Registre des observations du règlement de travail

Sans conseil d’entreprise, l’employeur établit lui-même un nouveau règlement de travail ou une modification, et porte le projet à la connaissance du personnel par affichage. Pendant 15 jours à partir du jour de l’affichage, il tient à la disposition des travailleurs un registre où ils peuvent consigner leurs observations.^[1] C’est le registre des observations.

Un conseil d’entreprise est obligatoire à partir de 100 travailleurs en moyenne.^[3] Pour une PME de 1 à 20 travailleurs, ce registre est donc la voie normale pour consulter le personnel, par exemple quand vous adaptez l’article sur le mesurage et le contrôle du travail parce que vous introduisez un enregistrement du temps. La procédure complète se trouve dans le guide adapter le règlement de travail à l’enregistrement du temps.

Ce sont les travailleurs qui écrivent dans le registre : individuellement, via une délégation du personnel ou via la délégation syndicale.^[1] Le registre est là pour eux ; l’employeur le met à disposition et le clôture.

La loi ne dit pas si une observation dans le registre doit porter un nom ou une signature. Le modèle prévoit la place, sans la rendre obligatoire. Si un travailleur ne veut pas que l’employeur sache de qui vient une observation, il a une seconde voie : dans le même délai de 15 jours, une lettre dûment signée à l’inspecteur du Contrôle des lois sociales. L’inspecteur ne peut ni communiquer ni divulguer son nom.^[1]

Le registre est disponible à partir du jour où vous affichez le projet, et le reste pendant 15 jours.^[1] Dans le guide, nous prenons comme exemple un affichage le 05/10/2026 et un délai qui expire le 20/10/2026. La manière exacte de compter (le jour de l’affichage compte-t-il, que se passe-t-il un dimanche ou un jour férié), l’article 12 ne la précise pas. Gardez donc une marge.

La loi ne dit pas où le registre doit se trouver. Placez-le à côté du projet affiché, à un endroit accessible à chaque travailleur sans devoir le demander, et indiquez cet endroit en haut du modèle. Si vous avez plusieurs sites, un registre par site est la façon la plus simple de permettre à chacun de réagir.

Dès que le délai est écoulé, l’employeur adresse le registre en communication à l’inspecteur du Contrôle des lois sociales.^[1] Ensuite, deux cas sont possibles :

Le règlement définitif ou la modification est daté et signé par l’employeur et porte l’attestation de la consultation régulière des travailleurs.^[1] Dans les huit jours de l’entrée en vigueur, une copie part au Contrôle des lois sociales, en ligne via reglementdetravail.belgique.be.^[1][2] Combien de temps conserver le registre lui-même, nous ne l’avons pas trouvé dans la loi. Gardez-en une copie avec votre règlement, pour pouvoir montrer plus tard que vous avez consulté le personnel.

Le modèle comporte trois parties : un en-tête que l’employeur complète avant d’afficher le projet, le tableau des observations, et une clôture après les 15 jours. Recopiez-le dans un document, ou imprimez cette page. Le modèle téléchargeable (PDF et Word) n’existe pour l’instant qu’en néerlandais.

En-tête, à compléter par l’employeur

Explication pour les travailleurs, en haut du registre

« Inscrivez ci-dessous vos observations sur le projet affiché, vous-même ou via une délégation du personnel ou la délégation syndicale. Chaque observation a sa propre ligne. La loi ne demande ni nom ni signature ; ces colonnes sont donc facultatives. Dans le même délai de 15 jours, vous pouvez aussi envoyer vos observations par lettre signée directement à l’inspecteur du Contrôle des lois sociales. Celui-ci ne peut pas divulguer votre nom. »

Tableau des observations

Clôture, à compléter par l’employeur

En bas de chaque page, mentionnez : « Modèle de Klox (klox.be/fr/guides/registre-observations-reglement-travail), version 10/10/2026. Ceci est un outil, pas un formulaire officiel ni un avis juridique : la loi n’impose aucun modèle. Vérifiez la procédure et les délais avec votre secrétariat social ou votre conseiller juridique. »

Exemple fictif. Épicerie Le Panier SRL, rue de l’Exemple 12, 5000 Namur, numéro d’entreprise BE0000000194 (un numéro fictif, pas une entreprise réelle). Le gérant, Charles Panier, modifie l’article sur le mesurage et le contrôle du travail : à partir de novembre 2026, les trois travailleurs pointent via le navigateur. Il affiche le projet le lundi 05/10/2026, à côté de l’entrée du personnel, et place le registre juste à côté.

Comme il y a des observations, la modification n’entre pas automatiquement en vigueur le 20/10/2026. L’inspecteur communique les observations à Charles, qui les affiche, et tente de concilier les points de vue. Dans le guide, l’exemple se poursuit jusqu’à une conciliation le 12/11/2026 et une entrée en vigueur le 20/11/2026.

La première observation appelle une réponse concrète. Dans Klox, Inès voit ses propres enregistrements et corrections sous « Mes heures », et demande une correction qui arrive chez le gérant. Pour la seconde observation, Charles doit choisir lui-même sa réponse. Avec Klox, chaque travailleur pointe aujourd’hui via un navigateur où il est connecté, sur son propre appareil ou sur un appareil de l’entreprise. À partir du 1/11/2026, c’est aussi possible avec un badge sur le Klox Kiosk.

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   1. Complétez l’en-tête avant l’affichage

   Nom et adresse, numéro d’entreprise, ce que le projet modifie, la date d’affichage, le dernier jour du délai et l’endroit où se trouve le registre. Ainsi, chacun sait sur quoi et jusqu’à quand il peut réagir.
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   2. Placez le registre à côté du projet

   Le jour de l’affichage, à un endroit où chacun y a accès sans intermédiaire. Remettez une copie du projet à qui la demande ; chaque travailleur y a droit.
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   3. Laissez les travailleurs écrire eux-mêmes

   Une observation par ligne, avec la date. Le nom et la signature sont facultatifs. Ne modifiez rien de ce qu’un travailleur a écrit et ne retirez aucune page.
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   4. Mentionnez la seconde voie

   L’explication en haut du modèle indique que les travailleurs peuvent aussi écrire à l’inspecteur par lettre signée. Laissez cette phrase.
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   5. Clôturez après les 15 jours

   Notez la date de clôture et le nombre d’observations, même s’il est de zéro, et signez.
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   6. Adressez le registre à l’inspecteur

   En communication, dès que le délai est écoulé, même si le registre est vide. Notez la date d’envoi dans la clôture et gardez une copie.

Le texte du projet lui-même se rédige à part. Pour l’article sur l’enregistrement du temps, vous pouvez partir d’un projet issu du générateur de clause de règlement de travail, que vous faites relire avant de l’afficher. Ce qui est déjà fixé par la loi en matière d’enregistrement du temps, et ce qui ne l’est pas encore, se trouve sur la page enregistrement du temps et la loi de 2027.