Opmerkingenregister bij het arbeidsreglement

Wie geen ondernemingsraad heeft, stelt een nieuw arbeidsreglement of een wijziging zelf op en maakt het ontwerp bekend door het aan te plakken. Gedurende 15 dagen vanaf de dag van de aanplakking houdt de werkgever een register ter beschikking waarin de werknemers hun opmerkingen kunnen optekenen.^[1] Dat is het opmerkingenregister.

Een ondernemingsraad is verplicht vanaf gemiddeld 100 werknemers.^[3] Voor een KMO met 1 tot 20 werknemers is dit register dus de gewone weg om het personeel te raadplegen, bijvoorbeeld wanneer je het artikel over meting en controle van de arbeid aanpast omdat je tijdsregistratie invoert. De volledige procedure staat in de gids arbeidsreglement aanpassen voor tijdsregistratie.

De werknemers schrijven in het register: individueel, via een personeelsafvaardiging of via de vakbondsafvaardiging.^[1] Het register is er voor hen; de werkgever stelt het ter beschikking en sluit het af.

De wet zegt niet of een opmerking in het register een naam of een handtekening moet dragen. Het model laat daar ruimte voor, maar maakt het niet verplicht. Wil een werknemer niet dat de werkgever weet van wie een opmerking komt, dan heeft hij een tweede weg: binnen dezelfde 15 dagen een behoorlijk ondertekende brief naar de inspecteur van de sociale wetten. De inspecteur mag zijn naam niet meedelen of bekendmaken.^[1]

Het register ligt klaar vanaf de dag dat je het ontwerp aanplakt, en blijft 15 dagen beschikbaar.^[1] In de gids gebruiken we als voorbeeld een aanplakking op 05/10/2026 en een termijn die op 20/10/2026 afloopt. Hoe je precies telt (of de dag van de aanplakking meetelt, wat een zondag of feestdag doet), zegt artikel 12 niet uitdrukkelijk. Hou dus een marge.

Waar het register ligt, schrijft de wet niet voor. Leg het naast het aangeplakte ontwerp, op een plaats waar elke werknemer zonder te vragen bij kan, en vul die plaats in bovenaan het model. Heb je meerdere vestigingen, dan is een register per vestiging de eenvoudigste manier om iedereen de kans te geven te reageren.

Zodra de termijn verstreken is, stuurt de werkgever het register ter inzage aan de inspecteur van de sociale wetten.^[1] Daarna zijn er twee mogelijkheden:

Het definitieve reglement of de wijziging wordt gedateerd en ondertekend door de werkgever en bevat het attest dat de werknemers regelmatig geraadpleegd zijn.^[1] Binnen acht dagen na de inwerkingtreding gaat een afschrift naar de Inspectie van de sociale wetten (Toezicht op de sociale wetten), online via arbeidsreglement.belgie.be met je eID.^[1][2] Hoe lang je het register zelf moet bewaren, vonden we niet in de wet. Bewaar een kopie bij je reglement, zodat je later kan tonen dat je het personeel raadpleegde.

Het model heeft drie delen: een kop die de werkgever invult voor hij het ontwerp aanplakt, de tabel voor de opmerkingen, en een afsluiting na de 15 dagen. Druk het af, of vul de Word-versie in en druk die af.

Kop, in te vullen door de werkgever

Uitleg voor de werknemers, bovenaan het register

"Noteer hieronder je opmerkingen over het aangeplakte ontwerp, zelf of via een personeels- of vakbondsafvaardiging. Elke opmerking krijgt een eigen regel. De wet vraagt geen naam of handtekening; deze kolommen zijn dus niet verplicht. Je kan je opmerkingen binnen dezelfde 15 dagen ook in een ondertekende brief rechtstreeks aan de inspecteur van de sociale wetten sturen. Die mag je naam niet bekendmaken."

Tabel voor de opmerkingen

Afsluiting, in te vullen door de werkgever

Onderaan elk blad staat: "Model van Klox (klox.be/kennis/opmerkingenregister-arbeidsreglement), versie 22/09/2026. Dit is een hulpmiddel, geen officieel formulier en geen juridisch advies: de wet schrijft geen model voor. Controleer de procedure en de termijnen met je sociaal secretariaat of juridisch adviseur."

Fictief voorbeeld. Buurtwinkel 't Mandje BV, Voorbeeldstraat 12, 2000 Antwerpen, ondernemingsnummer BE0000000194 (een nulnummer, geen echte onderneming). Zaakvoerder Karel Mandje wijzigt het artikel over meting en controle van de arbeid: vanaf november 2026 klokken de drie werknemers in via de browser. Hij plakt het ontwerp aan op maandag 05/10/2026, naast de personeelsingang, en legt het register ernaast.

Omdat er opmerkingen zijn, treedt de wijziging niet vanzelf in werking op 20/10/2026. De inspecteur deelt de opmerkingen mee aan Karel, die ze aanplakt, en probeert te verzoenen. In de gids loopt het voorbeeld verder tot een verzoening op 12/11/2026 en een inwerkingtreding op 20/11/2026.

De eerste opmerking is concreet te beantwoorden. In Klox ziet Ines haar eigen registraties en correcties onder "Mijn uren", en vraagt ze een correctie aan die bij de zaakvoerder terechtkomt. Voor de tweede opmerking moet Karel zelf een antwoord kiezen. Met Klox klokt elke werknemer vandaag in via een browser waarin hij aangemeld is, op een eigen toestel of op een toestel van de zaak. Vanaf 1/11/2026 kan het ook met een badge aan de Klox Kiosk.

1. 1

   1. Vul de kop in voor je aanplakt

   Naam en adres, ondernemingsnummer, wat het ontwerp wijzigt, de datum van aanplakking, de laatste dag van de termijn en de plaats waar het register ligt. Zo weet iedereen waarover en tot wanneer hij kan reageren.
2. 2

   2. Leg het register naast het ontwerp

   Op de dag van de aanplakking, op een plaats waar iedereen er zonder tussenpersoon bij kan. Geef wie erom vraagt een afschrift van het ontwerp; daar heeft elke werknemer recht op.
3. 3

   3. Laat de werknemers zelf schrijven

   Eén opmerking per regel, met datum. Naam en handtekening zijn niet verplicht. Pas niets aan in wat een werknemer schreef, en haal geen bladen weg.
4. 4

   4. Vermeld de tweede weg

   De uitleg bovenaan het model zegt dat werknemers ook met een ondertekende brief naar de inspecteur kunnen. Laat die zin staan.
5. 5

   5. Sluit af na de 15 dagen

   Noteer de datum van afsluiting en het aantal opmerkingen, ook als dat nul is, en onderteken.
6. 6

   6. Stuur het register naar de inspecteur

   Ter inzage, zodra de termijn verstreken is, ook als het register leeg is. Noteer de verzenddatum in de afsluiting en bewaar een kopie.

De tekst van het ontwerp zelf maak je apart. Voor het artikel over tijdsregistratie kan je vertrekken van een concept uit de arbeidsreglement-generator, dat je laat nakijken voor je het aanplakt. Wat er vandaag al en nog niet wettelijk vastligt rond tijdsregistratie, lees je op de pagina over tijdsregistratie en de wet van 2027.