Veelgestelde vragen over tijdsregistratie 2027

Een algemene plicht voor elke werkgever bestaat nog niet: ze is aangekondigd, maar de wettekst is nog niet gepubliceerd, en voor wie ze zal gelden en welke uitzonderingen er komen, ligt nog niet vast. Wel gelden er vandaag al registratieplichten, onder meer bij glijdende uurroosters, voor afwijkingen bij deeltijdse werknemers en voor flexi-jobs. Ga na of een daarvan op jou van toepassing is, en bereid je voor op de algemene plicht.

De regering wil zich tegen uiterlijk 1 januari 2027 in regel stellen en plant een overgangsperiode. In de Kamercommissie noemde de minister 1 januari en 1 april als data; het verslag vermeldt daarbij het jaartal 2026, wat gezien de planning een verschrijving lijkt. Zolang de wet niet gestemd en gepubliceerd is in het Belgisch Staatsblad, is geen van die data een bevestigde wettelijke ingangsdatum. We passen deze pagina aan zodra de tekst er is.

In het CCOO-arrest (C-55/18, 14 mei 2019) oordeelde het Hof van Justitie van de EU dat de lidstaten werkgevers moeten verplichten tot een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem om de dagelijkse arbeidstijd van iedere werknemer te registreren. In het Loredas-arrest (C-531/23, december 2024) bevestigde het Hof dat ook voor huispersoneel. België heeft aangekondigd dit tegen 1 januari 2027 om te zetten.

Het CCOO-arrest vraagt een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem, maar schrijft geen technologie voor: de lidstaten bepalen de vorm. De Belgische technische eisen zijn nog niet bekend. Klox vult die drie woorden in door originele klokacties nooit te overschrijven, correcties apart bij te houden en inzage en export te bieden. Dat is onze productkeuze, geen wettelijk voorschrift.

Het arbeidsreglement vermeldt vandaag al de uurroosters en de wijze van meting van en controle op de arbeid om het loon te bepalen. Voer je een registratiesysteem in, dan beschrijf je het dus daar. Of de nieuwe regeling extra vermeldingen vraagt, is nog niet bekend. Onze gratis generator maakt een concepttekst en een medewerkerscommunicatie die je laat nakijken.

Ja. Voor flexi-jobbers geldt vandaag al een registratieplicht, los van de aangekondigde regeling. De RSZ noemt vijf manieren: een geregistreerd kassasysteem, het alternatief systeem van aanwezigheidsregistratie gekoppeld aan Dimona, een elektronisch systeem van tijdsopvolging, een dagelijkse Dimona met begin- en einduur, of een digitale tachograaf. Bij een mondelinge flexi-overeenkomst doe je een dagelijkse Dimona met begin- en einduur.

Die aangiftes blijven bestaan; ze dienen een ander doel. Dimona meldt dat iemand bij je in dienst is, Checkinatwork en Check In and Out at Work registreren aanwezigheid op bepaalde werven en bij bepaalde schoonmaakactiviteiten. De aangekondigde regeling gaat over het registreren van de gewerkte tijd van elke werknemer. Klox vervangt je Dimona-aangifte niet en is geen Dimona-koppeling: het legt de gewerkte tijd vast en houdt die exporteerbaar.

De sancties voor de aangekondigde plicht zijn nog niet bekend. Inbreuken op de sociale wetgeving worden vandaag bestraft volgens vier sanctieniveaus in het Sociaal Strafwetboek: niveau 1 is een administratieve geldboete, niveau 2 en 3 een strafrechtelijke geldboete of andere straf of een administratieve geldboete, niveau 4 kan ook een gevangenisstraf zijn. Bij veel inbreuken wordt de boete vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers. Een bestaand voorbeeld: geen systeem van tijdsopvolging bij glijdende uurroosters is een inbreuk van niveau 2.

De sociale inspectiediensten, zoals de Inspectie van de sociale wetten (Toezicht op de sociale wetten) van de FOD Werkgelegenheid en de inspectie van de RSZ. Zij kunnen ter plaatse komen of documenten opvragen. In Klox exporteer je per werknemer en periode een dossier met registraties en correcties als PDF of CSV.

Voor deeltijdse werknemers gelden vandaag al regels: variabele werkroosters worden vooraf bekendgemaakt en afwijkingen van het rooster worden vastgelegd, in een afwijkingsdocument of via een systeem van tijdsopvolging, en vijf jaar bewaard. Hoe de aangekondigde algemene plicht daarmee samengaat, is nog niet bekend.

Er is geen algemene bewaartermijn; die hangt af van de regeling. Bij glijdende uurroosters bewaar je de gegevens van het systeem van tijdsopvolging vijf jaar na afloop van de dag waarop ze betrekking hebben (Arbeidswet, art. 20ter). Voor afwijkingen bij deeltijdse werknemers geldt ook vijf jaar. De termijn van de aangekondigde regeling is nog niet bekend. Klox bewaart registraties standaard vijf jaar, met export als PDF of CSV.

Ja. Via de AVG heeft elke werknemer recht op inzage in en een kopie van zijn persoonsgegevens. Bij glijdende uurroosters moet de werknemer het systeem van tijdsopvolging ook kunnen raadplegen. In Klox ziet elke werknemer zijn eigen uren en kan hij ze exporteren.

Geen gepubliceerde Belgische regel beschrijft vandaag algemeen hoe een correctie moet verlopen. Een systeem dat het origineel bewaart en elke correctie zichtbaar houdt, sluit wel aan bij de eis van een betrouwbare registratie uit het CCOO-arrest. In Klox is een correctie een aparte regel met verplichte reden, auteur en tijdstip; de oorspronkelijke registratie blijft altijd bewaard.

Nu. Je kan meteen zelf starten: je organisatie aanmaken, je werknemers uitnodigen en alles veertien dagen gratis uitproberen, zonder betaalgegevens. Zo sta je klaar voor de aangekondigde registratieplicht.

De gegevens in Klox worden opgeslagen op servers in de Europese Unie, in een datacenter in Duitsland. Ze worden niet buiten de EU opgeslagen en aan niemand doorverkocht. Een verwerkersovereenkomst (DPA) is standaard inbegrepen in elk abonnement, met de volledige lijst van verwerkers.

Inklokken kan altijd via een gedeelde tablet of computer op de werkvloer: de werknemer meldt zich aan en klokt in via de browser, een smartphone is niet nodig. Of je kiest de Klox Kiosk: werknemers tikken hun badge aan of kiezen hun naam en PIN. Hij is te bestellen, met levering vanaf 1/11/2026.

Ja. Klox werkt voor elke bedrijfsgrootte, van een handvol tot honderden werknemers. De software schaalt moeiteloos mee en je betaalt gewoon per actieve werknemer, zonder bovengrens. Grotere organisatie met specifieke wensen? Neem gerust contact op, we denken graag mee.