Le dossier d'inspection pour l'enregistrement du temps

La Belgique ne connaît pas aujourd'hui d'obligation générale d'enregistrer le temps de travail de chaque travailleur. Pour une série de régimes et de secteurs, cette obligation existe bel et bien.^[1] Ce que vous devez pouvoir présenter découle donc de la situation de chaque travailleur. Voici les situations qui peuvent se présenter dans une PME de 1 à 20 travailleurs.

Par ailleurs, le règlement de travail mentionne notamment les modes de mesurage et de contrôle du travail, et vous en envoyez une copie à l'inspection dans les huit jours de son entrée en vigueur.^[6]Comment adapter ce règlement, c'est expliqué dans l'article sur le règlement de travail sous « À lire aussi », en bas de page.

Un dossier tient la route si quelqu'un qui ne connaît ni votre entreprise ni votre logiciel s'y retrouve sans explication. Par travailleur et par période, cela signifie : qui c'est, quelle période il couvre, par jour chaque pointage avec son heure, un total journalier, et pour chaque heure modifiée ce qui figurait à l'origine, pourquoi cela a changé, qui l'a changé et quand.

L'exemple d'export

Voici un vrai export de Klox, réalisé avec une entreprise inventée : la Brasserie De Kaai BV à Gand, avec la serveuse Elif Karaf, pour la semaine du 14/09/2026 au 20/09/2026. Le numéro de TVA est un numéro fictif. Le PDF est ce que vous remettez à un inspecteur ; le CSV contient les mêmes lignes et s'ouvre dans Excel. Cet exemple est en néerlandais ; Klox produit aussi le dossier en français.

Les lignes du vendredi 18/09/2026 de ce CSV montrent comment une correction arrive dans le dossier :

La source WEB signifie que la travailleuse a pointé elle-même dans le navigateur. AUTO signifie que Klox a clôturé le service automatiquement. Le CSV a aussi une colonne qui indique si un pointage a été fait hors ligne. Sur la base des seuls pointages bruts, le vendredi compterait 15h31 de travail ; avec la correction, c'est 8h45, et les deux heures restent visibles.

Prenons une sortie oubliée après un service du soir. Voici comment cela s'est passé dans l'exemple :

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   1. Vendredi 18/09, 17:31 : entrée pointée, pas de sortie

   Elif pointe pour le service du soir et oublie de pointer sa sortie après la fermeture. Le service reste ouvert.
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   2. Samedi 19/09, 05:31 : clôture automatique

   Après douze heures sans sortie, Klox clôture le service avec un enregistrement distinct, marqué comme automatique. Douze heures est la valeur par défaut ; le gérant peut modifier ce nombre d'heures ou désactiver la clôture automatique. La clôture automatique apparaît dans la liste des anomalies.
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   3. La travailleuse demande une correction

   Elif voit dans Mes heures que son service a été clôturé automatiquement, et demande une correction avec sa propre explication : elle a arrêté à 22:45. La demande arrive chez le gérant.
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   4. La gérante enregistre la correction

   Hanne, la gérante, vérifie l'heure de fin par rapport à la clôture de caisse et enregistre une correction à 22:45, avec ce motif. Ensuite, elle traite la demande.
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   5. Tout reste visible

   La sortie automatique de 05:31 reste conservée et apparaît barrée à côté de 22:45. Le journal d'audit consigne la clôture automatique, la demande et la correction avec moment et auteur. L'export montre la même chose.

Deuxième cas de l'exemple : l'étudiante Noor Dienblad a commencé le samedi 19/09/2026 à 17:00 à la demande de la gérante, mais n'a pointé qu'à 17:30. La gérante met l'entrée à 17:00 et indique pourquoi.

Ce qui rend une correction solide, c'est le motif. « Modifié » ne dit rien à quelqu'un d'extérieur. « Heure de fin 22:45 selon la clôture de caisse et la demande de la travailleuse » dit d'où vient la nouvelle heure et qui la confirme.

Pour les horaires flottants, le système de suivi du temps doit être consultable par le travailleur.^[2]Indépendamment de cela, chaque travailleur a droit, en vertu du RGPD, d'accéder à ses données personnelles et d'en obtenir une copie.^[8]

Dans Klox, le travailleur voit sous Mes heures les mêmes enregistrements et corrections que l'employeur, avec le motif. De là, il demande une correction et exporte son propre dossier en PDF ou CSV. Un travailleur ne voit que ses propres enregistrements.

Ce que vous réglez à l'avance, vous ne devez plus le chercher pendant un contrôle.

• Sachez pour chaque travailleur sous quel régime il tombe : horaire fixe, horaire flottant, temps partiel à horaire fixe ou variable, flexi-job ou étudiant.
• Veillez à ce qu'il n'y ait plus de services ouverts dans la période que vous voulez présenter. Traitez les anomalies tant que le service est encore frais dans les mémoires.
• Donnez pour chaque correction un motif compréhensible par une personne extérieure, avec la source de la nouvelle heure (clôture de caisse, horaire, confirmation par un collègue).
• Faites une fois un export test par travailleur et par période, et relisez-le comme si vous ne connaissiez pas l'entreprise.
• Vérifiez que votre règlement de travail décrit comment le travail est mesuré et contrôlé, et que l'inspection a la version en vigueur.^[6]
• Assurez-vous que les travailleurs savent où consulter leurs propres enregistrements.
• Conservez les enregistrements au moins cinq ans là où la loi le demande, et gardez un an les avis d'horaire variable des travailleurs à temps partiel.^[3]
• Convenez de qui sort le dossier en votre absence. Dans Klox, le gérant, un responsable (éventuellement limité à ses équipes) et le rôle RH peuvent faire un export.

Un export montre ce qui a été enregistré. Il ne rend pas complet un enregistrement incomplet, ni juste une heure erronée. Klox n'a ni certification ni agrément officiel comme système d'enregistrement. Les exigences techniques de l'obligation générale annoncée ne sont en outre pas encore fixées.^[1]

Ce que fait Klox : conserver par défaut cinq ans (le délai que la loi demande notamment pour les horaires flottants et les dérogations des travailleurs à temps partiel), consigner chaque export lui-même dans le journal d'audit, et garder l'export accessible même quand votre abonnement est bloqué. Klox n'est pas un système de caisse enregistreuse (SCE) et n'a pas de connexion avec Dimona. Ce que fait encore le produit est décrit sur la page fonctionnalités.