Ce que disent les règles sur Excel et le papier
La Belgique n'a aujourd'hui pas d'obligation générale d'enregistrer le temps de travail de chaque travailleur. Elle existe pour une série de régimes, notamment les horaires flottants, les dérogations à l'horaire des travailleurs à temps partiel, les flexi-jobs et le travail étudiant.[1]La Cour de justice de l'Union européenne demande un système objectif, fiable et accessible, mais laisse la forme aux États membres.[2]Un tableur n'est donc pas interdit en soi. Ce qui compte, c'est ce que le régime de vos travailleurs exige.
| Régime | Ce que demande la règle | Excel ou papier ? |
|---|---|---|
| Horaire flottant | Un système de suivi du temps avec, par travailleur, l'identité et, par jour, la durée des prestations, consultable par le travailleur et par l'inspection, conservé cinq ans.[3] | La loi n'impose pas de forme. Le travailleur et l'inspection doivent pouvoir le consulter. |
| Travailleur à temps partiel, dérogation à l'horaire | Un document de dérogation, ou un système de suivi du temps qui enregistre le début et la fin des prestations et des pauses au moment où elles commencent et se terminent. Conservation cinq ans.[4] | Possible sur papier, mais selon le modèle de l'arrêté royal du 08/03/1990 et rempli sur le moment, pas après coup. |
| Flexi-job | Un enregistrement des présences via notamment le système de caisse enregistreuse (SCE), le SAE lié à Dimona, le système électronique de suivi du temps utilisé pour le temps partiel ou une Dimona journalière avec heures de début et de fin.[5] | Une liste papier ou un fichier Excel isolé ne figure pas dans cette énumération. |
Exemple : la même correction dans Excel et dans Klox
Une brasserie fictive à Namur. L'étudiante Noor commence le samedi 19/09/2026 à 17:00 à la demande du chef d'entreprise, pour une réservation de groupe, mais ne pointe qu'à 17:30. Elle termine à 23:01. Le chef d'entreprise confirme qu'elle a commencé à 17:00 et veut corriger le registre.
Dans Excel
Le chef d'entreprise ouvre le fichier et tape 17:00 à la place de 17:30. La formule recalcule la journée.
| Moment | Entrée | Sortie | Presté | Ce que voit un lecteur |
|---|---|---|---|---|
| Avant la modification | 17:30 | 23:01 | 5h31 (5,52 heures) | Une cellule avec 17:30 |
| Après la modification | 17:00 | 23:01 | 6h01 (6,02 heures) | Une cellule avec 17:00. Aucune trace de 17:30, aucun motif, aucun nom. |
Pour qui lit le fichier plus tard, 17:00 est simplement l'heure de début. Que l'enregistrement d'origine était 17:30, qui l'a modifié, quand et pourquoi, cela ne figure nulle part. Certaines versions cloud d'Excel gardent un historique des versions, mais il ne demande pas de motif, le travailleur ne le voit généralement pas et il disparaît dès que quelqu'un copie ou réenregistre le fichier. Si la modification était juste, vous n'avez rien fait de mal. Vous ne pouvez simplement plus le prouver.
Dans Klox
Le chef d'entreprise ouvre le registre journalier de Noor et enregistre une correction : nouvelle heure 17:00, avec un motif obligatoire. Le pointage de 17:30 reste conservé.
Le registre affiche les mêmes 6h01 que le fichier Excel, mais aussi l'histoire derrière. L'export reprend, pour chaque pointage, l'heure d'origine, le motif, l'auteur et le moment de la correction. Noor voit la correction dans son propre aperçu "Mes heures".
Ce que dit la règle
Ce que fait Klox
Excel, papier et un système d'enregistrement côte à côte
Pour être honnête : Excel et le papier ont de vrais avantages. Ils ne coûtent rien de plus, tout le monde les connaît et vous ne dépendez d'aucun fournisseur. Les inconvénients apparaissent quand quelqu'un pose des questions plus tard.
