres moyens de contrôle : un registre de présence approprié, ou un autre moyen de contrôle fixé par arrêté royal sur proposition d’un organe paritaire.^[1]

Si quelqu’un travaille exactement selon son horaire, vous ne notez rien. Le registre ne porte que sur les dérogations. Le fonctionnement de l’ensemble du régime, avec la publicité des horaires, est expliqué dans l’enregistrement du temps des travailleurs à temps partiel.

Le document de dérogation mentionne le nom du travailleur et la date, et suit le modèle imposé par l’arrêté royal du 08/03/1990.^[1] Par type de dérogation :

Remplir le registre après coup, en fin de semaine ou de mois, ne correspond pas à cette règle. Le document doit être consultable à la demande des services d’inspection compétents.^[1]

En bref : enregistrer en numérique est clairement possible via un système de suivi du temps. La page du SPF Emploi ne dit pas si un fichier numérique suffit comme document de dérogation.

Un système de suivi du temps ne doit pas forcément être électronique : selon le SPF, « l’utilisation d’un système classique de pointeuse mécanique n’est par exemple pas exclue ».^[1] La grande différence avec le document de dérogation : un système de suivi du temps enregistre toutes les prestations, pas seulement les dérogations.

Un café fictif à Liège. Jonas, serveur en salle, travaille à temps partiel avec un horaire fixe : mercredi, vendredi et samedi de 11:00 à 15:00. La semaine du 05/10/2026, il s’écarte trois fois de son horaire.

Le vendredi 09/10/2026, il a travaillé exactement selon son horaire : ce jour n’entre pas dans le registre. Avec un système de suivi du temps, les quatre jours prestés y figurent, avec chaque pointage.

Une feuille gratuite pour noter les dérogations sur le moment, avec aussi un exemple complété dans l’horeca, se trouve parmi les modèles.

Vous conservez le document de dérogation à partir de la dernière mention obligatoire jusqu’à cinq ans après la fin du mois qui suit le trimestre au cours duquel cette mention a été inscrite. Les données d’un système de suivi du temps se conservent cinq ans.^[1]

• Si les dérogations ne figurent pas dans les documents de contrôle et que vous n’utilisez pas de système de suivi du temps autorisé, le travailleur est présumé avoir travaillé à temps plein, sauf preuve du contraire.^[1]
• Ne pas consigner les dérogations est une sanction de niveau 3 ; ne pas tenir le document à un endroit accessible ou pendant tout le délai de conservation, une sanction de niveau 2.^[3]

Que votre façon de travailler compte comme système de suivi du temps autorisé dépend aussi de l’usage : vos travailleurs à temps partiel pointent-ils vraiment à chaque début, pause et fin ? Cela reste votre responsabilité d’employeur. Si vous préférez travailler avec un document, partez d’un des modèles gratuits, ou voyez sur la page des tarifs ce que coûte un système.