Het inspectiedossier voor tijdsregistratie

België kent vandaag geen algemene plicht om de arbeidstijd van elke werknemer te registreren. Voor een reeks regelingen en sectoren bestaat die plicht wel.^[1] Wat je moet kunnen voorleggen, volgt dus uit de situatie van elke werknemer. Hieronder de situaties die in een kmo met 1 tot 20 werknemers kunnen spelen.

Daarnaast vermeldt het arbeidsreglement onder meer de wijzen van meting van en controle op de arbeid, en stuur je een afschrift ervan naar de inspectie binnen acht dagen na de inwerkingtreding.^[6]Hoe je dat reglement aanpast, staat in het artikel over het arbeidsreglement bij “Verder lezen” onderaan.

Een dossier houdt stand als iemand die je bedrijf en je software niet kent, er zonder uitleg door raakt. Per werknemer en periode betekent dat: wie het is, welke periode het dekt, per dag elke klokactie met haar tijdstip, een dagtotaal, en bij elke aangepaste tijd wat er oorspronkelijk stond, waarom het veranderde, wie het veranderde en wanneer.

De voorbeeldexport

Hieronder staat een echte export uit Klox, gemaakt met een verzonnen zaak: Brasserie De Kaai BV in Gent, met zaalmedewerker Elif Karaf, voor de week van 14/09/2026 tot 20/09/2026. Het btw-nummer is een nulnummer. De PDF is wat je aan een inspecteur geeft; de CSV bevat dezelfde regels en opent in Excel.

De regels van vrijdag 18/09/2026 uit die CSV tonen hoe een correctie in het dossier terechtkomt:

De bron WEB betekent dat de werknemer zelf inklokte in de browser. AUTO betekent dat Klox de dienst automatisch afsloot. De CSV heeft ook een kolom die aangeeft of een klokactie offline gemaakt werd. Op basis van de ruwe klokacties alleen zou vrijdag 15u 31 gewerkt tellen; met de correctie is het 8u 45, en beide tijden blijven zichtbaar.

Neem een vergeten uitklok na een avonddienst. Zo liep die in het voorbeeld:

1. 1

   1. Vrijdag 18/09, 17:31: inklokken, niet uitklokken

   Elif klokt in voor de avonddienst en vergeet na sluiting uit te klokken. De dienst blijft open staan.
2. 2

   2. Zaterdag 19/09, 05:31: automatisch afgesloten

   Na twaalf uur zonder uitklok sluit Klox de dienst af met een aparte registratie, gemarkeerd als automatisch. Twaalf uur is de standaard; de zaakvoerder kan dat aantal uren aanpassen of de automatische afsluiting uitzetten. De automatische afsluiting komt in de lijst met afwijkingen.
3. 3

   3. De werknemer vraagt een correctie aan

   Elif ziet in Mijn uren dat haar dienst automatisch afgesloten werd, en vraagt een correctie aan met haar eigen uitleg: ze stopte om 22:45. De aanvraag komt bij de zaakvoerder terecht.
4. 4

   4. De zaakvoerder registreert de correctie

   Hanne, de zaakvoerder, controleert het einduur tegen de kassa-afsluiting en registreert een correctie naar 22:45, met die reden erbij. Daarna handelt ze de aanvraag af.
5. 5

   5. Alles blijft zichtbaar

   De automatische uitklok van 05:31 blijft bewaard en staat doorstreept naast 22:45. De auditlog noteert de automatische afsluiting, de aanvraag en de correctie met tijdstip en auteur. De export toont hetzelfde.

Tweede geval uit het voorbeeld: jobstudente Noor Dienblad begon zaterdag 19/09/2026 om 17:00 op vraag van de zaakvoerder, maar klokte pas om 17:30 in. De zaakvoerder zet de inklok op 17:00 en schrijft erbij waarom.

Wat een correctie sterk maakt, is de reden. “Aangepast” zegt een buitenstaander niets. “Einduur 22:45 volgens de kassa-afsluiting en de aanvraag van de werknemer” vertelt waar de nieuwe tijd vandaan komt en wie hem bevestigt.

Bij glijdende uurroosters moet het systeem van tijdsopvolging raadpleegbaar zijn door de werknemer.^[2] Los daarvan heeft elke werknemer onder de AVG recht op inzage in en een kopie van zijn persoonsgegevens.^[8]

In Klox ziet de werknemer onder Mijn uren dezelfde registraties en correcties als de werkgever, met de reden erbij. Van daaruit vraagt hij een correctie aan en exporteert hij zijn eigen dossier als PDF of CSV. Een werknemer ziet alleen zijn eigen registraties.

Wat je vooraf regelt, hoef je tijdens een controle niet meer uit te zoeken.

• Weet per werknemer onder welke regeling hij valt: vast rooster, glijdend uurrooster, deeltijds met vast of variabel rooster, flexi-job of jobstudent.
• Zorg dat er geen open diensten meer staan in de periode die je wilt voorleggen. Werk afwijkingen af terwijl de dienst nog vers in het geheugen ligt.
• Geef bij elke correctie een reden die een buitenstaander begrijpt, met de bron van de nieuwe tijd (kassa-afsluiting, rooster, bevestiging door een collega).
• Maak één keer een proefexport per werknemer en periode, en lees hem na alsof je het bedrijf niet kent.
• Controleer dat je arbeidsreglement beschrijft hoe de arbeid gemeten en gecontroleerd wordt, en dat de inspectie de geldende versie heeft.^[6]
• Zorg dat werknemers weten waar ze hun eigen registraties kunnen inkijken.
• Bewaar registraties minstens vijf jaar waar de wet dat vraagt, en bewaar variabele roosterberichten van deeltijdsen een jaar.^[3]
• Spreek af wie het dossier trekt als jij er niet bent. In Klox kunnen de zaakvoerder, een manager (eventueel beperkt tot zijn teams) en de rol HR een export maken.

Een export toont wat geregistreerd is. Ze maakt een onvolledige registratie niet volledig en een verkeerde tijd niet juist. Klox heeft geen certificering of officiële goedkeuring als registratiesysteem. De technische eisen van de aangekondigde algemene plicht liggen bovendien nog niet vast.^[1]

Wat Klox wel doet: standaard vijf jaar bewaren (dat is de termijn die de wet vraagt bij onder meer glijdende uurroosters en afwijkingen bij deeltijdsen), elke export zelf in de auditlog noteren, en de export ook bereikbaar houden wanneer je abonnement geblokkeerd is. Klox is geen geregistreerd kassasysteem en geen koppeling met Dimona. Wat het product verder doet, staat op de pagina functies.