Juridische opmerking: De definitieve tekst van de Belgische wet op de verplichte arbeidstijdregistratie is op het moment van schrijven (juni 2026) nog niet gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. De informatie op deze pagina is gebaseerd op de beschikbare voorbereiding, het CCOO-arrest van het Europees Hof van Justitie en de bekende beleidsrichtingen. Exacte technische eisen, uitzonderingen en sanctiebedragen kunnen afwijken van de definitieve tekst. Raadpleeg het Belgisch Staatsblad en je juridisch adviseur voor definitieve informatie.
Wat is de verplichting?
Vanaf 1 januari 2027 zijn Belgische werkgevers verplicht om de arbeidstijden van hun werknemers systematisch te registreren via een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem. Dit geldt voor het begin- en eindtijdstip van de werkdag, evenals eventuele pauzes.
De verplichting vloeit voort uit een Europese richtlijn die alle lidstaten verplicht om werkgevers te laten beschikken over een systeem dat de daadwerkelijk gewerkte uren per werknemer objectief en betrouwbaar opmeet. België voert dit in met ingang van 1 januari 2027.
Concreet betekent dit dat elke werknemer elke werkdag moet inklokken bij aanvang en uitklokken bij het einde van de arbeidstijd. Deze registraties moeten worden opgeslagen en gedurende minstens 5 jaar beschikbaar blijven voor de werknemer, de werkgever en de sociale inspectie.
De Europese basis: het CCOO-arrest
Op 14 mei 2019 velde het Hof van Justitie van de Europese Unie een baanbrekend arrest in de zaak Federacion de Servicios de Comisiones Obreras (CCOO) tegen Deutsche Bank SAE (zaak C-55/18). Het Hof oordeelde dat de Arbeidstijdenrichtlijn (2003/88/EG) vereist dat werkgevers een systeem invoeren waarmee de dagelijkse arbeidstijd van elke werknemer objectief en betrouwbaar wordt gemeten.
Zonder zo'n systeem is het volgens het Hof onmogelijk om na te gaan of de maximale wekelijkse arbeidstijd van 48 uur en de minimale dagelijkse en wekelijkse rusttijden worden nageleefd. Het arrest verplicht alle EU-lidstaten om de nodige maatregelen te nemen zodat werkgevers over zo'n systeem beschikken.
“Om de naleving van de maximale wekelijkse arbeidstijd en de minimale dagelijkse en wekelijkse rusttijden daadwerkelijk te kunnen nagaan, moeten de lidstaten werkgevers verplichten om een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem in te voeren waarmee de dagelijks door elke werknemer verrichte arbeidstijd wordt gemeten.”
België heeft de invoering van de wettelijke verplichting uitgesteld tot 2027. Andere EU-lidstaten hebben al eerder wetgeving ingevoerd op basis van dit arrest.
De drie kernvereisten van een systeem
Het CCOO-arrest formuleert drie centrale kwaliteitseisen waaraan een systeem voor arbeidstijdregistratie moet voldoen:
Objectief
De registratie mag niet berusten op de subjectieve opgave van de werknemer of werkgever achteraf. Het systeem moet de werkelijke tijden automatisch vastleggen.
Betrouwbaar
De gegevens mogen niet achteraf worden aangepast of verwijderd zonder tracering. Correcties zijn toegestaan maar moeten altijd volledig gedocumenteerd zijn.
Toegankelijk
De geregistreerde gegevens moeten beschikbaar zijn voor de werknemer, de werkgever en de bevoegde instanties (sociale inspectie).
Klox is op deze drie vereisten gebouwd. Het datamodel is append-only: ingeklokde tijden worden nooit overschreven. Correcties verlopen via een apart, getraceerd proces. Het systeem is beschikbaar voor werknemers, werkgevers en inspecteurs.
Voor wie geldt de plicht?
