Adapter le règlement de travail à l’enregistrement du temps

Le règlement de travail doit notamment mentionner vos horaires de travail (ou, depuis le 01/06/2026, un cadre de la durée normale du travail), et les modes de mesurage et de contrôle du travail en vue de déterminer la rémunération.^[1] Si vous enregistrez désormais le début et la fin de chaque journée de travail dans un système, ce dernier point ne décrit plus ce qui se passe réellement dans votre entreprise. C’est la raison d’adapter le règlement.

Aucune règle publiée n’impose aujourd’hui une « clause enregistrement du temps » distincte. Le gouvernement a annoncé vouloir se mettre en règle au plus tard le 1/1/2027 avec la directive européenne sur le temps de travail et la jurisprudence de la Cour de justice, mais c’est une annonce, pas une loi.^[5] On ne sait pas encore si le nouveau régime exigera une mention dans le règlement de travail. Nous suivons l’état du dossier sur la page enregistrement du temps et la loi de 2027.

Deux situations demandent déjà aujourd’hui plus d’une phrase dans votre règlement :

• Les horaires flottants. Vous les introduisez par une convention collective de travail (CCT) ou par le règlement de travail.^[6] Le règlement mentionne alors notamment le début et la fin des plages fixes et des plages mobiles, les intervalles de repos, la durée maximale de travail journalière et hebdomadaire et les règles de récupération, avec une annexe qui reprend toutes les règles de l’horaire flottant.^[1]
• Les travailleurs à temps partiel à horaire variable. Le règlement mentionne la plage journalière et les jours pendant lesquels ils peuvent travailler, la durée journalière minimale et maximale, et comment et quand vous leur communiquez leur horaire : au moins sept jours ouvrables à l’avance, ou au moins trois jours ouvrables si une CCT rendue obligatoire le permet.^[1]

La procédure à suivre dépend d’une seule question : avez-vous un conseil d’entreprise ? Un conseil d’entreprise doit être institué dans les entreprises qui occupent habituellement en moyenne au moins 100 travailleurs.^[4] Une PME de 1 à 20 travailleurs n’en a donc normalement pas.

• Avec conseil d’entreprise, c’est le conseil qui établit le règlement et qui y apporte les modifications.^[1]
• Sans conseil d’entreprise, l’employeur établit le projet et le porte à la connaissance du personnel par affichage. Les travailleurs réagissent dans un registre des observations, individuellement ou via une délégation du personnel ou la délégation syndicale, ou directement auprès de l’inspecteur.^[1]

Si vous avez une délégation syndicale mais pas de conseil d’entreprise, vous suivez la procédure sans conseil d’entreprise ; la délégation peut alors inscrire des observations dans le registre.^[1]

L’exemple est fictif : Épicerie Le Panier SRL à Namur, avec son gérant Charles Panier et trois travailleurs. Charles veut faire pointer son équipe dans le navigateur à partir de novembre 2026 et adapte pour cela l’article sur le mesurage et le contrôle du travail. Il n’a ni conseil d’entreprise ni délégation syndicale.

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   1. Jusqu’au 02/10/2026 : rédiger le projet

   Charles rédige le nouveau texte de l’article. Il part d’un projet de clause issu du générateur de clause de règlement de travail et le fait relire par son secrétariat social (voir plus loin : projet ou texte relu).
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   2. 05/10/2026 : afficher le projet et ouvrir le registre

   Le projet est affiché à un endroit visible de tous. Chaque travailleur peut en obtenir une copie. À partir de ce jour, et pendant 15 jours, un registre est à disposition des travailleurs pour y inscrire leurs observations.^[1] Vous trouverez un modèle dans l’article sur le registre des observations.
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   3. Du 05/10/2026 au 20/10/2026 : le délai de 15 jours

   Les travailleurs écrivent dans le registre, ou envoient une lettre signée à l’inspecteur du Contrôle des lois sociales. Celui-ci ne peut pas communiquer ni divulguer leur nom.^[1]
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   4. 20/10/2026 : entrée en vigueur s’il n’y a pas d’observations

   Si le registre est vide et que l’inspecteur n’a reçu aucune lettre, la modification entre en vigueur le quinzième jour qui suit celui de l’affichage.^[1] S’il y a des observations, une conciliation suit ; voir le calendrier ci-dessous.
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   5. 21/10/2026 : le registre part chez l’inspecteur

   Dès que le délai est écoulé, l’employeur adresse le registre en communication à l’inspecteur, même s’il est vide.^[1]
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   6. Dater, signer et l’attestation

