Tijdsregistratie voor deeltijdse werknemers

Het toezicht op deeltijdse arbeid draait om het verschil tussen twee dingen: het rooster dat vooraf vastligt, en wat de werknemer werkelijk werkt. De regels staan in de Programmawet van 22/12/1989 (artikelen 157 tot 171) en het koninklijk besluit van 08/03/1990.^[1]

Een kopie van de arbeidsovereenkomst van de deeltijdse werknemer, of een uittreksel met de werkroosters, zijn identiteit en de handtekeningen van werknemer en werkgever, bewaar je op de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd.^[1]

Werkt iemand precies volgens dat rooster, dan is er niets bijkomends te noteren. Het register gaat over de afwijkingen: een prestatie die later begint of vroeger eindigt dan het rooster, of prestaties buiten het rooster.^[1]

Bij een vast rooster staat het rooster in de overeenkomst of het uittreksel dat je bewaart (zie hierboven).

Bij een variabel rooster moet de werknemer vooraf weten op welke dagen en uren hij werkt:

• Het individuele werkrooster wordt minstens zeven werkdagen vooraf meegedeeld, op een betrouwbare, geschikte en toegankelijke wijze. Een algemeen verbindend verklaarde cao kan dat inkorten tot minimaal drie werkdagen.^[2]
• Het rooster wordt schriftelijk en gedateerd bekendgemaakt. Het bericht ligt op papier of elektronisch op de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd, en je bewaart het daarna een jaar.^[1]

Wie de roosters niet correct bekendmaakt of de afwijkingen niet vastlegt, riskeert een sanctie van niveau 3; wie de documenten niet bewaart of niet toegankelijk houdt, een sanctie van niveau 2 (Sociaal Strafwetboek, artikelen 151 en 152).^[3]

1. Het afwijkingsdocument. Het document volgt het model dat het koninklijk besluit van 08/03/1990 oplegt. Per afwijking noteer je naam van de werknemer en datum, en:^[1]

• begint de werknemer later of stopt hij vroeger dan het vastgestelde uur: het begin- en einduur, ingevuld bij het begin (als hij later begint) of bij het einde (als hij vroeger stopt);
• werkt hij buiten het rooster: het begin, het einde en de rustpauzes, telkens ingevuld op het moment zelf.

2. Een systeem van tijdsopvolging. Dat vervangt het afwijkingsdocument als het:^[1]

• per werknemer de identiteit en de periode vermeldt waarop de gegevens betrekking hebben;
• per dag het begin en einde van de prestaties en van de rustpauzes registreert, op het moment dat ze beginnen of eindigen;
• de gegevens vijf jaar bewaart, op papier of elektronisch;
• raadpleegbaar is voor de betrokken werknemers en de sociale inspectie;
• de vakbondsafvaardiging haar bevoegdheden laat uitoefenen, volgens cao nr. 5.

Een systeem van tijdsopvolging registreert dus alle prestaties, niet alleen de afwijkingen. Het afwijkingsdocument bewaar je van de laatste verplichte vermelding tot vijf jaar na het einde van de maand die volgt op het kwartaal waarin de vermelding werd ingeschreven.^[1]

Ines Etiket (fictief) werkt 19 uur per week in Buurtwinkel 't Mandje BV in Antwerpen, met een vast rooster uit haar overeenkomst: dinsdag 08:30 tot 13:00, woensdag en vrijdag 13:00 tot 18:00, zaterdag 09:00 tot 13:30. In de week van 14/09/2026 valt ze donderdag in voor een zieke collega, stopt ze vrijdag vroeger voor een doktersafspraak, en blijft ze zaterdag langer door de drukte.

Met een afwijkingsdocument noteer je hier drie afwijkingen, telkens op het moment zelf:^[1]

• 17/09/2026, prestatie buiten het rooster: het begin (09:00) bij de start, het einde (12:00) bij het stoppen, en de rustpauzes als die er zijn;
• 18/09/2026, einde voor het vastgestelde uur: begin- en einduur (12:58 en 16:30), genoteerd op het moment dat ze stopt;
• 19/09/2026, prestatie buiten het rooster na het vastgestelde einde van 13:30: het begin (13:30) en het einde (14:31), telkens op het moment zelf.

Met een systeem van tijdsopvolging staat elke regel uit de tabel er al in, met begin, einde en pauzes zoals ze gebeurden. Of een verschil van een paar minuten, zoals op dinsdag of woensdag, al als afwijking telt, zegt de FOD-pagina niet uitdrukkelijk. Met een systeem van tijdsopvolging hoef je die vraag niet te beantwoorden: alle tijden staan erin.

Hoe je het verschil van 2u 40 verloont of recupereert, hangt af van je paritair comité en de afspraken in de overeenkomst. Dat valt buiten dit artikel.

Of je werkwijze met Klox als toegelaten systeem van tijdsopvolging geldt, hangt ook af van hoe je het gebruikt: klokken je deeltijdse werknemers echt bij het begin en einde van elke prestatie en pauze, en kan de vakbondsafvaardiging haar rol spelen? Dat blijft jouw verantwoordelijkheid als werkgever.

Met een rooster per werknemer (in het Compliance Plus-plan) zet Klox gewerkte tijd per dag tegenover het rooster. In het voorbeeld komen donderdag, vrijdag en zaterdag vanzelf in de lijst met afwijkingen, omdat ze meer dan de ingestelde marge (standaard 15 minuten) afwijken. Klox vergelijkt de gewerkte duur, niet de uren: een dienst die even lang duurt maar op andere uren valt, komt niet in die lijst, al staan de werkelijke tijden wel in het register.

Welke functies in welk pakket zitten, staat op de prijzenpagina.

De regels voor deeltijdse werknemers gelden vandaag al. De algemene registratieplicht die voor 2027 aangekondigd is, ligt nog niet vast in een gepubliceerde wettekst: ingangsdatum, technische eisen, uitzonderingen en de verhouding tot bestaande regelingen zoals deze zijn nog open. Werk je ook met glijdende uurroosters, dan geldt voor een deeltijdse werknemer met een vast rooster in dat systeem bovendien dat begin, einde en rustpauzes geregistreerd worden.^[4]

De actuele stand, met alle bronnen, staat op tijdsregistratie verplicht in 2027?