Wat kost tijdsregistratie voor een KMO?

Klox rekent per werknemer per maand. Er is geen opstartkost, geen installatie en geen hardware nodig: je werknemers klokken in via de browser op hun gsm, tablet of computer. De rekenregel is eenvoudig:

• aantal werknemers maal de prijs per werknemer van je pakket;
• met een minimum per organisatie, dat geldt voor heel kleine teams;
• plus wat je bijneemt: een extra vestiging (één zit erin) of een Klox Kiosk.

Compliance dekt de registratie zelf: inklokken, pauzes, correcties met reden, het dagregister en de export voor de inspectie. Compliance Plus voegt onder meer roosters, verlof, tijdsaldo en de export voor je loonverwerking toe. Wat in welk pakket zit, staat op de prijzenpagina, met een calculator. De eerste 14 dagen zijn gratis, zonder betaalgegevens.

Drie teamgroottes, in beide pakketten, zonder add-ons. De bedragen in deze tabellen komen rechtstreeks uit de actuele prijslijst, dezelfde als op de prijzenpagina. De kolom met btw rekent 21%, het tarief voor een Belgische klant.

Bij jaarfacturatie betaal je minder per werknemer. Het minimum geldt dan per jaar.

De meeste kleine teams klokken in op de eigen gsm. Wil je een vaste inklokpost aan de ingang, voor wie geen gsm gebruikt op het werk, dan is er de Klox Kiosk: inklokken met een NFC-badge of met naam en eigen PIN, en hij klokt door zonder netwerk. Hij is te bestellen per toestel, met levering vanaf 1/11/2026, op beide pakketten.

Over drie jaar ligt kopen dus iets lager dan leasen, maar lease vraagt geen eenmalig bedrag. Een kiosk komt bovenop het maandbedrag en telt niet mee voor het minimum.

We noemen hier geen merken en geen bedragen van anderen: prijzen verschillen per leverancier en veranderen. Wel de kostenfactoren die je in elke offerte terugvindt, zodat je eerlijk kunt vergelijken.

Wie twijfelt tussen een toestel aan de muur en inklokken op de gsm, vindt de methodes naast elkaar op digitale prikklok. Wie nu met een spreadsheet werkt, leest best eerst tijdsregistratie in Excel, op papier of met een app.

De grootste kost van Excel of papier staat op geen enkele factuur: de tijd die jij of je boekhouder eraan kwijt bent. Die rekening maak je best zelf, met je eigen cijfers:

aantal werknemers x minuten per werknemer per maand / 60 x je uurkost

De 15 minuten en 40 euro zijn aannames om de formule te tonen, geen gemeten gemiddelden. Vul je eigen cijfers in. Ben je met een paar minuten per maand klaar, dan is Excel voor jou misschien goedkoper, en dat is een eerlijke keuze.

Nee. België heeft vandaag geen algemene plicht om de arbeidstijd van elke werknemer te registreren; voor een reeks regelingen bestaat ze wel, zoals glijdende uurroosters, afwijkingen bij deeltijdse werknemers en flexi-jobs.^[2] Het Europese Hof vraagt een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem, zonder een toestel of technologie voor te schrijven.^[1] Het voorontwerp van wet dat bij de Nationale Arbeidsraad lag, laat de vorm vrij; het advies van 30/09/2026 is verdeeld en de wet is er nog niet.^[3]

Een registratie die niet klopt, kan wel geld kosten. Bij een deeltijdse werknemer zonder geregistreerde afwijkingen en zonder toegelaten systeem van tijdsopvolging geldt het vermoeden dat hij voltijds werkte, tot je het tegendeel bewijst.^[4] De actuele stand van de wet staat op tijdsregistratie verplicht in 2027?

Wil je weten wat het voor jouw team betekent? Start de gratis proef en kijk na twee weken wat het je heeft opgeleverd.