Naar de inhoud

Tijdsregistratie in de horeca

Voor een deel van je ploeg is registreren vandaag al verplicht: flexi-jobbers registreer je op een manier die de RSZ aanvaardt, en bij deeltijdsen leg je elke afwijking van het rooster vast. Een algemene plicht voor alle werknemers is aangekondigd, maar op 22/09/2026 niet gestemd of gepubliceerd. Hieronder een werkdag met onderbroken dienst, een vergeten uitklok en welke regel waarvoor geldt.

Geschreven door Robin Verbelen, oprichter van Klox

Bijgewerkt op 22/09/2026Laatst gecontroleerd op 22/09/2026

Een vrijdag in een brasserie, geregistreerd

Brasserie De Kaai in Gent is een verzonnen zaak met zes mensen. Op vrijdag 18/09/2026 draaien kok en zaal een onderbroken dienst, van 11:00 tot 14:30 en van 17:30 tot 22:30. De keukenhulp werkt door, met een halfuur pauze. Zo staat die dag in het register:

Fictieve registraties van Brasserie De Kaai, vrijdag 18/09/2026
MedewerkerRoosterGeregistreerdGewerkt
Jonas, kok (voltijds)11:00-14:30 en 17:30-22:3011:01-14:34 en 17:30-22:298u32
Elif, zaal (voltijds)11:00-14:30 en 17:30-22:3011:02-14:33 en 17:31-22:45 (na correctie)8u45
Mehdi, keukenhulp (voltijds)10:00-18:30, 30 min pauze09:58-18:31, pauze 14:02-14:328u03
Fictieve registraties van Brasserie De Kaai, vrijdag 18/09/2026
Dagregister van een kok met een onderbroken dienst: inklokken om 11:01, uitklokken om 14:34, opnieuw inklokken om 17:30 en uitklokken om 22:29
Het dagregister van de kok op donderdag 17/09 en vrijdag 18/09: twee keer in- en uitgeklokt per dag. Echte schermafdruk van Klox, fictieve gegevens.

Elke onderbreking is een aparte uitklok en een nieuwe inklok. Het register telt de minuten tussen in en uit, niet het rooster: wie om 14:34 uitklokt, heeft tot 14:34 gewerkt. Het verschil met het rooster is zichtbaar zonder dat iemand het apart noteert.

Vergeten uit te klokken: wat er in het register blijft staan

Elif klokt vrijdag om 17:31 in voor de avonddienst en vergeet om 22:45 uit te klokken. Zo'n dienst mag niet blijven openstaan, en hij mag ook niet stil aangepast worden. In Klox loopt dat zo:

Dagregister waarin de automatische uitklok van 05:31 doorstreept staat en vervangen is door 22:45, met de systeemnotitie en de reden van de correctie eronder
De automatische afsluiting en de correctie blijven allebei zichtbaar, met de reden. Echte schermafdruk van Klox, fictieve gegevens.

  1. 1. Automatisch afgesloten, als aparte regel

    Na 12 uur zonder uitklok, zaterdag 19/09 om 05:31, sluit Klox de dienst af met een eigen registratie, gemarkeerd als automatisch afgesloten. Die 12 uur is de standaard en is per bedrijf in te stellen. De dienst verschijnt bij de afwijkingen van de zaakvoerder.

  2. 2. De werknemer vraagt een correctie

    Elif ziet de automatische afsluiting in haar eigen register en vraagt een correctie aan: ze vergat uit te klokken en stopte om 22:45.

  3. 3. De zaakvoerder corrigeert, met reden

    De zaakvoerder legt het einduur naast de kassa-afsluiting en registreert een correctie naar 22:45, met de reden erbij. De uitklok van 05:31 wordt niet gewist: hij blijft doorstreept naast de nieuwe tijd staan, met wie corrigeerde en wanneer.

Flexi-jobbers

Voor flexi-jobbers hangt de registratie af van de overeenkomst. Bij een mondelinge flexi-overeenkomst doe je een dagdimona waarin je het begin- en einduur van de taak vermeldt.[1] Bij een schriftelijke overeenkomst doe je een Dimona voor een periode van hoogstens een kwartaal, en registreer je daarnaast verplicht de aanwezigheid.[1]

Wat de regel zegt

Voor die aanwezigheidsregistratie noemt de RSZ het geregistreerd kassasysteem (GKS), het alternatief systeem van aanwezigheidsregistratie (ASA), het elektronische systeem van tijdsopvolging dat je ook voor deeltijdse tewerkstelling gebruikt, een dagdimona met begin- en einduur, of een digitale tachograaf.[1]

Wat Klox doet

Klox is een elektronisch systeem dat per dag begin, einde en pauzes vastlegt. Het is geen GKS, geen ASA en doet geen Dimona. Of Klox voor jouw flexi-jobbers geldt als het systeem van tijdsopvolging dat de RSZ bedoelt, laat je best bevestigen door je sociaal secretariaat.

De Kamer keurde op 18/06/2026 een wet over flexi-jobs goed.[6] Volgens de minister van Werk verduidelijkt die dat de registratie via een elektronisch systeem moet gebeuren.[7] Vraag je sociaal secretariaat welke registratievormen na die wet overblijven.

Jobstudenten

Voor een jobstudent doe je een Dimona STU. Daarin vermeld je per kwartaal het aantal geplande uren, en dat aantal mag je nog wijzigen tot de laatste dag van de maand na dat kwartaal.[4] Geplande uren zeggen niet wanneer de student op een bepaalde avond begon en stopte. Wie de werkelijke klokacties registreert, ziet dat wel.

