Tijdsregistratie in Excel, op papier of met een app?

België heeft vandaag geen algemene plicht om de arbeidstijd van elke werknemer te registreren. Voor een reeks regelingen bestaat ze wel, onder meer bij glijdende uurroosters, afwijkingen bij deeltijdse werknemers, flexi-jobs en studentenarbeid.^[1] Het Europese Hof vraagt een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem, maar laat de vorm aan de lidstaten.^[2] Een spreadsheet is dus niet op zich verboden. Wat telt, is wat de regeling voor jouw werknemers vraagt.

Een fictieve brasserie in Gent. Jobstudent Noor begint zaterdag 19/09/2026 om 17:00 op vraag van de zaakvoerder, voor een groepsreservatie, maar klokt pas om 17:30 in. Ze stopt om 23:01. De zaakvoerder bevestigt dat ze om 17:00 begon en wil het register rechtzetten.

In Excel

De zaakvoerder opent het bestand en typt 17:00 over 17:30. De formule rekent de dag opnieuw uit.

Voor wie het bestand later leest, is 17:00 gewoon het beginuur. Dat de oorspronkelijke registratie 17:30 was, wie het aanpaste, wanneer en waarom, staat nergens. Sommige cloudversies van Excel bewaren een versiegeschiedenis, maar die vraagt geen reden, is voor de werknemer meestal niet zichtbaar en verdwijnt als iemand het bestand kopieert of opnieuw opslaat. Klopte de aanpassing, dan heb je niets verkeerd gedaan. Je kunt het alleen niet meer aantonen.

In Klox

De zaakvoerder opent het dagregister van Noor en legt een correctie vast: nieuw tijdstip 17:00, met een verplichte reden. De klokactie van 17:30 blijft bestaan.

Het register toont dezelfde 6u 01 als het Excel-bestand, maar ook het verhaal erachter. In de export staan per klokactie de oorspronkelijke tijd, de reden, de auteur en het tijdstip van de correctie. Noor ziet de correctie in haar eigen overzicht "Mijn uren".

Eerlijk vergeleken: Excel en papier hebben echte voordelen. Ze kosten niets extra, iedereen kent ze en je hangt van geen leverancier af. De nadelen zitten in wat er gebeurt als iemand later vragen stelt.

Over inzage: elke werknemer heeft onder de AVG recht op inzage in en een kopie van zijn persoonsgegevens, en daar horen zijn registraties bij.^[6] Bij een glijdend uurrooster moet het systeem bovendien door de werknemer te raadplegen zijn.^[3] Met een Excel-bestand op de laptop van de zaakvoerder betekent dat telkens een apart verzoek.

Werk je met twee of drie werknemers op vaste uren, dan kan een goed bijgehouden spreadsheet voorlopig volstaan. Deze afspraken dichten de grootste gaten:

1. 1

   1. Eén rij per klokactie, ingevuld op het moment zelf

   Niet aan het einde van de week uit het hoofd. Bij deeltijdse werknemers met een systeem van tijdsopvolging is registreren op het moment zelf de regel.
2. 2

   2. Nooit overschrijven

   Een fout zet je recht met een nieuwe rij: oorspronkelijke tijd, nieuwe tijd, reden, wie het aanpaste en wanneer. De oude rij blijft staan.
3. 3

   3. Leg het maandoverzicht vast

   Sla aan het einde van elke maand een PDF op en laat de werknemer die zien of aftekenen. Dan is achteraf te controleren wat er toen stond.
4. 4

   4. Geef je werknemers inzage

   Deel het overzicht, of bezorg op vraag een kopie van hun eigen gegevens.
5. 5

   5. Bewaar op minstens twee plaatsen

   Maak een back-up buiten de eigen pc en houd de bestanden bij zolang de termijn loopt die voor jouw regeling geldt, bij glijdende uurroosters en deeltijdsen vijf jaar.

Merk je dat je die afspraken niet volhoudt, of groeit het team, dan is dat het moment om over te stappen.

Geen van de drie is vandaag algemeen verboden of verplicht. De keuze hangt af van wie er bij jou werkt en onder welke regeling. Een eerlijke vuistregel per situatie:

De rij over deeltijdsen volgt de FOD WASO.^[4] De rij over flexi-jobs volgt de RSZ.^[5] Meer daarover in het afwijkingsregister voor deeltijdse werknemers en aanwezigheidsregistratie bij flexi-jobs. Wat een app kost tegenover je eigen tijd in Excel, reken je na in wat kost tijdsregistratie?

Klox importeert vandaag geen oude Excel-registraties. Je bewaart je bestaande bestanden dus zoals ze zijn, voor de termijn die voor je regeling geldt, en Klox registreert vanaf de eerste dag dat je team inklokt. Welke inklokmethode bij je werkplek past, lees je op digitale prikklok.

Wie gewend is aan Excel, verliest dat niet: de CSV-export van Klox opent gewoon in Excel, met per klokactie de datum, de tijd, de bron en elke correctie met originele tijd, reden en auteur.

Wat Klox kost voor jouw aantal werknemers, zie je op de prijzenpagina. Wil je eerst zien hoe het werkt, neem dan contact op.