Arbeidsreglement aanpassen voor tijdsregistratie

Het arbeidsreglement moet onder meer vermelden: je uurroosters (of sinds 01/06/2026 een kader van de gewone arbeidstijd), en de wijzen van meting van en controle op de arbeid met het oog op het bepalen van het loon.^[1] Registreer je voortaan begin en einde van elke werkdag in een systeem, dan beschrijft dat laatste punt niet langer wat er in je zaak gebeurt. Dat is de reden om het reglement aan te passen.

Een verplichte, aparte "clausule tijdsregistratie" staat vandaag in geen enkele gepubliceerde regel. De regering kondigde aan dat ze zich tegen uiterlijk 1/1/2027 in regel wil stellen met de Europese arbeidstijdenrichtlijn en de rechtspraak van het Hof van Justitie, maar dat is een aankondiging, geen wet.^[5] Of de nieuwe regeling een vermelding in het arbeidsreglement zal vragen, is nog open. De stand van zaken volgen we op de pagina over tijdsregistratie en de wet van 2027.

Twee situaties vragen vandaag al meer dan één zin in je reglement:

• Glijdende uurroosters. Die voer je in via een cao of het arbeidsreglement.^[6] Het reglement vermeldt dan onder meer begin en einde van stamtijd en glijtijd, de rustpauzes, de maximale dagelijkse en wekelijkse arbeidsduur en de regels voor recuperatie, met een bijlage die alle regels van het glijdend rooster herneemt.^[1]
• Deeltijdsen met een variabel rooster. Het reglement vermeldt het tijdvak en de dagen waarbinnen ze kunnen werken, de minimale en maximale dagelijkse arbeidsduur, en hoe en wanneer je hun rooster meedeelt: minstens zeven werkdagen vooraf, of minstens drie werkdagen als een algemeen verbindend verklaarde cao dat toelaat.^[1]

Welke procedure je volgt, hangt af van één vraag: heb je een ondernemingsraad? Een ondernemingsraad is verplicht in ondernemingen die gewoonlijk gemiddeld minstens 100 werknemers tewerkstellen.^[4] Een KMO met 1 tot 20 werknemers heeft er dus normaal geen.

• Met ondernemingsraad stelt de raad het reglement op en brengt hij de wijzigingen aan.^[1]
• Zonder ondernemingsraad stelt de werkgever het ontwerp op en legt hij het via aanplakking voor aan het personeel. De werknemers reageren in een register van opmerkingen, zelf of via een personeels- of vakbondsafvaardiging, of rechtstreeks bij de inspecteur.^[1]

Heb je een vakbondsafvaardiging maar geen ondernemingsraad, dan volg je de procedure zonder ondernemingsraad; de afvaardiging kan dan wel opmerkingen in het register noteren.^[1]

Het voorbeeld is fictief: Buurtwinkel 't Mandje BV in Antwerpen, met zaakvoerder Karel Mandje en drie werknemers. Karel wil vanaf november 2026 laten inklokken in de browser, en past daarvoor het artikel over meting en controle van de arbeid aan. Hij heeft geen ondernemingsraad en geen vakbondsafvaardiging.

1. 1

   1. Tot 02/10/2026: het ontwerp opstellen

   Karel schrijft de nieuwe tekst van het artikel. Hij vertrekt van een concept uit de arbeidsreglement-generator en laat het nakijken door zijn sociaal secretariaat (zie verder: concepttekst of nagekeken tekst).
2. 2

   2. 05/10/2026: aanplakken en het register openen

   Het ontwerp hangt op een plaats waar iedereen het ziet. Elke werknemer kan een afschrift krijgen. Vanaf die dag ligt 15 dagen lang een register klaar waarin werknemers hun opmerkingen noteren.^[1] Een model staat in het artikel over het opmerkingenregister.
3. 3

   3. 05/10/2026 tot 20/10/2026: de termijn van 15 dagen

   Werknemers schrijven in het register, of sturen een ondertekende brief naar de inspecteur van de sociale wetten. Die mag hun naam niet bekendmaken.^[1]
4. 4

   4. 20/10/2026: inwerkingtreding als er geen opmerkingen zijn

   Staat er niets in het register en kreeg de inspecteur geen brief, dan treedt de wijziging in werking op de vijftiende dag na de aanplakking.^[1] Zijn er wel opmerkingen, dan volgt een verzoening; zie de tijdlijn hieronder.
5. 5

   5. 21/10/2026: het register naar de inspecteur

   Zodra de termijn verstreken is, stuurt de werkgever het register ter inzage aan de inspecteur, ook als het leeg is.^[1]
6. 6