| Critère | Excel | Papier | Klox |
|---|---|---|---|
| Heure enregistrée sur le moment | Seulement si quelqu'un l'encode tout de suite | Seulement si quelqu'un l'écrit tout de suite | Oui, au pointage ; en ligne avec l'heure du serveur |
| Une modification reste visible | Non, la cellule est écrasée | En partie : une rature reste visible, gommer ou réécrire non | Oui, l'original reste à côté de la correction |
| Motif et auteur d'une correction | Seulement si vous tenez une colonne pour cela | Seulement si vous l'écrivez et paraphez | Motif obligatoire ; auteur et moment automatiques |
| Consultation par le travailleur | Seulement si vous partagez le fichier | Seulement si la liste est consultable | Page personnelle "Mes heures" avec boutons d'export |
| Gestion | Un fichier par mois, des formules, des versions qui divergent | Distribuer, rassembler et archiver des listes | Comptes et horaires ; le registre journalier suit tout seul |
| Sauvegarde | Votre propre responsabilité | Un seul exemplaire, sauf copie ou scan | Conservé centralement chez Klox, pas sur un seul portable |
| Export pour une inspection | À composer vous-même par travailleur et par période | Rechercher les classeurs et photocopier | Dossier par travailleur et par période en PDF ou CSV |
| Conservation cinq ans | À organiser vous-même, aussi après un changement de PC | Archiver vous-même | Au moins 60 mois ; impossible de régler plus court |
| Coût | En général pas de licence supplémentaire | Papier et temps | Abonnement par travailleur, voir les tarifs |
Sur la consultation : chaque travailleur a droit, en vertu du RGPD, d'accéder à ses données personnelles et d'en obtenir une copie, et ses enregistrements en font partie.[6] Pour un horaire flottant, le système doit en outre pouvoir être consulté par le travailleur.[3]Avec un fichier Excel sur le portable du chef d'entreprise, cela signifie chaque fois une demande à part.
Vous restez sur Excel ? Voici comment le rendre plus fiable
Avec deux ou trois travailleurs à horaire fixe, un tableur bien tenu peut suffire pour l'instant. Ces règles comblent les plus grosses lacunes :
1. Une ligne par pointage, remplie sur le moment
Pas de mémoire en fin de semaine. Pour les travailleurs à temps partiel avec un système de suivi du temps, l'enregistrement sur le moment est la règle.2. Ne jamais écraser
Une erreur se corrige avec une nouvelle ligne : heure d'origine, nouvelle heure, motif, qui a corrigé et quand. L'ancienne ligne reste.3. Figez l'aperçu mensuel
À la fin de chaque mois, enregistrez un PDF et faites-le voir ou signer par le travailleur. Vous pourrez ainsi vérifier plus tard ce qui y figurait.4. Donnez accès à vos travailleurs
Partagez l'aperçu, ou remettez sur demande une copie de leurs propres données.5. Conservez à au moins deux endroits
Faites une sauvegarde hors de votre propre PC et gardez les fichiers pendant le délai qui vaut pour votre régime : cinq ans pour les horaires flottants et le temps partiel.
Vous préférez partir d'un modèle ? Un relevé d'heures hebdomadaire et un registre des dérogations sont disponibles gratuitement en Excel et en PDF sur la page modèles. Si vous constatez que vous ne tenez pas ces règles, ou si l'équipe grandit, c'est le moment de passer à autre chose.
Excel, papier ou une application : que choisir pour votre entreprise ?
Aucune des trois options n'est aujourd'hui interdite ou imposée de manière générale. Le choix dépend de qui travaille chez vous et sous quel régime. Une règle pratique honnête par situation :
| Votre situation | Excel ou papier | Une application |
|---|---|---|
| 2 ou 3 travailleurs, horaires fixes, pas de temps partiel ni de flexi-travailleurs | Peut suffire, si vous tenez les règles ci-dessus | Pratique, mais pas indispensable |
| Travailleurs à temps partiel qui s'écartent de leur horaire | Un document de dérogation selon le modèle de l'arrêté royal du 08/03/1990, rempli sur le moment | Un système de suivi du temps qui enregistre début, fin et pauses sur le moment remplace ce document |
| Flexi-travailleurs avec un contrat écrit | Ne figure pas parmi les possibilités citées par l'ONSS | Le système électronique de suivi du temps y figure ; faites confirmer que votre système suffit |
| Plusieurs établissements ou équipes, ou des travailleurs en déplacement | Rassembler les listes par lieu, beaucoup de recopie | Chaque travailleur pointe là où il est ; un seul registre |
| Vous voulez pouvoir prouver les corrections | Seulement avec une discipline stricte : nouvelle ligne, motif, nom | L'original et la correction restent côte à côte |
La ligne sur le temps partiel suit le SPF Emploi.[4]La ligne sur les flexi-jobs suit l'ONSS.[5] Plus de détails dans l'enregistrement des présences pour les flexi-jobs. Ce qu'une application coûte par rapport à votre propre temps dans Excel, vous le calculez dans combien coûte l'enregistrement du temps ?