   L’employeur date et signe la modification. Elle porte aussi l’attestation de la consultation régulière des travailleurs.^[1]
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   7. Au plus tard le 28/10/2026 : copie au Contrôle des lois sociales

   Dans les huit jours de l’entrée en vigueur, l’employeur envoie une copie de la modification au Contrôle des lois sociales.^[1] C’est possible en ligne via reglementdetravail.belgique.be.^[2]
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   8. Informer le personnel

   Un avis indique où le règlement peut être consulté. Chaque travailleur doit pouvoir en prendre connaissance en permanence et sans intermédiaire, et en reçoit une copie ; un étudiant signe pour cela un accusé de réception. Une copie se trouve dans chaque lieu où vous occupez des travailleurs.^[1]

Le même exemple fictif, en deux versions. Dans la seconde, un travailleur inscrit une observation. L’inspecteur la fait connaître dans les quatre jours à l’employeur, qui l’affiche, et tente de concilier les points de vue dans un délai de trente jours. S’il y parvient, la modification entre en vigueur le huitième jour qui suit la conciliation. S’il n’y parvient pas, le différend est porté devant la commission paritaire.^[1]

Entre l’affichage et l’entrée en vigueur, l’exemple compte 15 jours sans observation, et six à sept semaines avec une conciliation. Si la conciliation prend les trente jours complets, ou si la commission paritaire doit trancher, cela dure plus longtemps. Dans la seconde version, Charles reporte le début de l’enregistrement après le 20/11/2026. C’est son choix, pour que le règlement et la pratique coïncident, pas une règle légale.

Le projet est communiqué à chaque membre du conseil et affiché en même temps. Le conseil l’examine au plus tôt 15 jours et au plus tard 30 jours après l’affichage. À défaut d’accord, le président porte le différend dans les 15 jours à la connaissance de l’inspecteur, qui tente de concilier dans un délai de 30 jours. S’il n’y parvient pas, la commission paritaire tranche.^[1] Le règlement entre en vigueur 15 jours après l’accord ou la décision, sauf si une autre date a été fixée, et porte, outre la signature de l’employeur, celle d’au moins deux membres du conseil qui représentent les travailleurs.^[1]

Une décision de la commission paritaire demande en règle générale 75 % des suffrages exprimés par chacune des parties. Depuis le 01/06/2026, pour une extension du cadre de la durée normale du travail ou pour un horaire en dehors de ce cadre, il suffit du soutien de tous les représentants présents d’au moins une organisation représentative des employeurs et d’une organisation représentative des travailleurs. Cela vaut aussi dans la procédure sans conseil d’entreprise.^[1][3]

Depuis le 01/06/2026, vous avez le choix entre deux manières de décrire les horaires à temps plein dans le règlement.^[1][3]

Pour l’enregistrement lui-même, la loi demande aujourd’hui seulement que le règlement mentionne les modes de mesurage et de contrôle du travail.^[1] Ce que vous y écrivez concrètement vous appartient. Les points qu’un travailleur et un inspecteur veulent généralement retrouver, à titre de suggestion et non de liste légale :

• comment l’enregistrement se fait (navigateur, smartphone personnel, appareil dans l’entreprise) et ce qu’un travailleur enregistre : début, fin, pauses ;
• ce qui se passe quand quelqu’un oublie de pointer à l’arrivée ou au départ, et comment se déroule une correction ;
• qui peut consulter les enregistrements, et comment un travailleur consulte ses propres heures ;
• combien de temps les données sont conservées.

Si vous utilisez un badge d’accès aussi pour enregistrer les heures d’arrivée et de départ, vous devez en informer vos travailleurs.^[7]

Le générateur de clause de règlement de travail de Klox produit en quelques minutes un projet d’article sur l’enregistrement du temps et une communication pour votre équipe. Ce projet est un point de départ. Il ne devient un texte à afficher qu’après relecture par quelqu’un qui connaît votre situation.

Si vous utilisez déjà Klox, vous trouvez aussi dans l’application, en tant qu’administrateur, une clause construite à partir de vos propres paramètres, comme la durée de conservation et l’enregistrement séparé ou non des pauses. Ce texte aussi précise qu’il doit être vérifié juridiquement avant d’être repris.

Les applications natives pour iOS et Android sont en développement et ne sont pas disponibles aujourd’hui ; le Klox Kiosk avec badge NFC est livré à partir du 1/11/2026. Ne décrivez donc dans votre règlement que la méthode que vos travailleurs utilisent réellement.