   6. Dateren, ondertekenen en het attest

   De werkgever dateert en ondertekent de wijziging. Ze bevat ook het attest dat de werknemers regelmatig geraadpleegd zijn.^[1]
7. 7

   7. Uiterlijk 28/10/2026: afschrift naar de inspectie

   Binnen acht dagen na de inwerkingtreding stuurt de werkgever een afschrift van de wijziging naar de Inspectie van de sociale wetten.^[1] Dat kan online via arbeidsreglement.belgie.be, met je eID.^[2]
8. 8

   8. Bekendmaken aan het personeel

   Een bericht vermeldt waar het reglement ligt. Elke werknemer kan het op elk moment zonder tussenpersoon inzien en krijgt een afschrift; een jobstudent tekent daarvoor een ontvangstbewijs. Op elke plaats waar je werknemers tewerkstelt, ligt een afschrift.^[1]

Hetzelfde fictieve voorbeeld, in twee versies. In de tweede noteert een werknemer een opmerking. De inspecteur deelt ze binnen vier dagen mee aan de werkgever, die ze aanplakt, en probeert binnen dertig dagen te verzoenen. Lukt dat, dan treedt de wijziging in werking op de achtste dag na de verzoening. Lukt het niet, dan gaat het geschil naar het paritair comité.^[1]

Tussen aanplakking en inwerkingtreding zitten in het voorbeeld 15 dagen zonder opmerkingen, en zes à zeven weken met een verzoening. Duurt de verzoening de volle dertig dagen, of moet het paritair comité beslissen, dan loopt het langer. In de tweede versie schuift Karel de start van de registratie op tot na 20/11/2026. Dat is zijn keuze om reglement en praktijk gelijk te laten lopen, geen wettelijke regel.

Het ontwerp gaat naar elk lid van de raad en wordt tegelijk aangeplakt. De raad vergadert erover ten vroegste 15 en uiterlijk 30 dagen na de aanplakking. Is er geen akkoord, dan brengt de voorzitter het geschil binnen 15 dagen bij de inspecteur, die binnen 30 dagen probeert te verzoenen. Lukt dat niet, dan beslist het paritair comité.^[1] Het reglement treedt in werking 15 dagen na het akkoord of de beslissing, tenzij een andere datum is vastgesteld, en draagt naast de handtekening van de werkgever die van minstens twee werknemersvertegenwoordigers in de raad.^[1]

Een beslissing van het paritair comité vraagt in de regel 75% van de stemmen van elke partij. Sinds 01/06/2026 volstaat voor een uitbreiding van het kader van de gewone arbeidstijd, of voor een uurrooster buiten dat kader, de steun van alle aanwezige vertegenwoordigers van minstens één representatieve werkgevers- en één werknemersorganisatie. Dat geldt ook in de procedure zonder ondernemingsraad.^[1][3]

Sinds 01/06/2026 heb je voor voltijdse uurroosters de keuze tussen twee manieren om ze in het reglement te beschrijven.^[1][3]

Voor de registratie zelf vraagt de wet vandaag alleen dat het reglement de wijzen van meting van en controle op de arbeid vermeldt.^[1] Wat je daaronder concreet schrijft, is aan jou. Punten die een werknemer en een inspecteur doorgaans willen terugvinden, als voorstel en niet als wettelijke lijst:

• hoe er geregistreerd wordt (browser, eigen smartphone, toestel in de zaak) en wat een werknemer registreert: begin, einde, pauzes;
• wat er gebeurt als iemand vergeet in of uit te klokken, en hoe een correctie verloopt;
• wie de registraties kan inzien, en hoe een werknemer zijn eigen uren raadpleegt;
• hoe lang de gegevens bewaard worden.

Gebruik je een toegangsbadge ook om aankomst en vertrek te registreren, dan moet je je werknemers daarover informeren.^[7]

De arbeidsreglement-generator van Klox maakt in enkele minuten een conceptartikel over tijdsregistratie en een mededeling voor je team. Dat concept is een vertrekpunt. Het wordt pas een tekst die je aanplakt nadat iemand die je situatie kent het heeft nagelezen.

Gebruik je Klox al, dan vind je als beheerder in de app ook een clausule die opgebouwd is uit je eigen instellingen, zoals de bewaartermijn en of pauzes apart geregistreerd worden. Ook die tekst vermeldt dat je ze juridisch laat nakijken voor je ze opneemt.

Native apps voor iOS en Android zijn in ontwikkeling en vandaag niet beschikbaar; de Klox Kiosk met NFC-badge wordt geleverd vanaf 1/11/2026. Beschrijf in je reglement dus alleen de methode die je werknemers echt gebruiken.