Noor, de jobstudent van de brasserie, begint zaterdag 19/09 om 17:00 maar klokt pas om 17:30 in. De zaakvoerder corrigeert de inklok naar 17:00, met de reden erbij: ze begon op haar vraag vroeger voor een groepsreservatie. Zo'n correctie op dezelfde dag gaat via het correctievenster.

Dagregister van een jobstudent waarin de inklok van 17:30 gecorrigeerd is naar 17:00, met de reden erbij
Een late inklok, op dezelfde dag gecorrigeerd met reden en naam van wie corrigeerde. Echte schermafdruk van Klox, fictieve gegevens.

GKS en ASA: de horecavermindering is afgeschaft

Het geregistreerd kassasysteem (GKS, de witte kassa) is een fiscale verplichting voor zaken die meer dan 25.000 EUR per jaar omzetten uit restaurant- en cateringdiensten, zonder btw en zonder dranken.[3] Het is geen tijdsregistratieplicht op zich.

Wat de regel zegt

De doelgroepvermindering voor vaste werknemers in de horeca is stopgezet vanaf 1 juli 2026, zonder overgangsmaatregelen. Die vermindering vroeg dat je elke dag begin- en einduur van al je personeel registreerde via het GKS (Arbeid IN en Arbeid OUT) of via ASA in Dimona. Voor prestaties vanaf het derde kwartaal van 2026 valt die voorwaarde dus weg. Flexi-jobs blijf je wel aangeven in Dimona, met begin- en einduur per prestatie.[2]

Wat Klox doet

Klox is geen GKS en heeft geen ASA- of Dimona-koppeling, en vervangt de Dimona-aangifte niet. Klox registreert de arbeidstijd van je ploeg, met correcties en export, los van wat de RSZ of de fiscus vraagt.

Deeltijdse werknemers

Wijkt een deeltijdse werknemer af van zijn rooster, dan leg je dat vast: in een afwijkingsdocument met naam, datum en begin- en einduur van de prestaties buiten of afwijkend van het rooster, of met een systeem van tijdsopvolging dat per dag begin, einde en rustpauzes registreert op het moment dat ze beginnen of eindigen.[5] Die gegevens bewaar je vijf jaar.[5] Bij een systeem van tijdsopvolging moet de vakbondsafvaardiging haar bevoegdheden kunnen uitoefenen.[5]

En de aangekondigde algemene plicht?

De regering kondigde aan dat ze zich tegen uiterlijk 1/1/2027 in regel wil stellen met de Europese arbeidstijdenrichtlijn.[8] In de Kamercommissie zei de minister van Werk dat de plicht tot arbeidstijdregistratie ook voor flexi-jobs zal gelden.[7] Op 22/09/2026 is er geen gestemde wet en niets gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad: ingangsdatum, technische eisen en uitzonderingen liggen nog niet vast.

Bekijk de stand van zaken

Wat Klox doet, en wat niet

  • Je ploeg klokt in via de browser op gsm, tablet of de kassa-pc, zonder installatie. Valt de wifi weg, dan wordt de klokactie bewaard en apart gemarkeerd als offline.
  • Elke onderbreking is een aparte in- en uitklok; het dagregister telt de gewerkte tijd per dag.
  • Een ruwe klokactie wordt nooit overschreven. Een correctie komt er als aparte regel bij, met reden, auteur en tijdstip.
  • Een vergeten uitklok wordt na 12 uur (instelbaar) afgesloten met een gemarkeerde registratie en verschijnt bij de afwijkingen.
  • Klox bewaart registraties standaard vijf jaar en exporteert ze per werknemer en periode als PDF of CSV.

Wat Klox niet is

  • Geen geregistreerd kassasysteem: Klox vervangt je witte kassa niet.
  • Geen Dimona- of ASA-koppeling: je aangiftes doe je zoals vandaag.
  • Nog geen app voor iOS of Android: die is in ontwikkeling. Inklokken gaat via de browser, of vanaf 1/11/2026 op de Klox Kiosk.
  • Of Klox in jouw situatie als systeem van tijdsopvolging kan gelden, bevestig je best met je sociaal secretariaat.

Bronnen

  1. [1]RSZ: Flexi-jobs (geraadpleegd op 22/09/2026)
  2. [2]RSZ: Administratieve instructies 2026/3, doelgroepvermindering vaste werknemers horeca (geraadpleegd op 22/09/2026)
  3. [3]FOD Financiën: Geregistreerd kassasysteem, wie en wanneer (geraadpleegd op 22/09/2026)
  4. [4]RSZ: Administratieve instructies 2026/3, Dimona voor studenten (geraadpleegd op 22/09/2026)
  5. [5]FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg: Toezicht op de prestaties van de deeltijdse werknemers (geraadpleegd op 22/09/2026)
  6. [6]Kamer van volksvertegenwoordigers: Dossier 56K1526, wetsontwerp inzake flexi-jobs (geraadpleegd op 22/09/2026)
  7. [7]Kamer van volksvertegenwoordigers: DOC 56 1526/003, verslag van 03/06/2026, p. 93 (geraadpleegd op 22/09/2026)
  8. [8]Kamer van volksvertegenwoordigers: DOC 56 1353/001, resolutievoorstel over arbeidstijdregistratie, p. 6 (geraadpleegd op 22/09/2026)

Verder lezen

Benieuwd hoe dit voor jouw zaak loopt?

Probeer Klox veertien dagen gratis met je eigen ploeg, met flexi's, studenten of een onderbroken dienst, zonder betaalgegevens. Je account staat er in een paar minuten.

Start nuBekijk de digitale prikklok