D'Excel à Klox
Klox n'importe pas aujourd'hui d'anciens enregistrements Excel. Vous conservez donc vos fichiers existants tels quels, pendant le délai qui vaut pour votre régime, et Klox enregistre à partir du premier jour où votre équipe pointe. Quelle méthode de pointage convient à votre lieu de travail, vous le lisez sur la page pointeuse numérique.
Si vous êtes habitué à Excel, vous ne le perdez pas : l'export CSV de Klox s'ouvre dans Excel, avec pour chaque pointage la date, l'heure, la source et chaque correction avec l'heure d'origine, le motif et l'auteur.
Vrai export de Klox avec des données fictives, en néerlandais : un travailleur d'une brasserie fictive, semaine du 14/09/2026 au 20/09/2026. Séparateur point-virgule, s'ouvre dans Excel.
Ce que coûte Klox pour votre nombre de travailleurs, vous le voyez sur la page des tarifs. Vous voulez d'abord voir comment cela fonctionne ? Contactez-nous.
Questions fréquentes
- Puis-je enregistrer le temps de travail dans Excel ?
- Il n'y a pas d'interdiction générale. Les régimes qui imposent aujourd'hui un enregistrement n'exigent pas toujours une forme électronique, et la Cour de justice de l'Union européenne laisse la forme aux États membres. Pour les flexi-travailleurs avec un contrat écrit, un fichier Excel isolé ne figure toutefois pas parmi les possibilités citées par l'ONSS.
- Quel est le plus gros inconvénient d'Excel ?
- Écraser une cellule ne laisse aucune trace : qui a modifié quoi, quand et pourquoi, impossible à prouver après coup. En plus, la consultation par le travailleur et la conservation pendant cinq ans dépendent de votre propre discipline.
- Une liste papier suffit-elle ?
- Parfois. Pour les travailleurs à temps partiel, un document de dérogation papier est possible, selon le modèle de l'arrêté royal du 08/03/1990 et rempli sur le moment. Une liste complétée après coup ne répond pas à cette règle.
- Quand vaut-il mieux passer à une application ?
- Si vous avez des travailleurs à temps partiel ou des flexi-travailleurs, si vous travaillez sur plusieurs sites, si vous voulez pouvoir prouver les corrections ou si vous constatez que vous ne tenez pas les règles autour de votre tableur.
- Puis-je importer mes fichiers Excel dans Klox ?
- Non, Klox n'importe pas aujourd'hui d'anciens enregistrements Excel. Vous conservez vos fichiers existants tels quels, et Klox enregistre à partir du premier jour où votre équipe pointe. L'export de Klox s'ouvre bien dans Excel.
Sources
- [1]Proposition de résolution visant à mettre en œuvre la directive sur le temps de travail en ce qui concerne l'enregistrement du temps de travail, DOC 56 1353/001, Chambre des représentants, consulté le 10/10/2026
- [2]Arrêt du 14 mai 2019, CCOO, C-55/18, Cour de justice de l'Union européenne (EUR-Lex), consulté le 10/10/2026
- [3]Loi sur le travail du 16 mars 1971, article 20ter, Moniteur belge (Justel), consulté le 10/10/2026
- [4]Contrôle des prestations des travailleurs à temps partiel, SPF Emploi, Travail et Concertation sociale, consulté le 10/10/2026
- [5]Flexi-jobs : qu'est-ce qu'un flexi-job ?, ONSS, consulté le 10/10/2026
- [6]Règlement général sur la protection des données (RGPD), article 15, EUR-Lex, consulté le 10/10/2026
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- Pointeuse numériqueQuelle méthode de pointage convient à votre lieu de travail, et ce que Klox propose aujourd'hui.
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- Le registre des dérogations pour les travailleurs à temps partiel
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