Op basis van de beschikbare informatie geldt de verplichting voor alle Belgische werkgevers die werknemers in dienst hebben, ongeacht de sector, het aantal werknemers of het arbeidsregime (voltijds of deeltijds) van de werknemers.
Er zijn mogelijkerwijs uitzonderingen voorzien voor bepaalde categorieën, zoals:
- Zelfstandigen zonder personeel
- Specifieke sectoren met bestaande, gelijkwaardige registratieplichten
- Bepaalde functies waarvoor de arbeidstijdenwetgeving niet van toepassing is (o.a. sommige leidinggevenden)
De definitieve lijst van uitzonderingen is op het moment van schrijven nog niet gepubliceerd. We raden je aan de standaardregel te volgen: bereid je voor op de algemene verplichting en pas je beleid aan zodra de uitzonderingen definitief zijn.
Bewaarplicht en exporteerbaarheid
Alle geregistreerde arbeidstijden moeten gedurende minstens 5 jaar worden bewaard. Ze moeten te allen tijde raadpleegbaar en exporteerbaar zijn voor:
- De werknemer zelf (recht op inzage en kopie)
- De werkgever en zijn bevoegde medewerkers
- De sociale inspectie bij een controle
De export moet leesbaar zijn, wat in de praktijk betekent dat PDF- en CSV-formaten de gangbare standaarden worden. Een inspectiedossier dat je niet binnen redelijke tijd kunt produceren, wordt bij een controle als niet-compliant beschouwd.
Arbeidsreglement aanpassen
Een van de minder bekende verplichtingen is de aanpassing van het arbeidsreglement. Je moet daarin vermelden welk tijdsregistratiesysteem je gebruikt, hoe werknemers inklokken en wat de gevolgen zijn van misbruik of niet-naleving.
De aanpassing van het arbeidsreglement vereist de procedure van overleg met de werknemersvertegenwoordigers (of de werknemers zelf bij afwezigheid van een OR of CPBW). Plan dit ruim op voorhand: de procedure duurt doorgaans 15 tot 30 dagen.
Gratis hulp beschikbaar
Klox biedt een gratis arbeidsreglement-clausule generator. In enkele minuten genereer je de verplichte clausule en een medewerkerscommunicatie op basis van je gegevens. Naar de generator
Sancties
De exacte sanctiebedragen zijn op het moment van schrijven nog niet gepubliceerd in de definitieve wetstekst. In het Belgisch arbeidsrecht worden inbreuken op de arbeidstijdenwetgeving doorgaans bestraft op basis van sanctieniveaus:
- Niveau 1 en 2: administratieve geldboetes
- Niveau 3 en 4: strafrechtelijke sancties (gevangenisstraffen en/of hogere boetes)
Bij inbreuken op werknemersrechtelijke bepalingen worden boetes vaak vermenigvuldigd per betrokken werknemer. Een boete die per werknemer geldt, kan voor een KMO met 20 werknemers snel oplopen.
Voorzichtigheid: We vermijden het publiceren van specifieke boetebedragen die niet officieel zijn bevestigd. Zodra de wet is gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, werken wij deze pagina bij. Vroegboekeers ontvangen een melding.
Hoe bereid je je voor?
Een stappenplan om 2027-proof te worden:
Kies een gevalideerd systeem
Kies een software die append-only registreert, getraceerde correcties ondersteunt en een exporteerbaar inspectiedossier genereert. Geen Excel, geen manuele bijhouding.
Pas je arbeidsreglement aan
Vermeld de gekozen registratiemethode in het arbeidsreglement. Gebruik onze gratis generator voor de verplichte clausule.
Communiceer met je werknemers
Informeer je medewerkers tijdig over het nieuwe systeem: hoe het werkt, waarom het verplicht is en wat er verandert.
Start voor 1 januari 2027
Plan je implementatie en onboarding ruim op voorhand, zodat je op 1 januari 2027 al een maand ervaring hebt met het systeem.