Enregistrement des présences pour les flexi-jobs

Un flexi-job repose sur deux contrats. D'abord un contrat-cadre, écrit et conclu avant la première occupation. Ensuite, pour chaque période d'occupation, un contrat de travail flexi-job, qui peut être oral ou écrit.^[3] Ce choix détermine la façon dont vous déclarez et enregistrez le flexi-travailleur.^[1]

Sources du tableau : ONSS, flexi-jobs^[1] et les instructions administratives sur la Dimona pour les travailleurs flexi-job.^[2] Le type de travailleur dans la Dimona est FLX.^[1]

Dans une Dimona journalière, vous communiquez l'heure de début et de fin telles qu'elles sont prévues. Si le service se déroule autrement, vous adaptez les heures dans des délais fixes. L'ONSS demande les données réelles.^[2]

Un exemple fictif. Une brasserie à Liège prévoit la flexi-travailleuse Lotte le samedi 17/10/2026 de 18:00 à 23:00 et fait pour cela une Dimona journalière. À 17:30, le chef d'entreprise lui demande si elle peut déjà commencer. Le chef d'entreprise adapte alors l'heure de début dans la Dimona à 17:30, au plus tard au moment où elle commence. Elle arrête à 23:40. Comme la fin prévue se situait entre 20:00 et 24:00, le chef d'entreprise a jusqu'au dimanche 08:00 pour communiquer 23:40.^[2]

Avec une Dimona pour une période, l'ONSS sait seulement que le flexi-travailleur peut travailler chez vous pendant ce trimestre. Quand il est précisément présent, vous le fixez par un enregistrement des présences. L'ONSS cite ces possibilités :^[1]

• le système de caisse enregistreuse (SCE) ;
• le système alternatif d'enregistrement journalier des présences (SAE), lié à Dimona ;
• le système électronique de suivi du temps que vous utilisez aussi pour les emplois à temps partiel ;
• une Dimona journalière avec l'heure de début et de fin ;
• un tachygraphe numérique.

Le SPF Emploi précise lui aussi qu'un système permettant l'enregistrement et la conservation de l'ensemble des prestations du flexi-travailleur doit être applicable.^[3] Un système de suivi du temps pour le temps partiel enregistre par jour le début et la fin des prestations et des pauses, au moment où elles commencent et se terminent.^[6]

Le SCE dans l'horeca

Le SCE, la caisse blanche, est avant tout une obligation fiscale : un établissement dont le chiffre d'affaires des services de restaurant et de restauration dépasse 25.000 € par an (hors TVA et hors boissons) doit en utiliser une.^[4]Si vous en avez une, elle peut aussi enregistrer vos flexi-travailleurs. La réduction groupe-cible pour les travailleurs fixes de l'horeca, pour laquelle vous deviez enregistrer la présence de tout votre personnel via le SCE ou le SAE, a été supprimée à partir du 01/07/2026, sans mesures transitoires.^[5]Si vous lisez encore ailleurs que cet enregistrement est une condition de cette réduction, c'est dépassé.

À défaut d'un contrat-cadre qui contient les mentions légales, l'occupation ne peut pas être considérée comme un flexi-job.^[3]La page de l'ONSS ne cite pas de délai de conservation propre à l'enregistrement des présences. Si vous utilisez pour cela le système de suivi du temps du temps partiel, ce système conserve ses données cinq ans.^[6]

• Depuis le 01/07/2026, les flexi-jobs sont en principe possibles dans l'ensemble des secteurs privé et public ; les secteurs peuvent demander une exclusion.^[3]L'ONSS énumère les secteurs où les flexi-jobs ne sont pas autorisés à partir du 01/07/2026, comme le personnel de maison et l'agriculture et l'horticulture (avec des exceptions).^[1]
• En commission de la Chambre, le ministre de l'Emploi a déclaré que la nouvelle loi sur les flexi-jobs précise que l'enregistrement devra se faire au moyen d'un système électronique.^[7]Nous n'avons pas relu nous-mêmes le texte de loi définitif ; demandez à votre secrétariat social si une liste papier suffit encore dans votre situation. La page de l'ONSS ne cite en tout cas ni liste papier ni fichier Excel isolé parmi les possibilités.^[1]
• Selon le même ministre, l'obligation générale d'enregistrement du temps de travail annoncée s'appliquera aussi aux flexi-jobs.^[7]Cette obligation n'est pas encore une loi. L'état des lieux se trouve sur l'enregistrement du temps obligatoire en 2027 ?

Klox compte-t-il, pour vos flexi-travailleurs, comme le système de suivi du temps visé par l'ONSS ? Cela dépend de l'usage : pointent-ils vraiment au début et à la fin de chaque prestation et de chaque pause ? Faites-le confirmer par votre secrétariat social. Si vous travaillez avec des Dimona journalières, Klox vous donne les heures réelles pour adapter la Dimona dans les délais.

Une soirée détaillée avec un flexi-travailleur, un service coupé et une sortie oubliée se trouve sur l'enregistrement du temps dans l'horeca.